Trabalho remoto: como otimizar o trabalho a distância

Há algum tempo, ouvimos falar que o trabalho remoto é a tendência do futuro.

Mesmo que esteja fisicamente localizado no mesmo escritório, você pode enviar uma mensagem instantânea para seu colega de trabalho em vez de ir até a mesa dele. Atualizar o status de um projeto em uma planilha, dar feedback em um comentário, colocar suas ideias em um post-it virtual… Você está praticando “colaboração remota”.

Apesar dessa tendência crescente, muitos ainda veem o fato de fazer parte de equipes remotas ou de distribuição bem-sucedidas como um grande desafio.

Mas a ampla adoção do home office por inúmeras empresas este ano acelerou o processo de familiarização com novas formas de trabalhar. Goste ou não, o trabalho virtual e remoto veio para ficar. Portanto, continue aqui para descobrir a receita secreta e fazer o melhor com suas equipes remotas.

O que é o trabalho remoto?

Trabalho remoto, também conhecido como teletrabalho, é qualquer ambiente de trabalho em que os colaboradores não precisem trabalhar no mesmo escritório.

O termo refere-se ao trabalho que está sendo feito por indivíduos que não estão no mesmo local físico, mas ainda trabalham de forma eficaz e produtiva nos mesmos projetos.

Às vezes, isso significa que eles estão espalhados por diferentes locais ou em diferentes fusos horários. Também pode significar que os funcionários trabalham em escritórios diferentes dos de seus colegas ou clientes – ou que trabalham em casa.

Não importa como você o classifique, o trabalho remoto normalmente significa que as equipes precisam aproveitar as ferramentas de comunicação, como apps de mensagem instantânea, videoconferência, telefones, ferramentas de colaboração visual e rastreadores de tarefas para realizar as tarefas.

De acordo com uma pesquisa da Deloitte de 2017 com mais de 10.000 líderes empresariais e de RH de 140 países, a organização do futuro é uma “rede de equipes”. As equipes estão se tornando muito mais dinâmicas e o trabalho está mais distribuído.

Além de uma tendência geral para o trabalho em equipe à distância, mais empregadores estão reconhecendo os benefícios de expandir suas contratações para além de um único local e, em vez disso, os recrutadores têm um pool de talentos mais amplo para escolher.

Qual é a diferença entre Home Office e Trabalho Remoto?

Tanto o Trabalho Remoto quanto o Home Office são tendências populares e trazem benefícios reais para as equipes.

Mas há bastante diferença! Trabalhar em casa e trabalhar remotamente não é a mesma coisa, então é hora de parar de falar sobre seus funcionários remotos como se eles simplesmente não estivessem no escritório.

Enquanto um é considerado um benefício, o outro é simplesmente uma forma de trabalhar. O home office, ou “trabalhar em casa” é uma situação temporária, enquanto o trabalho remoto é uma abordagem totalmente diferente.

Essa diferença é uma distinção extremamente importante que merece atenção.

Home Office

O home office é o que você faz quando trabalha em um escritório, mas fica em casa na quinta-feira porque precisa mudar de cenário. Ou talvez você não tenha nenhuma reunião cara a cara amanhã, então decide evitar o escritório durante o dia.

Também é algo que você pode fazer ocasionalmente quando precisar de um bloco de tempo sem a interrupção de colegas de trabalho cutucando suas cabeças em seu escritório.

Você pode trazer seu laptop de trabalho para casa e colocá-lo na mesa da cozinha ou em sua mesa. Em geral, representa uma mudança significativa em relação à sua rotina normal e ao seu ritmo normal de trabalho – o que pode ser muito bom de vez em quando.

É eficaz principalmente porque é diferente do normal. Você ainda tem a estrutura de seu escritório, e as pessoas que trabalham lá ajustam seu trabalho de acordo com sua ausência.

Trabalho remoto

O trabalho remoto, ou trabalhar fora do escritório da sua empresa o tempo todo, é fundamentalmente diferente. Requer um conjunto diferente de habilidades e recursos.

Requer uma atitude de autoinicialização e níveis insanos de habilidades de gerenciamento de tempo. Também requer comunicação proativa e um foco quase hiperativo no que está acontecendo com os membros da equipe, uma vez que você não tem um tempo presencial regular com eles.

O trabalho remoto requer a criação do seu próprio ambiente de trabalho, o que certamente traz benefícios, pois você pode definir o seu espaço para que funcione melhor para você.

Ah, e há vida e todas as outras coisas que acontecem durante o dia. Você sabe, como membros da família que esquecem, só porque você está lá, que você está realmente trabalhando.

Portanto, o colaborador remoto tem a liberdade de trabalhar como e onde se encaixar melhor em sua rotina. E, quando eu precisar de uma mudança de cenário, pode trabalhar no Starbucks, ou em qualquer outro lugar, durante o dia.

Tipos de equipes para o trabalho remoto

Existem várias estruturas populares para equipes remotas. Vamos dar uma olhada em cada uma delas:

Equipes totalmente remotas

Quando uma empresa não tem escritórios centrais e todos trabalham em casa, em campo ou em escritórios, você tem uma equipe totalmente remota. Embora essa configuração possa ter desafios, também tem suas vantagens.

Ou seja, ser totalmente remoto significa que você pode criar processos e tecnologias que atendam às necessidades de funcionários remotos desde o primeiro dia.

Existem muitas empresas totalmente remotas de sucesso que são consideradas líderes em seus setores, como gitlab e Zapier (para citar alguns).

Centros de escritório divididos

Quando uma empresa decide instalar pequenos escritórios em cidades diferentes de sua sede, sua força de trabalho fica “distribuída”. À medida que um local de trabalho se torna geograficamente dividido, a liderança executiva deve decidir quem trabalha em cada equipe localizada e definir sua função em relação ao escritório central.

É aqui que entra a consideração cuidadosa da estrutura organizacional. O objetivo é criar uma relação simbiótica na qual as equipes localizadas e centralizadas sintam que as expectativas em relação às funções, responsabilidades e direção do fluxo de comunicação são claras. A liderança pode definir como os diferentes escritórios se relacionam entre si.

As três configurações mais comuns para equipes distribuídas são:

  • Escritório satélite: este modelo é o mais fácil de operar, pois existe uma linha unidirecional de delegação da matriz para equipes remotas com projetos específicos por equipes;
  • Propriedade local: requer uma liderança local forte com equipes dependentes de talentos. Cada equipe localizada possui um projeto especial, enquanto a sede serve para supervisionar a visão holística;
  • Parceria verdadeira: é a mais difícil de executar, pois depende de equipes maduras. Subequipes na sede e equipes locais trabalham em projetos sobrepostos.

Equipes remotas flexíveis

Há uma terceira abordagem híbrida em que os funcionários não estão totalmente remotos ou trabalhando em hubs distribuídos, mas também não estão no mesmo local o tempo todo.

Algumas empresas permitem que seus funcionários trabalhem em casa alguns dias por semana, outras contratam pessoas voltadas especificamente para trabalhar em um único escritório, bem como aqueles que desejam trabalhar remotamente por um longo prazo.

Independente disso, essas equipes costumam usar as mesmas ferramentas de colaboração que empresas totalmente remotas – porque pelo menos um colega de equipe está em um local diferente durante parte do tempo.

Os desafios do trabalho remoto

Embora haja grandes benefícios potenciais em permitir o trabalho remoto em sua equipe, há um problema: a maioria dos empresários e gerentes ainda não está familiarizada com os desafios de gerenciar funcionários remotos.

O trabalho remoto difere da estrutura de trabalho típica em alguns aspectos importantes. E embora existam grandes benefícios, também existem desafios novos e exclusivos com a contratação e gerenciamento de funcionários remotos que os gerentes nunca imaginaram chegar.

De acordo com o relatório State of Remote Work da Buffer, estes são os maiores desafios do trabalho remoto em geral, mesmo fora de uma pandemia:

Solidão e isolamento

Ter um escritório cheio de pessoas, personalidades diferentes, níveis hierárquicos distintos, pressão, trabalho, prazos curtos, tudo isso pode parecer cansativo.

Mas socializar e estar perto de outras pessoas é fundamental para a evolução dos seres humanos. Somos criaturas sociais acostumadas a viver e trabalhar em comunidades ou tribos.

Não é de surpreender, então, que seja um grande fator de saúde que impacta não apenas em nossa psicologia, mas até mesmo nossa saúde física.

Um relatório da neurociência de 2018 descobriu que quando os pesquisadores removeram os ratos de sua estrutura altamente social típica e os colocaram isolados do grupo, suas células cerebrais mostraram sinais de atrofia de interação social.

Em outras palavras, quando eles foram separados de sua estrutura social, suas células cerebrais começaram a morrer.

Isolamento e solidão em humanos são igualmente prejudiciais. O isolamento prolongado pode, em casos extremos, resultar em casos de ansiedade e depressão.

Como gerente deles, esteja ciente disso. Faça o que puder para envolvê-los socialmente com o resto da equipe sempre que possível. Além disso, incentive-os a sair de casa, seja para ir a um café ou trabalhar no ambiente de trabalho, dar um passeio com a família, fazer exercícios ao ar livre ou sair para ir a eventos ou encontros em sua área.

Problemas de comunicação devido à falta de pistas não verbais

A comunicação é um desafio óbvio no gerenciamento de funcionários remotos, mas alguns desses desafios relacionados à comunicação não são tão óbvios. Sim, você perde algumas dessas conversas de corredor e bate-papos rápidos no escritório, mas é mais profundo do que isso.

Quando você não tem comunicação cara a cara o suficiente, pode se tornar difícil perceber a intenção nas mensagens entre você e os membros de sua equipe. É mais difícil entender uma mensagem quando ela é apenas um texto, ou você não os conhece tão bem quanto os outros funcionários do escritório.

O conceito filosófico de navalha de Hanlon, cunhado pelo autor Robert J. Hanlon, diz que devemos “assumir a ignorância antes da maldade”, ao nos comunicarmos com os outros.

Infelizmente, nossas mentes tendem a fazer o oposto devido a milhares e milhares de anos de programação primordial que nos faz supor que algo é uma ameaça por padrão em prol da sobrevivência. Esses mecanismos naturais de defesa são, infelizmente, inúteis e contraproducentes no ambiente de trabalho moderno.

Quando você está enviando uma mensagem para um funcionário e ele não tem muito contexto, é fácil para ele assumir uma intenção negativa quando você diz algo que ele poderia interpretar como uma “ameaça” (como quando você oferece uma crítica, um feedback, uma pergunta etc.), e o mesmo se aplica a você.

De acordo com o Dr. Albert Mehrabian, os elementos da nossa comunicação pessoal são as palavras ditas, o tom de voz e a linguagem corporal. Em uma porcentagem passamos as mensagens que queremos apenas 7% através das palavras ditas, 38% através do tom de voz e 55% através da linguagem corporal.

Sem nenhuma das pistas não verbais que vêm do que vemos e ouvimos, problemas de comunicação podem surgir facilmente.

Imagine tentar tomar uma decisão importante com apenas 7% das informações. Ainda assim, fazemos isso todos os dias com bate-papo e e-mail com membros da equipe remota.

Por isso, qualquer conversa prolongada através do Slack ou Whatsapp pode se transformar em um telefonema rápido. Isso te salvará de muitos mal-entendidos e rapidamente te ajudará a seguir em frente alinhado e se entender com o resto do time.

Gerenciamento de Equipes Remotas

Você está pronto para começar a gerenciar funcionários remotos?

Você pode estar animado para assumir os primeiros membros de sua equipe remota – talvez um funcionário existente esteja se tornando remoto ou você foi contratado para gerenciar uma equipe totalmente distribuída – mas você está familiarizado com os desafios que vêm com isso?

Mesmo antes dos bloqueios do COVID, o trabalho remoto havia crescido 140% desde 2005, quase 10 vezes mais rápido do que o resto da força de trabalho.

Na verdade, no Pré-Covid, mais de 4,3 milhões de funcionários (3,2% da força de trabalho) já trabalhavam em casa pelo menos metade do tempo, de acordo com o Global Workplace Analytics.

Com o encontro de interesses entre colaboradores que desejam trabalhar em regimes remotos flexíveis e empregadores que desejam oferecer este modelo de trabalho, a distância só vai continuar a crescer.

Hoje, estamos aqui para te dar a orientação necessária nesta mudança, especialmente sabendo que muitos de nós temos funcionários trabalhando em casa devido ao Covid, e podemos muito bem querer continuar assim depois.

Use essas dicas para estar mais consciente das abordagens exclusivas que você deve adotar para gerenciar funcionários remotos.

Reserve um tempo para a conversa fiada

Ao gerenciar funcionários remotos, é fácil apenas falar sobre o que precisa ser feito e interromper a chamada, encerrar o bate-papo e voltar à execução. E em alguns casos, é exatamente o que você deve fazer; se você está com um prazo apertado, lutando contra um incêndio ou apenas tendo uma reunião rápida, isso faz sentido.

No entanto, se isso é tudo que você faz, está realmente perdendo uma parte crítica do gerenciamento.

Você deve construir relacionamento com todos os membros de sua equipe. Conexão é o que o ajudará a resolver os problemas de cada membro da equipe, confiar que eles podem vir até você com coisas importantes para eles e lhes dar o benefício da dúvida quando você cometer um erro ou uma decisão impopular.

A conexão não vem de fazer e falar sobre trabalho. A conexão vem de conhecê-los como uma pessoa completa.

Pergunte o que eles gostam, sobre sua família e de onde são. Demonstrar que você se importa é importante para eles e essencial para que você realmente entenda suas motivações. Reservar um tempo para fazer isso também fará com que eles gostem mais de trabalhar para você.

Use o vídeo sempre que possível

Como falamos anteriormente, mais da metade da comunicação humana é não verbal. Quando você não consegue ver alguém no escritório todos os dias, é essencial ter qualquer tipo de pista visual do que a pessoa está pensando.

Esteja você avaliando a reação deles a uma mudança de planos ou apenas tentando avaliar seu humor geral naquele dia, o vídeo mostra muito mais do que uma chamada de áudio pode revelar.

Com tantas soluções gratuitas e baratas para chat de vídeo (como Skype, Google Hangouts e Zoom), não há razão para não mudar para vídeo sempre que possível.

Se tiver problemas de conectividade, corrija-os. Não deixe isso ser uma desculpa para problemas posteriores. Veja se sua empresa pode ajudar a cobrir o custo de uma Internet melhor para seus funcionários.

Mais importante, confie em seus instintos ao perceber que algo pode estar errado. Pergunte em uma ligação ou reserve um tempo para perguntar a respeito. Essas pistas não verbais que você vê no vídeo são sua oportunidade de corrigir problemas quando eles são pequenos para seus funcionários remotos.

Quando você está tentando construir laços, e especialmente no 1×1, o vídeo é uma ferramenta valiosa para você como gerente.

Tenha mais reuniões individuais

Como você não tem todos aqueles momentos no escritório para construir harmonia e conversar sobre os problemas, compense isso reservando mais tempo para ficar sozinho com seus funcionários remotos.

A melhor maneira de lidar com isso é dar aos funcionários remotos uma hora inteira com certa recorrência em sua agenda, individualmente.

Isso garante que você possa cobrir uma variedade de tópicos e realmente mergulhar em questões que não são abordadas porque vocês estão sempre executando tarefas.

Como a gestão de dispositivos móveis pode ajudar no trabalho remoto

Muitas empresas já possuem suas próprias políticas de trabalho remoto. Algumas organizações ainda não estão familiarizadas com este modelo, e precisarão adaptar-se através da tecnologia.

Não dá para negar que os dispositivos móveis já são nossos maiores companheiros de trabalho. Por isso, seja qual for a estratégia que você e sua empresa adotarão na adaptação a modelos remotos, tenha certeza de que estes dispositivos exercerão um papel dominante.

Tenha em mente que muitas reuniões, trocas de mensagens instantâneas ou e-mails contarão com smartphones ou tablets para acontecer, e é bastante provável que documentos e dados sigilosos ou sensíveis também transitem por estes dispositivos.

Mas não é preciso bani-los para manter o ambiente sob controle. Veja como contornar os riscos do uso de dispositivos móveis no trabalho remoto:

Segurança da informação

É provável que sua empresa possua políticas rigorosas de segurança da informação.

Entretanto, os documentos corporativos ficavam armazenada em servidores de rede com acesso restrito, muitas vezes disponíveis somente no ambiente físico da empresa.

Com a implementação do trabalho remoto, surge a demanda da disponibilidade desta informação em diferentes dispositivos móveis, como tablets e smartphones.

É necessário tomar medidas muito cuidadosas para que estes dados estejam disponíveis de forma segura, tanto para o colaborador quanto para a organização.

Na prática, aplicar políticas de senha e criptografia nestes dispositivos é uma medida essencial.

Se houver necessidade de utilizar dispositivos pessoais para acessar a informação corporativa, como em casos onde a organização não fornece um dispositivo para trabalho, é preciso que haja segregação de conteúdo. Isto é, a criação do Work Profile, onde a empresa monitora e gerencia somente o perfil corporativo dentro do dispositivo.

Assim, você terá o ambiente móvel corporativo sob controle, sem invadir a privacidade dos colaboradores.

Além disso, gerenciar as finalidades disponíveis no aparelho também pode ser uma boa ideia para torná-lo ainda mais seguro.

Bloquear a função de Print Screen no dispositivo corporativo ou no Work Profile de um smartphone pessoal, por exemplo, é uma boa prática para evitar o vazamento de informação,

intencional ou não. Outras funções, como a de copiar e colar e a câmera, também podem ser bloqueadas para zelar pela segurança da informação.

Todas estas medidas podem ser aplicadas através de um software de Mobile Device Management, como o Navita EMM.

Exposição a ações trabalhistas e sobrecarga de trabalho

O trabalho remoto confere certa autonomia, mas é sempre legal lembrar que a flexibilidade de horários não pode levar a uma sobrecarga de horas de trabalho.

A realização de atividades relacionadas ao trabalho, antes ou depois do expediente já definido pela organização pode deixar a empresa exposta ao risco de receber ações trabalhistas.

Para evitar os picos de produtividade fora do horário de trabalho, tente trabalhar com cercas de horário, também conhecidas como “Time Fence”. Esta funcionalidade está disponível em soluções de gerenciamento de dispositivos móveis.

O Time Fence ajuda a criar limites periódicos que interferem no funcionamento dos aplicativos instalados nos dispositivos. Isto é, é possível limitar a utilização de aplicativos relacionados ao trabalho, e definir o horário em que eles podem ser acessados pelo colaborador.

Tente estabelecer critérios de acordo com cargos, área, projeto ou qualquer outro requisito adequado para a empresa. Quanto mais personalizada for esta interação, maior o seu sucesso.

Produtividade e cultura

Em primeiro lugar, é preciso definir uma ferramenta oficial de comunicação instantânea: seja ela o WhatsApp, Skype, Slack ou outra. Uma plataforma de Enterprise Mobility Management como o Navita EMM pode realizar a instalação automática destes aplicativos via OTA – Over The Air, deixando o ambiente pronto até para os menos familiarizados com a tecnologia.

Através destas ferramentas, breves reuniões no início ou no fim do dia podem tornar seu time mais engajado e produtivo.

Depois de combinar com o time a melhor estratégia para comunicação, a liderança precisa definir e comunicar como será o gerenciamento remoto. É preciso cuidar com a administração do tempo e estabelecer prazos para entregas periódicas.

A equipe precisará estar o tempo todo online? Ou apenas durante um determinado período, utilizando o restante para trabalhar nas entregas já estabelecidas?

Todos estes alinhamentos poderão tornar o trabalho remoto muito mais produtivo e confortável, tanto para você quanto para o seu time.

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