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Ter uma equipe mais produtiva é um desejo de todos os gestores de equipes nas empresas. Porém, para que isso ocorra, o gestor precisa ser estratégico e desenvolver nos colaboradores um espírito que faça com que eles se sintam entusiasmados em realizar as suas atividades de trabalho na empresa. Mas como fazer uma gestão de produtividade eficiente? Que tarefas devem ser feitas para isso? E por que desenvolver ações desse tipo é tão importante? Responderemos a essas questões nos tópicos a seguir! O que é a gestão de produtividade? A gestão de produtividade pode ser definida como um conjunto de táticas que os líderes das empresas desenvolvem para que os seus colaboradores se sintam mais motivados e engajados com o trabalho. A ideia é que as pessoas compreendam a importância do seu trabalho na empresa e o executem de forma otimizada, produzindo mais e gerando mais lucros não só para a organização, mas também para eles. Afinal, se a empresa vai bem, pode pagar salários maiores para a sua equipe. Qual é a importância de trabalhar a gestão de produtividade na equipe? Os gestores precisam entender que, sem produtividade e eficiência nos processos, as organizações não são bem-sucedidas no mercado e podem até mesmo deixar de sobreviver. Gareth Morgan, no livro “Imagens da Organização” faz uma analogia entre empresas e organismos vivos. Para ele, assim como os seres vivos nascem, crescem, se desenvolvem e morrem, o mesmo ocorre com as empresas. Porém, assim como uma pessoa tem uma vida mais longa quando adota uma rotina saudável, com uma boa alimentação e praticando exercícios físicos, o mesmo ocorre com as empresas. A gestão da produtividade, portanto, contribui para que a empresa mantenha-se em crescimento e desenvolvimento, deixando cada vez mais distante o seu término ou “morte”. Como desenvolver a gestão de produtividade na empresa? Para desenvolver a gestão de produtividade, existem algumas boas práticas que podem ser colocadas em ação nas empresas. Elas devem ser estimuladas pelos líderes e praticadas por todos na empresa. Confira! Estabeleça metas As empresas precisam estabelecer metas e premiar os colaboradores quando elas forem atingidas. Essa é uma boa técnica para motivar os funcionários a produzirem mais e desafiarem a si mesmos. As metas, no entanto, precisam ser plausíveis e com base em métricas anteriores. Isso não quer dizer que elas devem ser fáceis! Porém, não é recomendado criar objetivos impossíveis de serem atingidos. Se isso acontecer, os colaboradores podem se sentir enganados e a estratégia ter efeito contrário. Ou seja, a produtividade diminuir em vez de aumentar. Forneça ferramentas e infraestrutura adequadas Mesmo que o seu time seja muito eficiente, ele precisa ter as ferramentas adequadas para desenvolver as suas atividades. Pouco adianta ter uma equipe muito engajada e não ter bons softwares de gestão na empresa, por exemplo. Na área de TI isso é ainda mais acentuado, uma vez que se trata de um setor em que as inovações são constantes e que novidades surgem a todo instante. Por isso, é preciso estar sempre de olho nas tendências tecnológicas e fornecer as melhores ferramentas e uma infraestrutura adequada para que os colaboradores desenvolvam as suas atividades. Realize reuniões regulares Também é importante que o gestor faça reuniões regulares com os seus funcionários. Esses encontros devem acontecer pelo menos uma vez por semana, para que sejam tratados assuntos relacionados aos trabalhos que foram realizados no período e o que deverá ser feito a seguir. Nessas reuniões é importante reservar um espaço para que os colaboradores possam se manifestar. É necessário, também, aproveitar o espaço para dar feedbacks para as demandas levantadas pelos colaboradores. Afaste as distrações O gestor precisa estar empenhado em desenvolver um ambiente de trabalho saudável e livre de distrações. Em reuniões, por exemplo, os mensageiros instantâneos podem ser desligados para evitar que elas demorem mais do que realmente precisam. O mesmo vale para as ligações telefônicas, que podem deixar de ser repassadas pelas secretárias quando o gestor está em reunião ou se um trabalho muito importante está sendo realizado pela equipe. Ofereça oportunidades de desenvolvimento É necessário que as empresas que querem crescer ofereçam oportunidades de desenvolvimento aos colaboradores. Isso se justifica porque, assim como os diretores desejam que a organização cresça, os funcionários também têm as suas ambições. O ideal é que se tenha na empresa uma política clara de cargos e salários, para que todos saibam as habilidades que devem ser desenvolvidas e o que precisa ser feito para que cresçam profissionalmente. Isso fará com que as equipes se sintam mais engajadas e produtivas. Reduza as tarefas desnecessárias Você já parou para pensar que muitas atividades burocráticas que são realizadas nas empresas podem ser desnecessárias? As aprovações e grandes reuniões para decidir por desenvolver ou não um projeto são um exemplo disso. Em muitos casos, se o funcionário tivesse mais autonomia, uma grande parte das etapas dos projetos poderiam ser puladas e a empresa seria mais produtiva. Pense nisso e veja se não é interessante dar mais liberdade para que os colaboradores tomem pequenas decisões sozinhos. Automatize tarefas Assim como algumas tarefas desnecessárias podem deixar de ser feitas, outras podem ser automatizadas para que se realizem com mais rapidez. Imagine que você precisa fazer um inventário completo das linhas telefônicas da empresa, por exemplo. Nesse caso, se fosse analisar todas as faturas dos telefones da empresa de forma manual, perderia muito tempo. Porém, pode-se automatizar essa atividade com o uso de softwares. Esse é apenas um exemplo e inúmeras outras atividades podem ser automatizadas com o auxílio da tecnologia, por meio de softwares e aplicativos que facilitam o dia a dia empresarial. Ter uma gestão de produtividade adequada, como você pode perceber, é demasiadamente importante para as empresas. Por isso, coloque as nossas dicas em prática e tenha uma equipe muito mais eficiente e produtiva. Este artigo foi útil para você? Então por que você não assina a nossa newsletter? Assim poderemos enviar os nossos conteúdos relevantes por e-mail, sempre em primeira mão. Não perca essa oportunidade. Assine agora

Guia completo para conduzir e-mail corporativo de forma segura Hoje em dia, o e-mail corporativo é uma das principais formas de comunicação utilizadas pelas empresas para resolução de negócios e compartilhamento de informações importantes com os públicos interno e externo. Diante disso, embora a internet tenha se tornado um ambiente propício para as trocas comunicacionais e seja relativamente segura, é importante ter em mente que os riscos não são nulos. É por isso que devem ser tomadas medidas preventivas para que tais perigos não sejam negligenciados e se tornem um problema para as empresas. Para orientar você sobre como conduzir melhor esses cuidados na sua empresa, desenvolvemos este post. Nosso objetivo é que ele sirva como um guia completo para conduzir o e-mail corporativo de forma segura. Para isso, vamos abordar temáticas como as maiores ameaças de um e-mail corporativo, backup, cuidados que devem ser tomados, criptografia e malefícios que a falta das devidas precauções traz para as empresas. Acompanhe tudo isso nos tópicos a seguir! Quais são as maiores ameaças de e-mail corporativo? Os e-mails corporativos apresentam diversas ameaças para as empresas, sendo necessário se cercar de cuidados para evitá-los. De acordo com dados da empresa de segurança Trend Micro, divulgados no portal UOL, o Brasil está entre os 5 países mais afetados com ameaças de e-mail empresarial. Além dos nosso país, fazem parte dessa lista os Estados Unidos, o Reino Unido, Hong Kong e o Japão. A seguir, listamos as principais ameaças enfrentadas pelas empresas quando não são tomados os devidos cuidados com os e-mails corporativos. Confira! Segurança das informações Um estudo realizado pelo Instituto Ponemon e divulgado em uma matéria feira pelo portal Computer World revelou que 62% dos funcionários das empresas têm acesso a mais dados do que o necessário para realização do seu trabalho nos e-mails da empresa. Isso não é necessariamente um problema, caso você confie nos funcionários da sua empresa. Porém, é algo que foge do controle quando falamos em uma organização com muitos colaboradores, uma vez que algum deles pode agir de má-fé e vazar informações sigilosas. É por isso que devem ser tomadas medidas preventivas, como a criação de listas personalizadas, para que cada colaborador receba apenas as informações que são realmente necessárias para a realização do seu trabalho. Engenharia social A engenharia social é um golpe em que indivíduos mal-intencionados fazem o uso da persuasão e se aproveitam da ingenuidade ou confiança das pessoas para obtenção de informações sigilosas. Essa prática era muito comum em ligações telefônicas, quando alguém ligava para a empresa se passando pelo gerente do banco e solicitava dados financeiros para aplicar golpes na organização, por exemplo. Atualmente, a engenharia social ocorre quase sempre por e-mail, quando hackers fraudam e-mails de outras pessoas e enviam mensagens se passando por elas. Utilizando o mesmo exemplo do gerente do banco, alguém pode enviar um e-mail dizendo que é essa pessoa e que há um problema no Internet Banking e que, para corrigi-lo, deve-se clicar em um link. Ao realizar o procedimento indicado, o colaborador da empresa não estará corrigindo um erro do sistema bancário online, mas sim instalando um vírus no computador, que dê acesso a todos os dados armazenados nas máquinas da empresa, a título de exemplo. Esses casos citados são apenas alguns exemplos de engenharia social. A prática é muito comum e é preciso estar atento e desconfiar de situações similares às descritas. Phishing O phishig é um golpe bem parecido com a engenharia social. Ele também acontece quando e-mails maliciosos são enviados para as empresas, com o objetivo de instalar programas que roubem os dados delas. Os criminosos que praticam o phishing nem sempre têm o objetivo de roubar apenas valores em dinheiro da empresa, invadindo sistemas bancários, afinal, também têm interesse em informações sigilosas. Um concorrente com poucos princípios éticos pode contratar um hacker para praticar o phishing contra a sua empresa e roubar dados do protótipo de um novo produto que a organização pretende lançar, por exemplo. Além de os computadores da empresa contarem com bons antivírus, é importante que haja uma conscientização nos funcionários, para que eles aprendam a identificar e não cair nesse tipo de golpe. Roubos de dados por meio de dispositivos móveis É bastante comum na atualidade que algumas empresas adotem práticas como o BYOD, em que os colaboradores utilizam seus próprios equipamentos para realização dos trabalhos da empresa. Nesse caso, em vez de celulares corporativos, os colaboradores utilizam os seus próprios smartphones para terem acesso aos e-mails corporativos. Apesar de isso parecer vantajoso em um primeiro momento, pode causar problemas sérios. Isso porque a empresa não tem controle sobre o que o funcionário faz com os seus dispositivos nos momentos de folga. De tal modo, se o dispositivo de um funcionário for contaminado com um vírus, por exemplo, os dados da empresa que estão no e-mail corporativo podem ser acessados. É por isso que alguns cuidados devem ser tomados, como uso de um gerenciador de dispositivos móveis. Assim, é possível controlar o uso de aplicativos, para que aqueles relacionados à empresa funcionem apenas na rede local utilizada pela organização, por exemplo. Como o backup pode auxiliar na segurança? Entre os diversos meios que podem ser utilizados para aumentar a segurança dos e-mails corporativos, está o backup. Essa prática é recomendada para os casos em que há imprevistos, como a perda total das mensagens, que podem ocorrer em exclusões por engano ou formatação das máquinas em que o aplicativo de e-mails está instalado. Apesar de não ser recomendado que informações importantes sejam guardadas no e-mail, muitas vezes, isso acaba acontecendo, por conta de os colaboradores esquecerem de salvar anexos em outros locais. É por isso que ter um backup completo dos e-mails é muito relevante para que dados e arquivos perdidos possam ser recuperados. O backup deve ser feito não apenas com os e-mails, mas sim em todas as máquinas da empresa. Desse modo, se acontecer de a organização ser vítima de golpes, como os anteriormente citados, tendo suas informações apagadas, poderá recuperá-las. Pode-se fazer o backup em locais físicos, como

Guia completo sobre o controle do telefone móvel de sua empresa A telefonia é um dos meios de comunicação mais utilizados do planeta. E o melhor: os constantes avanços tecnológicos nessa área têm proporcionado inúmeras vantagens para o cotidiano corporativo. A maior tendência é a mobilidade. Ela melhora de forma exponencial os processos organizacionais e é, indiscutivelmente, um elemento indissociável da realidade empresarial. Além de permitir a comunicação e a interação interpessoal em qualquer lugar e a qualquer hora, ela tem sido largamente utilizada para agendamento de reuniões, fechamento de negócios, gerenciamento de equipes em campo, atendimento ao cliente, vendas e outras atividades. Entretanto, manter o controle do telefone móvel é essencial. Assim, é possível garantir que os colaboradores não extrapolem no uso da ferramenta a ponto de comprometer sua produtividade e causar prejuízos para o empreendimento. Fazer esse monitoramento de forma eficiente é um grande desafio para os gestores. Pensando nisso, elaboramos este guia sobre o controle do telefone móvel. Ficou interessado? Então, acompanhe o post a seguir. Boa leitura! Qual a importância do controle da telefonia móvel? O controle do celular corporativo envolve fatores como a ética e a segurança das informações. Por isso, ele deve ser feito de forma correta para não infringir os direitos dos profissionais nem os da companhia. Por isso, é essencial implementar políticas de utilização dos equipamentos com regras claras. Elas podem incluir, entre outros, medidas restritivas e de incentivo, que levem em conta cada perfil de uso. Dessa forma, fica mais fácil garantir que dados confidenciais não sejam vazados e que os funcionários saibam de antemão que os aparelhos não podem ser usados para fins pessoais. Afinal, quando isso acontece, os custos da corporação com telefonia podem aumentar. Portanto, para fazer o controle de telefone móvel e seus respectivos custos de forma eficiente é preciso buscar soluções que considerem não apenas os dispositivos em uso, mas os processos e as pessoas envolvidos. Afinal, atualmente, essas despesas já são consideradas como um dos cinco maiores custos indiretos das organizações. Quais os benefícios desse controle? O controle de telefone móvel da empresa proporciona diversos benefícios que contribuem efetivamente para o desenvolvimento e o crescimento dos negócios. Confira, a seguir, os principais ganhos obtidos. Otimização da comunicação empresarial A rotina de trabalho em um empreendimento costuma ser muito corrida e exigente — e, quando menos se espera, surgem novos cenários e problemas. Em todas as circunstâncias, a equipe deve estar preparada para encontrar soluções rápidas e eficientes. A utilização adequada dos smartphones corporativos permite uma comunicação mais ágil e dinâmica, sem que os profissionais tenham dificuldade para entrar em contato uns com os outros. Desse modo, todo a equipe consegue superar os obstáculos com sucesso. Por isso, o controle é essencial para que não haja interferências e desvios na comunicação empresarial. Afinal, isso pode comprometer a produtividade e, consequentemente, os resultados esperados. Equipes integradas Se a comunicação por meio dos celulares corporativos funciona de forma correta, as equipes ficam mais integradas e seus integrantes podem trabalhar em sintonia para alcançar os objetivos estabelecidos. Colaboradores que atuam em trânsito, por exemplo, podem entrar em contato com mais facilidade com os que atuam na base e vice-versa. Além disso, mesmo que um profissional interno esteja ausente por algum motivo pode ser facilmente localizado se houver uma necessidade em caráter de emergência. Com a equipe integrada o tempo todo, os problemas não ficam sem solução, sobretudo quando dizem respeito aos clientes que aguardam respostas. Nesse sentido, os dispositivos móveis reduzem a perda de tempo e economizam dinheiro nas operações. Redução de custos Os impactos do celular corporativo no orçamento financeiro da companhia podem ser bastante negativos se não houver uma gestão eficiente. Todavia, quando há um controle eficaz e todos estão conscientes da importância do uso correto dos aparelhos e alinhados com a cultura da empresa, o resultado é a redução de custos. Também é possível conseguir tarifas menores para ligações e outras atividades que usam os dispositivos móveis diretamente com as operadoras. Isso ajuda a reduzir as despesas da operação e permite que recursos financeiros sejam alocados em outras áreas do negócio. Normalmente, os planos de telefonia corporativa permitem o manejo entre diversas linhas telefônicas, o que proporciona economia nas contas. Outro fator determinante que ajuda a reduzir custos é que as ligações entre smartphones de uma mesma corporação têm tarifa mais baixa ou, em certos casos, até gratuita. Aumento da segurança de dados empresariais A informação é hoje um dos ativos mais valiosos de uma empresa. Por esse motivo, é fundamental cuidar para que nenhum dado — sobre negócios, clientes, aspectos financeiros e outros — seja compartilhado indevidamente. Com o alto nível de competitividade no mercado, independentemente do segmento de atuação, ter acesso a informações sigilosas sobre concorrentes pode significar um importante trunfo na batalha por clientes. O controle de telefone móvel pode ser feito a partir de softwares específicos com mecanismos de geolocalização. E ele ainda oferece a possibilidade de remover ou bloquear remotamente o acesso a dados, arquivos e contatos gravados em um dispositivo. Essa função é essencial, sobretudo quando são mantidas ou acessadas informações sigilosas da organização. Entre elas, algumas das mais sensíveis são cronogramas e contatos de colaboradores, fornecedores e clientes. Acompanhamento do desempenho de vendas É imprescindível analisar os resultados para encontrar contratempos no crescimento e na expansão do negócio. Vale a pena buscar soluções inovadoras para otimizar a rotina de trabalho e alcançar os objetivos propostos. O controle de telefone móvel promove a autonomia e a confiança para que seja a gestão de vendas seja mais eficiente. Com ele, é possível determinar a quantidade de ligações e os custos incorridos para a concretização de uma venda e o valor de cada cliente. Se esses números excederem o limite estabelecido no planejamento, há algo de errado na forma como a equipe atua. Assim, pode-se elaborar um plano de ação para treiná-la. Vale lembrar que os celulares corporativos são essenciais para a otimização da gestão de vendas e para encontrar respostas para os obstáculos operacionais. Como fazer um controle eficiente? O primeiro passo para fazer um controle de telefone móvel eficiente é contratar

Você sabe o que é omnichannel? Esse conceito vem sendo cada vez mais utilizado pelas empresas e centraliza todos os pontos de integração com os consumidores. Assim, é possível proporcionar aos clientes uma melhor experiência. A seguir, por meio de um exemplo prático, explicaremos o que é omnichannel. Na sequência, falaremos sobre os tipos de centrais de atendimento e os benefícios que essa prática proporciona. Acompanhe! Entenda como funciona o atendimento omnichannel Imagine a seguinte situação: um cliente entra em contato com o Serviço de Atendimento ao Consumidor (SAC) da empresa por meio do chat de uma rede social e faz uma solicitação. No dia seguinte, para esclarecer uma dúvida sobre a mesma demanda, ele faz uma ligação para a organização. Se o atendimento omnichannel for bem empregado, o atendente da chamada telefônica não precisará coletar mais informações sobre a solicitação do cliente, pois quem fez o atendimento via rede social já deixou tudo registrado no sistema. Agora, basta que ele dê continuidade ao trabalho e solucione rapidamente o problema do consumidor. Essa é a premissa básica do atendimento omnichannel, ou seja, é necessário que todos os canais de comunicação que a empresa utiliza sejam interligados, para que os clientes tenham uma melhor experiência. Conheça os principais tipos de centrais de atendimento O omnichannel, apesar de ser o tipo de central de atendimento mais indicado para ser adotado, não é o único que existe. Para que você entenda as diferenças entre os principais tipos de centrais, explicaremos os conceitos brevemente. Veja! Canal único Nesse caso, um único canal é escolhido para que os consumidores entrem em contato com a empresa. Por exemplo, as ligações telefônicas. Multicanal não integrada Uma central multicanal não integrada tem o funcionamento bastante simples e permite que o cliente entre em contato por meio de dois ou mais canais. Porém, os atendimentos são feitos por plataformas diferentes. Desse modo, quem responde às demandas por e-mail não tem conhecimento se o cliente já entrou em contato por telefone para solicitar a mesma demanda, por exemplo. Por isso, esse tipo de central está em desuso. Multicanal integrado Nesse caso, os canais são integrados em uma ou mais plataformas. Os operadores têm mais facilidade para localizar informações, proporcionando um melhor atendimento ao cliente. Central de atendimento omnichannel No caso da central omnichannel, todas as interações são integradas na mesma plataforma. Assim, é possível tornar o atendimento mais prático e completo, como explicamos anteriormente no exemplo que elucida o conceito de omnichannel. Veja os 7 benefícios do atendimento omnichannel O atendimento omnichannel traz diversos benefícios para as empresas que o adotam. Listamos os principais deles e os comentaremos para que você tenha um melhor entendimento. Confira! 1. Alinhamento Ao adotar um atendimento omnichannel, as informações poderão ser alinhadas na empresa. Um mesmo líder pode desenvolver regras ou normas de atendimento para que os atendentes sigam um certo padrão ao se relacionar com consumidores, independentemente do canal que for escolhido para isso. O alinhamento das informações pode ser feito com base na missão, visão e valores da empresa, seguindo os preceitos nos quais a organização acredita, no que se refere à satisfação de seus clientes. 2. Interface única O omnichannel utiliza uma interface única para os atendimentos, ou seja, um mesmo software é utilizado por todos os atendentes, sejam eles os que fazem o contato via redes sociais, sejam os que atendem ligações telefônicas ou outros meios de contato. Isso é muito importante, pois otimiza o tempo e melhora a performance dos operadores e dos gestores da central. Somente assim será possível prestar um atendimento continuado aos clientes. 3. Integrações nativas Quando alguém implanta um software único para o atendimento omnichannel, as integrações serão nativas, ou seja, não há a necessidade de migração para outros locais para fazer o atendimento. Assim, a complexidade no atendimento torna-se baixa, algo que não é benéfico apenas para os clientes, mas também para os colaboradores que realizam esse trabalho, pois eles poderão aumentar a sua produtividade. 4. Customização avançada Cada empresa tem uma necessidade diferente e clientes com prioridades distintas. Logo, uma plataforma de atendimento que é útil para uma organização pode não ser tão eficiente para outra. Ao contar com um parceiro que desenvolva um sistema omnichannel, é possível customizar o design e os processos da plataforma. 5. Melhor gestão Tendo uma única plataforma de gestão, será mais fácil para a organização gerir o negócio. Afinal, apenas um único desenvolvedor ou prestador de serviços precisará ser contatado em caso de problemas ou melhorias que necessitem ser feitas no atendimento. 6. Relatórios detalhados Com uma plataforma omnichannel, o gestor de atendimento da empresa poderá ter acesso a relatórios detalhados dos chamados solicitados pelos clientes. Com essa visão ampla, podem ser realizadas melhorias usando como base os pontos levantados pelos consumidores. Os relatórios também permitem que sejam analisadas questões pessoais de cada atendente, verificando se os funcionários que têm essa função estão realizando um trabalho de qualidade. 7. Monitoramento de redes sociais Hoje em dia é comum que as pessoas façam solicitações pelo messenger do Facebook, pelo WhatsApp ou por outras redes sociais populares. Em um canal de atendimento único, tudo isso pode ser integrado. Assim, cada menção que alguém faz à marca nas redes sociais pode ser notificada, e as respostas poderão ser dadas aos usuários. Além disso, tudo é contabilizado em relatórios analíticos, o que possibilita identificar as respostas e os consumidores de forma isolada. Desse modo, se necessário, cada caso será analisado por si só. É imprescindível que a sua empresa disponibilize mais de uma forma de contato para os seus clientes. Porém, também é necessário que os canais se complementem para que a prestação de serviço tenha qualidade. Somente com um atendimento omnichannel bem estruturado isso é possível! Por isso, não deixe de colocar esse modelo em prática na sua empresa. Gostou do nosso artigo sobre omnichannel? Então assine a nossa newsletter! Assim você poderá receber outros materiais relevantes como este em seu e-mail. Não perca essa oportunidade. Faça a assinatura

Os smartphones e tablets modificaram a forma como muitas atividades são realizadas nas empresas. Indo além de simplesmente fazer ligações telefônicas, esses equipamentos permitem a realização de atividades administrativas, organização de tarefas, pesquisas na internet, acesso a conteúdos diversos etc. Que as vantagens trazidas por eles são muitas, ninguém nega. Porém, é importante estar atento sobre os cuidados que devem ser tomados ao utilizar esses recursos. Afinal, como garantir a segurança em dispositivos móveis? É essa pergunta que responderemos nos tópicos a seguir. Explicaremos sobre o uso e as tendências de dispositivos móveis nas empresas, os riscos que a falta de segurança apresentam, os principais cuidados que devem ser tomados e os plug-ins e serviços que ajudam na prevenção de problemas. Acompanhe! O uso e as tendências de dispositivos móveis nas empresas Os dispositivos móveis são vistos como facilitadores da comunicação e de outras atividades nas empresas. Como eles são práticos, nos libertando de fios e cabos, a maioria das pesquisas realizadas na internet já são feitas por meio de smartphones e tablets e não mais computadores de mesa. Não é mais raro encontrarmos médicos, por exemplo, que já tenham abandonado os desktops e utilizem apenas tablets para consultar os prontuários de seus pacientes, checar resultados de exames etc. Essa é uma tendência cada vez mais forte nos próximos anos e deve se dissipar para praticamente todas as áreas do mercado de trabalho. Outra tendência relevante é o Bring Your Own Device (BYOD), sistema de trabalho em que os funcionários das empresas levam os seus próprios dispositivos móveis para realizar trabalhos nas empresas. O BYOD traz diversas vantagens para as organizações, como a familiaridade que as empresas têm com aquele equipamento. Além disso, a organização gera uma grande economia, pois o investimento em celulares corporativos pode ser bastante alto, principalmente para empresas que têm muitos funcionários que utilizem desse recurso, como os vendedores externos. Além disso, existem outras tendências para o uso de dispositivos móveis na empresa, por meio de tecnologias como a realidade aumentada. Por meio desse recurso, é possível fazer visitas orientadas pelas dependências da empresa, por exemplo. Riscos causados pela falta de segurança com dispositivos móveis Trazendo novamente o BYOD à tona, essa prática, apesar de positiva, também pode apresentar alguns riscos para as empresas. Isso se justifica porque elas têm dificuldade para limitar o acesso a recursos pessoais do smartphone, que é do funcionário, em seu horário de trabalho. Como é corresponsável legal, civil e criminalmente pela conduta de seus colaboradores durante a jornada de trabalho, se alguém tiver alguma postura criminosa na internet, a empresa também poderá ser responsabilizada por isso. Além disso, no caso do BYOD, se não houver políticas de segurança claras ao acesso às redes wi-fi, pode ocorrer a contaminação de vírus de um equipamento para outro. Outro problema em relação a isso é a quebra do sigilo das informações. Porém, os riscos não param por aí. As pessoas tendem a crer que os hackers acessam os seus smartphones para procurar algo muito específico, mas nem sempre esse é o objetivo. Se perceber que 90% das mensagens trocadas no WhatsApp são com um mesmo contato, se sabe que essa pessoa é bastante próxima do titular daquele número. O principal risco, nesse sentido, é a manipulação da informação, pois ela pode ser roubada ou alterada maliciosamente. Principais cuidados que devem ser tomados para a segurança em dispositivos móveis Grande parte dos problemas de segurança em dispositivos móveis ocorre por conta da falta de comunicação nas empresas. Desse modo, um dos principais cuidados é evitar o desalinhamento dos processos comunicacionais. Dentro e fora das empresas, as pessoas adotam comportamentos de risco, como o compartilhamento de fake news pelo WhatsApp, envio de arquivos não seguros por e-mail etc. De tal forma, o primeiro passo para garantir a segurança é conscientizar os funcionários sobre os seus próprios comportamentos, orientando-os sobre o que é adequado e o que não é ao utilizar a internet. Compartilhe esse infográfico em seu site </p><br /><br /><br /> <p><strong>Please include attribution to Navita.com.br with this graphic.</strong></p><br /><br /><br /> <p><a href=’https://navita.com.br/blog/seguranca-em-dispositivos-moveis’><img src=’https://navita.com.br/wp-content/uploads/2018/07/infografico.png’ alt=’6 dicas de segurança em dispositivos móveis’ width=’600′ height=’3059′ border=’0′ /></a></p><br /><br /><br /> <p> Também é preciso fazer com que os colaboradores compreendam que, se a empresa está implantando uma ferramenta de segurança de dados e gestão de informações, não significa que deseja espionar as suas atividades pessoais ou localização. Pelo contrário, nesses casos, a organização deseja apenas blindá-los de eventuais riscos, como o de terem informações vazadas. A informação é algo intangível, por isso é importante que os colaboradores da empresa estejam atentos ao seu comportamento e atuação. O que pode não ser tão relevante individualmente, pode se tornar grave dentro de um contexto de ação criminosa. Exemplo disso é o discurso de ódio nas redes sociais, pois uma frase mal interpretada pode parecer uma ameaça a alguém, que responsabilizará não apenas quem praticou tal ação, mas também a empresa em que esse colaborador trabalha, caso os posts tenham sido feitos em horário de trabalho, em um equipamento utilizado para fins profissionais. Plug-ins e serviços gratuitos para melhorar a segurança Por mais que existam plug-ins e serviços gratuitos para melhorar a segurança de dispositivos móveis nas empresas, ela só é mantida até certo ponto. Isso se justifica porque, dentro da segurança da informação, sempre há um buraco negro, provocado pelo próprio comportamento dos usuários. Independentemente da tecnologia adotada, o usuário sempre poderá encontrar alguma brecha, caso o uso das ferramentas ou plug-ins ainda estiverem sob o seu controle. É por isso que a melhor solução para garantir a segurança é por meio de uma ferramenta de controle feito em massa e de forma remota. Com esse tipo de sistema, a segurança é garantida, pois a própria empresa regulamenta algumas políticas que se tornam obrigatórias. No caso do uso de um antivírus, por exemplo, a organização pode exigir que todos os dispositivos de seus colaboradores sejam atualizados com a versão mais recente, de forma remota. A segurança

O uso de smartphones, tablets e outros equipamentos desse tipo é imprescindível na contemporaneidade, pois trata-se de instrumentos que são utilizados para se comunicar com clientes, fornecedores, colegas de trabalho etc. O gerenciador de dispositivo móvel, assim, tem papel importante e você entenderá por quê. Cabe às empresas fazerem investimentos nesse tipo de equipamento para os seus colaboradores. Neste post, vamos esclarecer as principais dúvidas que os gerentes de TI ou responsáveis pela gestão dos dispositivos têm sobre o assunto. Daremos ênfase aos quatro benefícios do gerenciador de dispositivo móvel. Confira a seguir! Qual é a importância de um software gerenciador de dispositivo móvel? Os dispositivos móveis estão presentes no dia a dia das organizações nas mais diversas atividades. Assim, caso não haja gestão adequada, não haverá controle do uso nem produtividade dos colaboradores. O uso de um software gerenciador de dispositivo móvel atua justamente nesse sentido, gerenciando as configurações de maneira remota e ajudando a controlar o inventário. Além disso, proporciona mais segurança e garante que todos os dispositivos tenham instalados os aplicativos necessários para o trabalho. Uma rede de restaurantes em que os garçons anotam os pedidos dos clientes e repassam para a cozinha por meio de um aplicativo, por exemplo, precisa garantir que todas as unidades tenham a mesma versão do programa para que haja um controle. Isso é possível por meio de um gerenciador de dispositivos móveis. Outro exemplo prático, agora envolvendo a segurança das informações, são os hospitais. Médicos e enfermeiros registram dados dos pacientes em prontuários eletrônicos. Essas informações sigilosas não podem vazar de modo algum e, tendo um gerenciador, fica mais fácil fazer esse controle. Como gerenciar dispositivos móveis? Como estamos lidando com dispositivos móveis, o gerenciamento precisa ser feito remotamente, com o uso de um software adequado. Assim, todos os aparelhos que estão sob gestão compartilharão das mesmas “normas” impostas pelo gestor. Ainda utilizando o exemplo da rede de restaurantes, para garantir que todas as unidades tenham a versão correta do aplicativo utilizado pelos garçons é preciso adotar meios que garantam a continuidade do negócio. Nesse caso específico, o software ajuda a entregar todos esses aplicativos e garantir que aqueles que não o tenham o atualizem. O software bloqueia o aparelho até fazer a atualização ou faz a atualização automaticamente. Quando abordamos a questão da segurança, como no exemplo dos hospitais e consultórios médicos que não podem vazar informações dos pacientes, é possível bloquear aplicativos para que as informações fiquem em um “container” seguro. Assim, não será possível copiar as informações que estão no aplicativo de prontuários eletrônicos e copiá-las para outro local, por exemplo. Quais são as boas práticas de uso desses softwares? Quando falamos em boas práticas em relação ao uso de um gerenciador de dispositivo móvel, é preciso mencionar a sua implementação, na qual a plataforma precisa ser configurada. Assim sendo, o cliente poderá ler a documentação, estudar e fazer ele mesmo a configuração do software, pagando apenas um valor para adquirir a licença do programa. Também há a possibilidade de contratar uma empresa que faça todo esse trabalho. Como existem duas modalidades de contratação e diversos tipos de licenciamento, é preciso analisar todas elas para escolher a mais adequada para cada tipo de negócio. Quais são os seus benefícios? Existem diversos benefícios que são gerados pelas empresas que optam por utilizar gerenciadores de dispositivos móveis em suas rotinas. A seguir, listamos e comentamos os principais deles. 1. Continuidade de negócio A continuidade de negócio está relacionada à atualização dos aplicativos em dispositivos móveis. Conforme explicamos anteriormente, é possível garantir que todas as unidades ou colaboradores de uma empresa tenham seus aparelhos atualizados. Além disso, para ter mais confiança e conseguir uma transição de dados mais rápida, é possível usar o gerenciamento de software para distribuir as redes wi-fi que permitam a instalação dos aplicativos. 2. Segurança das informações Assim como as empresas utilizam antivírus e adotam outros recursos de segurança em seus computadores, o mesmo deve ser feito com smartphones e tablets, pois eles são extensões dos PCs no trabalho das organizações. O gerenciador de dispositivos móveis possibilita a aplicação de políticas de compartilhamento de dados, as chamadas políticas DLP. Assim, um colaborador pode abrir documentos sigilosos em seus dispositivos e ter a segurança de que os dados não serão perdidos, copiados ou vazados. 3. Qualidade da informação A qualidade da informação também é garantida por esses softwares, uma vez que haverá padronização de versões de aplicativos. Isso facilita que as informações sejam repassadas corretamente e que ocorra a administração de dados com mais qualidade. 4. Possibilidade de gerenciamento remoto É muito complicado fazer a gestão de dispositivos móveis de forma presencial, principalmente nas grandes empresas que têm diversas unidades ou filiais. Por isso, ter a possibilidade de fazer o gerenciamento remoto é algo imprescindível para que se tenha produtividade. Os gerenciadores de dispositivos móveis têm essa funcionalidade, e o uso pode ser feito de forma remota. Assim, atualizações dos aplicativos, controle da quantidade de aparelhos em uso, entre outras ações, podem ser monitorados a distância pelo responsável por isso na empresa. Quais são os principais recursos da Navita? Vivemos em um mundo móvel, em que as pessoas consomem conteúdo em movimento, e os negócios estão sendo mobilizados. Assim sendo, os negócios que não se mobilizam serão passados para trás. A Navita oferece recursos para auxiliar nesse processo de mobilização, trabalhando com as plataformas mais bem posicionadas no Gartner, renomado instituto de pesquisa que aponta as tendências de mercado. Como especialistas que somos, prestamos o serviço de configuração e administração dos gerenciadores de dispositivos móveis ou apenas a sua implementação. Tudo de acordo com a necessidade de cada cliente. De maneira geral, podemos dizer que o gerenciador de dispositivo móvel impossibilita que haja negligência nas empresas. Afinal, quem não faz esse controle está deixando de lado as entradas e saídas de comunicação em qualquer tipo de negócio, pois praticamente tudo é feito por meio da internet, hoje em dia. Quer saber mais sobre o assunto e como

Roubo, sequestro, falhas elétricas e exclusão indevida de dados são apenas alguns dos eventos que podem resultar na perda de arquivos importantes de uma empresa. Por esses motivos — e com o crescimento do uso de tecnologias digitais nas organizações — a segurança e a privacidade têm sido assuntos cada vez mais relevantes para a área de tecnologia da informação. Foi justamente pensando nisso que escrevemos este post. A seguir, você compreenderá a importância da proteção de dados, os riscos de não investir em segurança da informação e algumas dicas para preservar os arquivos da sua organização. Veja! Quais riscos a falta de segurança pode causar? Uma empresa que não investe em segurança de dados está exposta a riscos de diferentes graus e origens. Um deles é a possibilidade de que seus sistemas sejam invadidos por criminosos, que sequestram dados em troca de recompensa financeira, apagam informações, alteram arquivos e roubam materiais estratégicos e sigilosos. A perda de documentos necessários para comprovar questões legais — como aqueles ligados às relações trabalhistas — e de informações sobre os clientes podem causar passivos e rombos de dinheiro por meio de multas, autuações e cancelamento de contratos, além de prejudicar a imagem da empresa no mercado. Como é possível perceber, esse tipo de evento pode resultar em grandes prejuízos financeiros e estratégicos para a organização. Dessa maneira, a depender do grau dos danos causados, ela pode até mesmo chegar à falência. Qual é a importância da proteção de dados nas empresas? Diante dos riscos que acabamos de apresentar, você já deve compreender a importância de investir na proteção de dados da empresa, correto? Contudo, é preciso que isso seja feito antes que eventos como roubo de dados e fraudes aconteçam. O mais comum, infelizmente, é que as companhias dediquem atenção para a segurança da informação apenas depois de enfrentar acontecimentos desse tipo e sofrer as consequências deles. Dessa maneira, agindo de forma reativa, os prejuízos já terão afetado o negócio e nem sempre é possível recuperar o que foi perdido. Por isso, é fundamental adotar um comportamento preventivo em relação à proteção de dados. É preciso ter uma equipe capacitada, funcionários bem informados e rotinas e processos definidos para tornar a realização de ataques mais difícil. Falaremos sobre medidas como essas no próximo tópico. Como proteger os dados da empresa? Agora que você conhece a importância da proteção de dados da empresa e os riscos que a falta de investimento em segurança pode causar, confira a seguir boas práticas que todas as empresas devem adotar para evitar eventos desastrosos e seus prejuízos. Utilizar softwares e equipamentos de proteção Existe uma série de softwares e ferramentas criadas exclusivamente para proteger dados e sistemas. Alguns exemplos são antivírus, firewalls, detectores de invasões, nobreaks e equipamentos de telemetria que emitem alertas em casos de falha. Na hora de escolher esses itens, as empresas devem procurar por aqueles que melhor atendam suas necessidades, preparando sua equipe de tecnologia da informação para incluí-los em suas rotinas. Fazer backups Os backups são cruciais para resgatar os dados da empresa após perdas e roubos, amenizando os danos causados por eventos do tipo. Um exemplo seria a recuperação do histórico de transações trabalhistas da organização para conseguir evitar passivos e multas. Entretanto, para que os backups possam atingir o objetivo desejado, é preciso que eles sejam atualizados constantemente. Sendo assim, é recomendado criar rotinas e procedimentos claros e bem definidos, além de acompanhar seu cumprimento de acordo com os prazos necessários. Aplicar o controle de acessos Várias pesquisas já apontaram que os usuários são a principal porta de entrada para os ataques virtuais nas instituições. Segundo o relatório do Kaspersky Lab, cerca de 46% dos incidentes desse tipo nas empresas são causados pelos próprios funcionários. Mais grave ainda, a pesquisa também apontou que, em 40% das organizações, os usuários não relatam esse tipo de incidente para os responsáveis. Por isso, a adoção de algumas medidas protetivas em relação aos funcionários a exemplo do controle de acessos é imprescindível. Decidir quem pode acessar cada tipo de informação da empresa, bem como utilizar senhas e sistemas para bloquear aplicativos e sites em desktops e celulares corporativos são algumas medidas que podem ser adotadas para aumentar a segurança dos dados. Capacitar os funcionários Ainda em relação aos usuários, é possível adotar outras medidas para garantir a proteção dos dados da empresa. O primeiro passo é capacitar os funcionários para que eles compreendam a importância do tema e quais posturas são esperadas em relação à segurança da informação. Além disso, é possível criar políticas de segurança, manuais ou um código de ética com diretrizes e recomendações claras sobre o uso de sistemas e equipamentos, solicitar assinatura de termo de confidencialidade sobre as informações da empresa, entre outras medidas. Atualizar os sistemas O famoso ransomware WannaCry, que sequestrou dados de órgãos públicos e empresas de diversas partes do mundo em 2017 — inclusive no Brasil —, utilizou uma brecha no sistema operacional Windows para invadir os computadores e criptografar as informações. A atualização dos sistemas e softwares é, então, importante para amenizar as chances desse tipo de evento acontecer. As empresas de tecnologia estão continuamente procurando por falhas em seus sistemas e criando versões mais seguras de seus produtos. Realizar análises de riscos Outra forma de garantir a proteção dos dados da empresa é por meio da análise de riscos. Esse tipo de verificação deve ser feito continuamente com o objetivo de identificar ameaças em potencial e determinar ações de correção que devem ser implementadas antes que os problemas aconteçam. Para fazer uma análise de riscos eficiente, é importante incluir na investigação todo tipo de tecnologia que a empresa possui, desde as digitais até as físicas. Em seguida, é preciso estar atento e, se possível, simular as possíveis ameaças que podem trazer riscos para a segurança das informações da instituição. Da mesma forma que indicamos em relação aos backups, a recomendação é elaborar um cronograma e determinar quais procedimentos devem ser feitos em cada verificação para

Os dispositivos móveis otimizaram bastante a comunicação entre as pessoas e o fluxo de informações. Do ponto de vista da economia, surgiram novas formas de fazer negócios. Muitas transações podem ser efetuadas a distância ou online. É por sua importância que se faz necessária a correta gestão de dispositivos móveis (EMM). Essa administração pode e deve ser realizada por meio de um software específico, pois isso trará melhorias na gestão do setor de TI como um todo. Além dos dispositivos móveis, o software ajudará a gerir outras funcionalidades e recursos da empresa, como telefonia e contratos. Quer saber mais? Neste post, mostraremos como implementar MDM em seu negócio usando um software e, assim, otimizar o gerenciamento de TI. Acompanhe! Qual a importância da gestão de TI para telefonia da empresa? Uma das principais tendências de TI é o uso de dispositivos móveis no ambiente de trabalho, como os smartphones e tablets. Essa tendência é denominada “Bring Your Own Device” (BYOD), que pode ser traduzida como “Traga Seu Próprio Dispositivo”. A gestão de telefonia dentro da empresa é uma inovação que pode oferecer novas capacidades para os funcionários e novos desafios para a equipe de TI. Apenas o setor de tecnologia da informação não pode gerenciar tudo, corrigindo problemas e definindo soluções. É preciso uma gestão colaborativa, compartilhada entre TI e os usuários de telefone. O setor de TI precisa escutar as necessidades e as críticas dos usuários, respondendo a elas e procurando soluções que satisfaçam a todos. É imprescindível oferecer educação ao funcionário que usa telefone, seja o particular, seja o da empresa, em relação à segurança, às questões regulamentares e legais e ao gerenciamento dos custos. Com muita interatividade, é possível fazer com que os funcionários compreendam e aceitem as restrições impostas. A gestão adequada poderá gerar oportunidade para ideias novas e também estimular a cooperação. As vantagens em gerenciar a telefonia podem ir além dos limites do setor de TI e envolver outros projetos, influenciando a sua forma de planejamento. Quais os principais pontos para uma gestão eficiente? Para efetivar uma gestão de dispositivos móveis eficaz, alguns pontos devem ser considerados. É fundamental, por exemplo, identificar quais são os dispositivos que pertencem aos colaboradores e quais são os dispositivos da empresa. Outro ponto é o acesso seguro e o monitoramento desses dispositivos, sejam eles dos funcionários, sejam da empresa. É preciso escolher as melhores plataformas para os usuários. O setor de TI não pode esquecer de criar uma política específica que orientará as ações no caso de telefones pessoais ou corporativos que forem roubados ou perdidos. Outro ponto a se analisar é a questão da segurança dos dados da empresa. É fundamental utilizar um software que possibilite apagar dos dispositivos dos empregados os dados da organização. Também se deve considerar a compra de aplicativos em grande quantidade e a possibilidade da criação de aplicativos personalizados, que atendam às necessidades do negócio. Em sua maioria, elas podem ser contempladas por um software de gerenciamento de dispositivos móveis (MDM). O software pode ser composto por diferentes funcionalidades e plataformas que permitam a integração entre os diversos sistemas usados na empresa. Para facilitar a gestão de telecomunicações, vamos apresentar as três necessidades mais importantes que o software deve satisfazer. 1. Provisionamento do dispositivo e sua instalação É necessário fazer a configuração e a instalação dos dispositivos, dos aplicativos que serão usados, das contas de usuário para acessar e-mails e outros recursos, das certificações de segurança e de como se dará o acesso à rede. 2. Limpeza remota É outro ponto fundamental para garantir a segurança dos dados da empresa, especialmente, os mais sigilosos. No caso dos dispositivos dos funcionários, provavelmente, será preciso deixar alguns dados pessoais nos aparelhos. Isso não deve acontecer quando os dispositivos pertencem à própria corporação. 3. Políticas de segurança O primeiro passo é trabalhar em dispositivos de bloqueio. Assim, será exigida uma senha, com um nível de complexidade definido e um prazo de validade. Quando um aparelho não estiver em funcionamento, deve ser automaticamente travado. Inclusive, deve ser feita uma limpeza automática nos dados depois de uma quantidade X de tentativas de desbloqueio. As políticas de segurança devem contemplar mais pontos, como a criptografia de todo o dispositivo, caso seja possível. Caso não seja viável, pode-se criptografar, ao menos, os dados mais importantes. Outros aspectos que as políticas de segurança devem contemplar são a configuração dos dados de VPN, a limitação do acesso ao dispositivo e também à plataforma padrão para instalar os aplicativos. É possível até mesmo determinar opções de configurações específicas, impedindo que outras pessoas possam modificá-las. Como fazer a gestão de TI? Neste tópico, mostraremos como deve ser feita a gestão de TI, visando ao MDM e outros aspectos inerentes ao setor. 1. Dispositivos móveis (MDM) Níveis de acesso e bloqueio O MDM possibilita distribuir configurações e aplicações para os dispositivos móveis, conferindo níveis de acesso e bloqueando o uso de alguns recursos, conforme o perfil de cada profissional. A gestão de dispositivos móveis permite a configuração de todos esses dispositivos, considerando diferentes sistemas operacionais (iOS, Android, Windows Phone). Um software de MDM deve se integrar a outros sistemas e otimizar até soluções que já existem. Esse software deve permitir o bloqueio completo do dispositivo, impedindo que o usuário modifique aplicativos, altere as configurações já definidas ou as contas de e-mail. O acesso a redes sem fio da organização é permitido. Restrição de conteúdo Outra característica do MDM é a restrição de conteúdo, ou seja, impõe limitações ao conteúdo que pode ser acessado. Esse conteúdo pode ser vídeos, áudios, websites e assim por diante. Essa restrição é fundamental para os dispositivos da própria empresa, principalmente, se forem destinados para o cliente (como uma ferramenta usada para realizar vendas). É necessário também limitar as compras, evitando que outros aplicativos sejam adicionados aos dispositivos sem a devida autorização da equipe de TI. Alguns desses aplicativos podem até mesmo comprometer a segurança do dispositivo. Definições pré-configuradas Essas definições são outro aspecto da gestão de dispositivos móveis. Elas permitem a configuração automática de serviços empresariais, o

Confira 8 boas práticas ao estabelecer uma política de dispositivos A sua empresa adota algum tipo de política de dispositivos para regulamentar o uso de equipamentos dos colaboradores? Isso é importante para evitar o gasto muito elevado em telecomunicações, bem como diminuir as possibilidades de os equipamentos serem invadidos por hackers ou contaminados por vírus. As políticas para o uso de dispositivos móveis podem variar de acordo com a necessidade de cada empresa. Os bancos, por exemplo, precisam proporcionar segurança máxima para transações de dados dos clientes, enquanto um e-commerce deve prezar para que não façam dados de cartões de crédito de seus clientes. Nesse cenário, observa-se que não há regras padronizadas para a criação de uma política de dispositivos — é preciso conhecer a realidade da sua empresa para desenvolver a melhor solução. Apesar disso, existem boas práticas para adotar esse tipo de política. Continue a leitura e saiba quais são as principais delas. 1. Defina um limite de gastos Os gastos com uso de sistemas de telecomunicações, como quando os colaboradores têm celulares empresariais, podem ser exorbitantes se não forem controlados. Isso porque os funcionários podem usar os telefones para fazer ligações pessoais, o que onera muitos custos para a empresa. Por esse motivo, é preciso definir uma política que estabeleça um limite de gastos para situações como essa. Além disso, é interessante verificar também se os equipamentos de uso corporativo não estão sendo usados para questões particulares dos colaboradores. É necessário criar uma cultura organizacional em que os funcionários administrem os gastos como se fossem um orçamento pessoal deles. 2. Proporcione medidas de segurança É responsabilidade da empresa oferecer as medidas de segurança para os computadores e outros dispositivos de comunicação e informática utilizados. As equipes de TI devem desenvolver ou contratar softwares de antivírus de qualidade. Além disso, deve haver um controle de uso dos programas usados pela empresa. Deve ser proibido que os funcionários acessem, nos computadores e outros dispositivos da empresa, sites duvidosos ou que não tenham fins profissionais. Esses equipamentos precisam ser totalmente restritos para objetivos organizacionais. 3. Crie um termo de responsabilidade Quando a empresa fornece equipamentos para os colaboradores realizarem o seu trabalho, é preciso que se crie um termo de responsabilidade de uso. Trata-se de um documento em que o colaborador assume que é responsável pelo cuidado desses equipamentos. Esse termo, que pode ser desenvolvido pelo setor jurídico da empresa em parceria com a área de TI, deve conter cláusulas que descrevam de forma clara as responsabilidades que cada um tem com os equipamentos da empresa. 4. Faça um inventário de dispositivos É fundamental que a empresa tenha um controle completo de todos os equipamentos de informática que possui. Por isso, é recomendado que se faça um inventário completo e catalogado com a identificação de cada item. A equipe de TI também precisa desenvolver um meio para que todos os itens sejam localizados facilmente, como o uso de códigos de barras ou uma linha digitável. 5. Realize treinamentos adequados Não basta criar uma boa política de uso de dispositivos da empresa, é preciso que os colaboradores tenham consciência do que precisa ser feito, bem como as responsabilidades que eles têm com os equipamentos. Para que isso aconteça, o mais indicado é que sejam feitos eventos internos, como treinamentos empresariais. Nesses encontros, um porta-voz da empresa ou gerente de TI deve explicar sobre a necessidade do uso das políticas e como isso é importante para o bom funcionamento das atividades da organização. 6. Considere as limitações de dispositivos particulares Atualmente, existem muitas empresas que adotam o modelo BYOD — sigla em inglês para “Bring Your Own Device”, algo que pode ser traduzido como “traga o seu próprio dispositivo”. Trata-se, portanto, de uma metodologia de trabalho em que os funcionários podem usar os seus próprios dispositivos (como notebooks, tablets e smartphones) para atividades de trabalho. A popularização dos celulares, por exemplo, tornou desnecessário que a empresa forneça esse equipamento aos seus colaboradores e isso gera economia. Por outro lado, alguns riscos também podem ser assumidos ao se adotar essa postura. Quando isso acontece, os riscos de a empresa ter a rede contaminada com vírus, por exemplo, é mais fácil de ocorrer. Isso porque os colaboradores podem acessar sites e baixar programas para seu uso pessoal, fugindo um pouco do controle da empresa. O ideal é que, mesmo nos casos em que se pratica o BYOD, sejam dadas orientações aos seus colaboradores para que eles tomem certos cuidados, como sempre ter um bom antivírus instalado no equipamento. 7. Divulgue as normas e regras em relação ao uso de dispositivos móveis Além dos treinamentos realizados na empresa, também é importante que as regras e normas da política de dispositivos sejam corretamente divulgadas para os colaboradores. Para isso, é preciso que a equipe de TI que elaborou a política se comunique com o departamento de comunicação interna ou recursos humanos para que sejam emitidos comunicados nos canais de informação para os colaboradores, como newsletter, jornais, revistas da empresa, murais etc. 8. Escolha o tipo de política que pode ser implantada Existem quatro tipos básicos de política de dispositivos que podem ser colocados em prática nas empresas. É preciso que você escolha um deles de acordo com as necessidades do seu negócio. No primeiro modelo, a companhia compra um dispositivo para o colaborador, que passa a cuidar do equipamento como sua propriedade. Em outro modelo, os funcionários utilizam os equipamentos da empresa. Outra possibilidade é o BYOD, anteriormente citado, em que os colaboradores utilizam os seus próprios equipamentos para realizar os seus trabalhos na organização. Por último, existe um modelo de política chamado de transferência legal. A transferência legal ocorre quando a empresa compra um dispositivo para o funcionário e, no momento em que ele for desligado da organização, pode ser solicitada a devolução ou a compra do equipamento por parte da empresa. Compreender quais são as principais boas práticas para se estabelecer uma política de dispositivos é muito importe para as organizações. Isso se