ITEM: Tudo sobre Gestão de Contratos, Custos de TI, Controle de Faturas e Gestão Financeira

Um dos principais desafios da área de TI é fazer mais com menos, como também fazer investimentos corretos e prover com qualidade. E com a mudança do cenário tecnológico e a adoção de novas e diferentes ferramentas, a gestão da tecnologia da informação se torna cada dia mais relevante no contexto administrativo.

Mas como controlar a utilização da tecnologia dentro de uma empresa? Veja, neste post, como o ITEM (IT Expense Management) é fundamental neste processo.

O que é ITEM? Entenda o conceito

O IT Expense Management é uma solução tecnológica para negócios que contribui para dar insights e facilitar a tomada de decisões, especialmente no que se refere ao direcionamento de recursos, como investimentos.

Essa solução gerencia custos e compras, analisa com facilidade os dados sobre TI, automatiza processos e realiza inventários. Assim, fornece clareza sobre as despesas com tecnologia, incoerências e potenciais economias de forma contínua. 

Por que então é importante utilizar o ITEM?

Melhor análise de dados

O Gartner afirma que a busca pelo gerenciamento inteligente será cada vez mais importante para avaliar financeiramente os ativos e os passivos corporativos. O ITEM tem potencial para analisar os dados de uma empresa e comparar os custos que a segurança deles envolve. 

Integração da comunicação entre setores

A capacidade que o ITEM apresenta para integrar setores, reunindo informações, permite que a comunicação transite dentro da empresa com mais fluidez. Por outro lado, a precariedade no fluxo de informações e na qualidade da comunicação pode causar elevados prejuízos financeiros para a empresa.

A comunicação é, portanto, um elemento-chave nas organizações e existem algumas razões para que ela seja deficiente, como a ausência de oportunidades para transmitir e receber informações. Com a implantação de um sistema de gerenciamento eficaz, como o ITEM, os resultados são transformados. Além de contar com um time de funcionários mais engajados, a empresa tem chances de evitar os prejuízos citados.

Benefícios da utilização do ITEM

Como deu para perceber, o ITEM traz uma nova abordagem, que atende a atual realidade da área tecnológica nas empresas. Olhar todos os recursos de TI como um ativo que precisa ser gerenciado, controlado, otimizado e alinhado com o negócio.

Além da redução de custos, o ITEM é capaz de prover diversos outros ganhos:

  • Controle de investimento;
  • Prevenção de erros;
  • Ajuda na tomada de decisões;
  • Foco no negócio;
  • Aumento da competitividade;
  • Otimização operacional.

Mas como alcançar esses resultados?

A melhor maneira de ter uma gestão eficiente é estar focado nos objetivos, ter uma ferramenta que auxilie na visibilidade dos números e analisar rotineiramente os processos, custos e ganhos.

Hoje o gestor de TI não apenas entende de softwares e sistemas. Ele sabe que a área precisa estar cada vez mais ligada ao foco central da corporação e que muitas das iniciativas da empresa necessitam do envolvimento de TI. Ou seja, a área está muito mais integrada e com mais demandas diversificadas.

Ao organizar os custos de telefonia, dos dispositivos móveis, cotas de impressão, contratos e licenças de software, armazenamento em nuvem, entre outros, a empresa consegue entender onde dói mais. 

Será que vários tipos de sistemas são necessários ou apenas uma licença é capaz de atender? Será que o tipo de gestão utilizada ainda atende o modelo de negócio da empresa? O ITEM chegou para solucionar e revolucionar esse cenário.

ITEM na prática: como adotar?

Quando uma empresa compreende suas dores relacionadas à tecnologia da informação e pesquisa os tipos de soluções e serviços que podem ajudá-la, encontra diversas opções disponíveis no mercado. A tarefa mais difícil, neste ponto, é encontrar o melhor fornecedor de tecnologia, aquele que realmente será capaz de transformar todo o seu processo de gestão de despesas de TI.

Mas o que uma plataforma de ITEM robusta e completa deve oferecer? O que é preciso levar em conta durante a migração de processos para a tecnologia escolhida

Etapa 1: Faça um mapeamento de todos os custos relevantes da TI 

É necessário entender todos os custos de cada área para identificar o que de fato pode fazer diferença na gestão de orçamento. A ideia é dividir todas as despesas de TI por diferentes centros de custo, de forma que este mapeamento facilite a análise do próximo passo. 

Vale lembrar que, se a empresa tem mais de uma filial e todos os custos de TI são enviados para a mesma área de gestão, então o mapeamento deve englobar também os gastos de cada filial.     

Etapa 2: Faça um levantamento de informações

Nesta segunda etapa é preciso analisar todos os contratos, licenças e faturas ativos relacionados aos custos mapeados durante a primeira etapa. É este levantamento que permitirá que os gestores de ITEM consigam identificar as reais necessidades de cada despesa relacionada ao uso de tecnologia. 

Vamos dar um exemplo para deixar esta etapa mais fácil:

Considere uma empresa que enfrentou redução do quadro de funcionários durante a pandemia. Será que não é possível reduzir o número de linhas pós-pagas de celular já que existem menos pessoas usando-o no momento? Este é um tipo de tomada de decisão que poderá ser facilitada com o levantamento de informações e que poderá ajudar na redução de custos. 

Etapa 3: Escolha a tecnologia de ITEM que se adeque às necessidades da empresa

Como dissemos acima, existem diversas opções de tecnologias sendo oferecidas atualmente. Faça uma pesquisa minuciosa para entender cada diferencial antes de tomar a decisão. Não se esqueça de incluir no orçamento os gastos extras como necessidade de personalização para adequar a plataforma ao seu modelo de negócios, ou custos relacionados à criação de relatórios e métricas específicas, entre outros.   

Se necessário, entre em contato com quem já utiliza cada ferramenta e colha o máximo possível de feedbacks antes de tomar sua decisão. 

Etapa 4: Parametrize os direitos de acesso e o responsável pela gestão do ITEM

Nem todos os colaboradores devem ter acesso à gestão de orçamentos e despesas de TI, não é mesmo? Nesta etapa, nomeie as pessoas que ficarão responsáveis por este trabalho e defina as regras de acesso e de rateio.

Etapa 5: Alimente o ITEM

Esta etapa é muito importante e deve ser feita com o máximo de atenção e dedicação. Quanto mais detalhes forem parametrizados e configurados na plataforma de ITEM, mais fáceis e precisas serão as futuras análises. 

É nesta etapa que as necessidades específicas da empresa deverão aparecer, e apenas a tecnologia certa para o seu negócio será capaz de se adequar a elas.

As faturas são um ótimo exemplo. Existem centenas de tipos e formatos diferentes, e o sistema deve se adequar a cada um deles. E, caso apareça uma fatura que ainda não havia sido configurada, a plataforma deve ser capaz de incluí-la e criar uma nova parametrização entre as demais.

Não esqueça de alimentar sua ferramenta com todos os dados levantados durante a primeira e segunda etapas desta lista. 

Etapa 6: Defina as métricas e indicadores para gestão de despesas de TI

Esta etapa é muito importante, porque é a partir da definição destes parâmetros que os líderes e gestores TI poderão ter uma ideia clara e precisa do que realmente pode estar impactando nas despesas de TI. Ou seja, que áreas, fornecedores, contratos, orçamentos, entre outros, estão com valores acima dos considerados ‘normais’ e que podem ser revistos ou realocados para uma gestão de TI mais eficiente.

É claro que apenas investir numa plataforma de ITEM e parametrizar suas funcionalidades de forma que as análises curem as dores da empresa não é suficiente. Existe uma série de boas práticas que podem ser seguidas para que todo este processo de gestão continue eficiente a longo prazo.

Gestão exemplar do ITEM

Quer manter as boas práticas na gestão de despesas de TI? Então não deixe de conferir as dicas abaixo, que ajudarão muito na utilização de uma plataforma de ITEM.

Empresas mudam, processos mudam

Muitas empresas, por conta da situação econômica e do novo normal, reduziram os quadros de colaboradores. A primeira boa prática da gestão eficiente de TI é exatamente essa, revisitar de tempos em tempos todas as faturas e respectivos contratos e centro de custos para poder identificar quais gastos não são mais necessários e onde este valor pode ser melhor realocado. 

Tenha um acesso fácil à lista de contratos e renovações

Lembra do mapeamento, primeira etapa na busca pela eficiência na gestão de despesas de TI? A listagem de faturas e contratos deve estar sempre fácil de ser acessada, além de estar em constante manutenção. 

Muitas vezes alguns contratos acabam sendo renovados sem a devida atenção e aumentos exorbitantes passam despercebidos. Outras vezes o prazo de vigência termina e a empresa acaba pagando multa sobre a renovação. 

Esta maior visibilidade em relação às faturas e contratos é uma maneira fácil de evitar surpresas e dores de cabeça relacionados aos fornecimentos de tecnologia.

Priorize a atualização e estruturação de processos 

Quando todos os processos e rotinas de gestão de TI estão estruturados e atualizados constantemente, fica muito mais fácil dos gestores ou responsáveis seguirem cada atividade e identificarem cada necessidade de mudança.   

Contrate mão de obra especializada

Quanto mais a empresa cresce e se apoia em diversos tipos de sistemas e ferramentas tecnológicas para manter a qualidade e produtividade das equipes, cresce também a dificuldade em relação à gestão de TI. É necessário muita experiência e dedicação para gerenciar todas as licenças, custos e equipamentos, e muitas vezes acaba sendo necessário contratar alguém de fora para isso. 

A boa notícia é que, assim como você fez uma longa pesquisa e identificou um fornecedor de tecnologia que oferecesse a plataforma de gestão de TI adequada às suas necessidades, é possível terceirizar tudo isso. 

A Navita é um exemplo de empresa que presta estes dois tipos de serviços. Líder em Gestão de Mobilidade Corporativa, Redução de Custos de TI & Telecom entre os países da América Latina, a empresa oferece uma plataforma de gestão que engloba todos os tipos de custos.

Além de oferecer duas possibilidades diferentes de prestação de serviços para gestão de ITEM: software de gestão e terceirização da gestão de despesas de TI.

Conheça o Navita Connect

O Navita Connect foi desenvolvido para tornar o dia a dia dos gestores de TI e Telecom mais fácil, simplificando o cotidiano dos usuários. A suite reúne, em uma única ferramenta, soluções para os principais problemas da TI e mobilidade corporativa. 

Utilizada por mais de 250 mil empresas em dezenas de países, a solução foi inclusive escolhida pela Telefonica como sua solução global. É utilizada para gerenciar mais de 2,7 milhões de recursos de mobilidade, telefonia ou ativos digitais e físicos de TI.

O Navita Connect garante a gestão do ciclo de vida dos dispositivos móveis e de TI em nove módulos conectados e está disponível em três idiomas.

ITEM: IT Expense Management

Uma plataforma para se adaptar às mudanças da TI e facilitar processos para o gestor. O Navita ITEM é um conjunto de módulos do Navita Connect usado para gerenciar os gastos corporativos de TI e Telecom. A partir da sua utilização é possível gerenciar os gastos da empresa, como também contratar o serviço gerenciado profissional da Navita Consulting.

Quanto alocar de ramal, telefone celular, energia, água, leasing do computador, impressão? É preciso ter uma ótima gestão para saber isso, mas com o Navita ITEM é possível.

Os custos de TI como telefonia, cloud, impressão, licenças de software, dispositivos móveis, computadores e custos de facilities como água, energia elétrica, Sem Parar, entre tantos outros, precisam ser gerenciados. O Navita ITEM consegue entregar essa gestão num único portal, com visão geral da empresa, do departamento, grupo de pessoas ou mesmo o custo de um colaborador.

Conheça as funcionalidades do ITEM:

Dashboard dos gastos de TI e Telecom

Tudo começa com os dashboards do ITEM. Eles permitem uma visão completa dos gastos de TI e Telecom da empresa. É possível ver o gasto no período, acessar detalhes e comparar o gasto do mês atual com o anterior ou mesmo com o orçamento da companhia.

Rateios Padrão ou Customizados

O processo de importação e rateio é muito simples: importa-se a fatura, escolhe-se um dos modelos de rateio padrão da ferramenta e tudo se ajusta. Como algumas empresas possuem modelos de rateio complexos, o configurador de rateios permitirá que esse novo modelo seja utilizado. 

Bill Crusher – O super importador de faturas

O Bill Crusher já possui parametrizadas centenas de tipos de faturas e permite adicionar um novo tipo ou padrão em pouquíssimo tempo. Sabemos que cada cliente possui custos e faturas diversos e que podemos encontrar um modelo novo, mas isso não é mais um problema porque o Bill Crusher as importará para a plataforma.

Inventário

Uma boa gestão de inventário implica na utilização desse módulo para que, a cada mudança, haja uma integração automática ou manual. A gestão de inventário é centralizada no Navita Connect, coletando informações do ITEM ou EMM ou por importação de arquivos com as movimentações, dentre outros.

O Navita ITEM possui ainda outros módulos importantes, capazes de trazer muitos ganhos para a sua empresa. Conheça, a seguir, mais sobre eles:

TEM – Telecom Expense Management 

O Gerenciamento dos Gastos de Telecomunicações não é algo novo. Porém, muitas empresas fazem auditorias de faturas de telefonia e consideram isso TEM. A questão é mais ampla e o Navita Connect TEM conta com um módulo para fazer a gestão profissional dos recursos de telecomunicações, trazendo o maior retorno para a organização.

Conheça as funcionalidades do Navita TEM:

  • Gestão de contratos

O gerenciamento de contratos implica no cadastro de diversas informações relevantes como: validade com data início e fim, tarifas negociadas, serviços inclusos, pacotes de serviços, entre outros. Avisa quando o contrato está perto de expirar para que uma negociação comece o quanto antes.

  • Gestão de faturas

A gestão do pagamento de faturas é importante para grandes empresas, já que o atraso dos pagamentos pode gerar custos com multas e juros, além da interrupção dos serviços. O Navita Connect faz a busca nos portais das operadoras, importando-as para a plataforma. 

  • Auditoria e contestação

Com o contrato cadastrado e a fatura importada, entra em ação o módulo de Auditoria, que confere se as tarifas são aplicadas corretamente e se apenas os serviços contratados são cobrados. Após a execução, é gerado um relatório com as inconsistências, facilitando a contestação.

  • Gestão de uso e recomendações

É o conjunto de funcionalidades do Navita Connect TEM que identifica padrões de uso, linhas sem consumo e diversos perfis de comportamento que são apresentados, juntamente com recomendações que trazem significativas reduções de custos para a empresa.

SAM (Software Asset Management)

O Navita Connect SAM oferece controle sobre todos os ativos digitais de uma organização e seus vários modelos existentes como licença perpétua, subscription com pagamento anual ou mensal.

Identifica padrões de uso, linhas sem consumo e diversos perfis de comportamento que são apresentados, juntamente com recomendações que trazem significativas reduções de custos para a empresa.

Realiza: 

Gerenciamento de contratosGerenciamento de licenças ativas e inativas
Estoque de licençasRelatórios gerenciais

Procurement Portal

O módulo Procurement Portal do Navita Connect simplifica o processo de solicitação de aparelhos e chips para operadoras, controle de estoque e backup e garante a qualidade do atendimento ao usuário final. Atende demandas como: compra e troca de aparelhos, contratação de planos e gestão de comodato. 

Oferece uma experiência digital semelhante a um site de e-commerce, permitindo que o próprio usuário final solicite aparelhos e acompanhe as tratativas.

Possibilita: 

  • Facilidade e assertividade: Maior eficiência no fluxo de aprovação, gestão de ativos, estoque e vigência de garantia e comodato.
      
  • Configurações personalizadas: Cada usuário tem acesso a opções conforme o compliance da empresa, respeitando a política de cargos e benefícios.

Connect Cloud

O Navita Cloud Expense Management conecta-se à conta do cliente em uma plataforma de Cloud Pública (AWS, por exemplo) e passa a analisar os recursos e histórico de consumo, gerando insights, recomendações de segurança e de otimização de recursos. 

Benefícios:

  • Gerenciamento do consumo: Agora é possível gerenciar o gasto e consumir corretamente os recursos de Amazon Web Services (AWS), Microsoft Azure e Google Cloud.
  • Otimização dos recursos: É comum encontrar ambientes ou servidores com menos de 20% de consumo ao longo do mês.

Connect IoT

O módulo de IoT do Navita Connect possibilita a gestão de coisas conectadas. Administra desde dispositivos de tracking para carros, dispositivos industriais ou Wi-fi em ônibus. Oferece funcionalidades para gerenciamento de custos, inventário, contratos e traz diversas recomendações similares ao TEM.

Com os contratos cadastrados no software e as faturas, faz também a auditoria das faturas para identificar erros de cobrança e iniciar o processo de contestação das operadoras. 

Panorama:

Por que escolher o ITEM da Navita?

A partir da utilização das soluções de ITEM da Navita, os gestores das empresas são capazes de ter visibilidade sobre todos os gastos de cada departamento, como também controle sobre as linhas, aparelhos, faturas, tickets, contratos com operadoras e rateio de custos. 

As informações são unificadas, provendo uma melhor administração dos recursos de mobilidade. Já os usuários finais são impactados ao ter acesso, em um mesmo local, a todos os recursos necessários para solicitar suporte a aparelhos, por exemplo.

E a segurança da informação também é levada a sério no Navita Connect. Como muitos perigos podem estar escondidos dentro dos dispositivos corporativos, é preciso zelar pela sua proteção. A suite disponibiliza módulos que, inclusive, permitem a criação de uma loja de aplicativos privada para a distribuição de aplicativos públicos e internos para os dispositivos corporativos e BYOD (Bring Your Own Device).

A partir do momento em que a segurança dos dispositivos móveis e da infraestrutura de TI estão garantidas, a empresa está um passo à frente do compliance necessário para a adequação às leis nacionais como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). Em vigor desde 2020, caso a empresa não esteja em conformidade, as punições podem chegar a até R$ 50 milhões.

Seja por meio da contratação dos módulos do ITEM, seja por meio dos serviços de consultoria e terceirização de processos de gestão de despesas de TI, a Navita é a melhor parceira para quem quer atingir o mais alto nível de maturidade. Toda a equipe da Navita passa por capacitação contínua, estando apta a mapear todos os processos dos clientes para entregar uma melhor gestão e redução de custos.

Quer entender ainda mais sobre o gerenciamento definitivo da mobilidade corporativa e custos de TI & Telecom e como a Navita pode ajudar? Baixe agora mesmo no nosso e-book!

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