Gestão de Telecom e Telecomunicações: confira 8 dicas de redução de custos

Como reduzir os custos de Telecom do seu negócio? Afinal, é preciso avaliar a quantia empregada para garantir que não haja gastos em excesso ou desnecessários, o que poderia prejudicar o lucro financeiro. 

De acordo com os dados divulgados pela CIO, uma empresa pode gastar 30% ou mais do orçamento apenas com os serviços Telecom. Sendo assim, é importante adotar estratégias que auxiliem na redução de custos. 

Pensando nisso, veja 8 sugestões que podem ajudar sua companhia a diminuir o valor utilizado com telecomunicações. Confira!

Como diminuir custos corporativos de Telecom

É verdade que os gastos com telecomunicações podem ser elevados e, talvez, você já tenha percebido a necessidade de reduzi-los na sua empresa, mas de que modos pode fazer isso? Aprenda como diminuir os custos corporativos de Telecom com estas 8 dicas. 

1- Mantenha uma boa gestão de Telecom

Em primeiro lugar, a fim de reduzir as despesas com serviços de telecomunicações é interessante estabelecer uma gestão de Telecom contínua para sua empresa. 

A boa administração e gerenciamento de recursos proporciona efeitos benéficos para o negócio, já que permite a utilização de maneira eficiente. 

Além disso, também contribui para a manutenção das medidas e estratégias adotadas, assegurando resultados constantes. 

2- Verifique as contas

Um passo significativo para conseguir manter o controle de despesas corporativas é apurar quais são serviços de Telecom que a empresa utiliza, por exemplo:

  • Banda larga;
  • Telefonia fixa;
  • Pré-pagos;
  • Pós-pagos;
  • Entre outros. 

Após isso, é essencial dedicar tempo para conferir o valor pago em cada item. Dessa forma, vai ser possível ir além da visão geral e compreender de modo específico a quantia que está sendo destinada para telecomunicações. 

3- Elimine serviços desnecessários

Depois de saber quais são as contas de telecom de sua empresa é hora de dividir as despesas em dois grupos: essenciais e desnecessárias. 

No entanto, é claro que isso não deve ser feito às cegas, o ideal é elaborar um relatório de uso dos últimos meses para identificar o padrão de consumo de Telecom

Feito isso, é bem provável que você identifique que existem serviços que são raramente utilizados. Nesse caso, mantenha apenas o fundamental e elimine o restante para minimizar os custos de Telecom

Em outras palavras, se não sabe o que é, corte! Se durante a análise de contas e consumo perceber que existem itens que nunca são usados e você nem sequer lembrava que pagava por isso, então, não há por que mantê-los já que vão se tornar apenas uma despesa. 

4- Cuidado com o que é cortado

Conforme citado anteriormente, apesar de existir vantagens em eliminar serviços, isso não deve ser feito de qualquer forma, é preciso ter cautela. 

Portanto, antes de cortar itens da lista do plano de Telecom é vital assegurar que não é algo essencial para o bom funcionamento do trabalho

Assim, vale ressaltar que mesmo um serviço não sendo utilizado constantemente, antes de cortá-lo, é importante perguntar:

  • Quais as ocasiões em que foi utilizado?
  • Por que foi escolhido esse meio?
  • Existe outra maneira de executar essa função?

Às vezes, trata-se de um serviço esporádico, porém, essencial. Sendo assim, é bom verificar os detalhes antes de tomar uma ação definitiva. 

5- Otimize planos

Talvez, a sua empresa já possua um plano de Telecom há bastante tempo. Porém, com o passar dos anos, o mundo e as formas de comunicação sofreram modificações. 

Além disso, pode ser que o formato de seu negócio também esteja diferente. Por exemplo, talvez tenha passado por uma crise financeira, ou, apresentado crescimento. Em ambos os casos, é preciso ajustar o Telecom para as necessidades atuais da empresa. 

Com isso em mente, após avaliar os recursos de telecomunicação que são importantes para sua companhia, é válido entrar em contato com a fornecedora para otimizar os planos. Ou seja, procure renegociar valores e serviços. 

6- Guarde cópias dos contratos

Outro fator importante é manter cópias dos contratos de Telecom, visto que isso é fundamental para garantir que os valores pagos são realmente o que foi acordado, não existindo nenhuma cobrança indevida. 

Afinal, se consultar os relatórios financeiros de sua empresa terá acesso a quantia que o negócio gasta, mas sem o contrato fica difícil comprovar que o valor está errado. 

Com a cópia desse documento, você também pode conferir se existe alguma cláusula de fidelização ou renovação automática. Isso é extremamente útil caso decida migrar os serviços de telecomunicações para outra operadora. 

Ademais, ter o contrato em mãos também agiliza a análise dos custos de Telecom, tornando o processo mais rápido. 

7- Treine a equipe 

A boa gestão de Telecom envolve fornecer o treinamento apropriado para os colaboradores de diversos setores da organização. 

Durante a análise de consumo, talvez, descubra que certos setores estão gastando mais do que realmente é necessário. Para resolver esse problema, é útil oferecer capacitações que ensinem aos funcionários como usar os recursos de Telecom adequadamente.

Além disso, a empresa pode chegar a conclusão de que alterar o modo de fazer algumas tarefas pode contribuir para o controle de despesas corporativas. 

Nessa situação, é essencial garantir o treinamento técnico da equipe com o objetivo de que sejam capazes de executar as atividades corretamente, já que ocorrerá uma transição e o time vai precisar aprender um novo modo de agir. 

8- Cultive o senso de colaboração 

Por último, implemente e mantenha na empresa um sistema de colaboração em que todos compreendam qual a importância de reduzir os custos de Telecom e façam a sua parte para assegurar isso. 

Só para exemplificar, os setores administrativos e contábeis devem estar prontos para notificar qualquer observação de aumento nos gastos com Telecom, eles precisam compreender que isso é uma questão relevante. 

Ademais, é importante comunicar de forma clara aos funcionários como podem  contribuir para diminuição do Telecom, porque existe a possibilidade de que queiram ajudar, mas não saibam o que fazer. 

Em conclusão, com o intuito de diminuir os custos de Telecom, é importante manter um sistema de gestão apropriado, analisar as contas e níveis de consumo, eliminar serviços excedentes, adaptar o plano de telecomunicações à necessidade do negócio, guardar cópias de contratos, treinar a equipe e cultivar o senso de colaboração. 

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