Toda empresa precisa de uma gestão de fornecedores, sabemos que por vezes parece algo bem difícil e que deixa você atolado em planilhas e recursos manuais.

Mas e se você tivesse uma solução que te trouxesse números precisos e dados de forma clara e objetiva? Sem precisar de diversas planilhas para ver por exemplo: a data de reajuste de um contrato.

Quando você foca em uma gestão de fornecedores a primeira pergunta é quando renegociar um contrato, pesquisar sobre um fornecedor, muitas vezes a empresa perde de fazer um reajuste melhor por não possuir uma solução que foque em números precisos e uma dashboard que mostre em tempo real como está o pagamento da empresa, datas de vencimento, quando foi pago, vence e afins.

O que é gestão de Fornecedores:

Gestão de fornecedores é ter o controle total de todas as despesas que seu negócio possui, custos, faturas, notas, seja do passado ou presente. Com esse controle é possível gerenciar de maneira eficiente os valores gastos, se realmente aquele serviço contratado depois de algum tempo faz sentido mantê-lo, se preparar para eventuais renovações, evitar multas indesejadas e muito mais.

Gerenciar sua grade de fornecedores, é você ter todas as esclarecimento de cada serviço que é prestado em um único local, centralizando todas as informações para futuras auditorias, prestação de contas, balanço, entre outras situações. Evidenciando cada vez mais que ter uma gestão de fornecedores eficaz é primordial para o funcionamento da empresa.

Sendo assim, gerenciar o que está dentro da sua empresa, tem seu custo e esse valor deve ser acompanhado, para não estourar futuros orçamentos, até propriamente não impactar em investimentos que a empresa gostaria de realizar. Gerenciar fornecedores é uma prática utilizada por quem é designado a fazer o controle e negociação de todos os serviços que são fornecidos ao longo dos meses, os cargos que mais costumam executar essa gestão são: Controlllers, Gerentes, Coordenadores, Telecom.

Como funciona a gestão de fornecedores:

A Gestão de fornecedores funciona de modo que você terá um controle eficiente, sempre voltado a levar para a empresa uma forma de diminuir despesas deixar claro onde a empresa pode melhorar e qual fornecedor não se encaixa mais com o momento da empresa.

Com foco em ferramentas que encurtem seu caminho, melhorem a sua visibilidade e perspectiva de gasto diminuam, porém é necessário entender até qual ponto aquela solução pode atender sua demanda com eficiência.

Quais são os principais benefícios de ter uma gestão de fornecedores:

Quando você passa a utilizar uma solução focado em gestão de fornecedores passa a ter alguns benefícios como por exemplo;

Garantir que seja feito um mapeamento e consolidação de todas as despesas da sua empresa:

garantindo assim uma melhor visibilidade total dos gastos da empresa.

Diminuir desperdícios:

tendo assim um controle sobre cada item contratado, monitorando a utilização e garantindo assim que não ficará recursos parados.

Ter um melhor preparo de orçamento e gestão de custos:

é fundamental quando se busca controle e acompanhamentos dos gastos.

Oportunidade de reavaliar os contratos com os fornecedores:

com isso você poderá negociar melhores condições e negociar com novos fornecedores que se encaixe melhor na sua empresa.

Entre diversos outros benefícios que você passará a ver no dia a dia da sua empresa isso incluindo uma solução que traga eficiência e qualidade.

Qual o impacto de não ter uma gestão de fornecedores:

Quando falamos sobre os benefícios também nos atentamos aos impactos de não possuir uma gestão ou solução para fornecedores, saber que é necessário mudar o cenário num todo.

Então vamos entender o que causa impacto:

Execução Manual da Atividade:

Se a sua operação está amarrada a pessoas, planilhas complexas, recebimento e envio de contas via e-mail, a probabilidade de erros aumenta de forma considerável, uma vez que diversos fatores externos podem atrapalhar na rotina de acompanhamento da atividade.

Falta de Visibilidade dos Dados Financeiros:

Não ter um mapa centralizador com as informações é prejudicial ao andamento de todo o processo de pagamentos.

Realização de Pagamentos em Atraso:

Sem um controle eficaz de acompanhamento do recebimento das contas a chance de perder o prazo de vencimento para a execução do pagamento é enorme. A perda do prazo de pagamento impacta em duas frentes nas empresas: dispensa de um valor financeiro maior que o planejado com o pagamento de juros e multas, além da possibilidade de parada do fornecimento do serviço contratado, gerando perdas substanciais em receita financeira e em produtividade

Alocação de Despesas:

É preciso identificar de forma assertiva o originador das despesas para que a alocação dos custos ocorra de forma coerente. A apuração de dados ocorrendo de forma manual é complexa e gera questionamentos de todos os envolvidos nos processos

Desequilíbrio das atividades do time Financeiro:

Processos manuais exaustivos levam uma sobrecarga e perda de produtividade do time envolvido na atividade, gerando grande desgaste aos colaboradores envolvidos na execução das tarefas.

Como uma gestão de fornecedores automatizada reduz os custos de ti:

Já parou para observar em como ter uma solução que trabalhe de modo a automatizar os processos pode trazer grandes benefícios para sua empresa?

Quando falamos de empresas e gestão nos deparamos com alguns pontos fundamentais como por exemplo: segundo um estudo realizado pela Economatica em 10 anos a dívida de empresas abertas subiu drasticamente de 486 bilhões para 1,213 trilhões de reais representando um percentual de 149,6%, isso sem contar com a Inflação que se acumulou em 66,7% um crescimento de quase 50%.Tendo em vista que um dos motivos de tais endividamentos, se dá por um balanço feito de forma equivocada, gerando assim uma falta de liquidez o que com a pandemia trouxe um crescimento de 15,1% em dívidas líquidas, com isso entende-se que exista a vontade de melhoria, porém não estão encontrando os meios corretos como dito pelo economista Evandro Buccini:

“Dá para perceber a intenção das empresas de fortalecer seus balanços para enfrentar a crise. O pior de tudo seria morrer por falta de liquidez”

Quando observamos tais dados a conclusão é ter uma solução que mostra os fluxos da empresa de forma clara e objetiva, saindo do uso excessivo de manual trabalho que normalmente leva muitas horas.

Quando você automatiza processos garante que todos os custos fiquem a vista, assim não corre o risco de pagar com atraso, diminuindo assim a oportunidade de se endividar pois vai saber o que foi pago, o que não foi e os próximos vencimentos.

O que devo considerar dentro da uma gestão de fornecedores:

Quando o assunto é ter uma boa gestão de fornecedores alguns pontos são importantes:

Visibilidade completa do ciclo Financeiro:

Permitindo o acompanhamento de cada etapa do processo do pagamento, desde o momento da captura das faturas/contas até a efetivação do pagamento.

Automação de Tarefas:

Permitindo grande otimização de tempo e segurança nas execuções

Estabilidade Operacional:

Uma vez que o fluxo de pagamento acontece de forma integra e correta, mitigamos o risco de indisponibilidade/corte de serviços que afetam o rendimento de toda a cadeia produtiva

Previsibilidade de Custos:

Com o mapeamento dos contratos aliado a execução eficaz do ciclo de pagamentos, conseguimos analisar de forma assertiva o comportamento das despesas, trazendo um panorama claro para futuros direcionamentos.

Evite Desperdício de Dinheiro:

Garantindo o fluxo assertivo de pagamentos evite o pagamento de multas e juros que consomem verba não planejada do seu orçamento.

Focando em todos esses pontos você terá uma gestão mais eficiente e que traga resultados de forma muito mais prática, já que fica visível, com automação, evitando desperdício, tendo visibilidade e previsibilidade.

Quais funcionalidades são necessárias para uma gestão de fornecedores eficiente:

Agora que já sabe quais são os desafios e vantagens de ter uma solução de fornecedores que de fato traga uma melhor resolução para sua empresa, focando na melhoria nos processos de gestão de fornecedores e com funções que facilitam o dia a dia de sua empresa, com isso você tem uma melhor aplicação de seu orçamento e garante uma melhor entrega com:

Consegue negociar:

A solução te traz em uma dashboard, dinâmica e de fácil compreensão dados atualizados sobre quando será a data de renovação de seus contratos.

Evita juros e multas:

Com uma interface intuitiva você saberá exatamente qual fatura já foi paga e alerta sobre quais estão para vencer, deste modo não corre o risco de esquecer de efetuar o pagamento.

Em um único lugar:

Uma plataforma que conversa com os principais sistemas de gestões utilizados atualmente, todos os seus contratos, faturas, nota fiscais em um único lugar, o que dá uma segurança maior quando se trata de diversos fornecedores.

Gerenciamento inteligente:

Consegue acompanhar por centro de custo qual gasta mais, onde precisa de atenção com equipamentos.

Um orçamento preciso:

Com todas as funcionalidades oferecidas sua empresa terá uma queda nos desperdícios e assim contará com um orçamento claro e objetivo.

Por que é necessário ter um provisionamento de faturas de fornecedores?

O processo de provisão de faturas de fornecedores é extremamente importante, porque uma vez que ele melhora o controle dos recursos financeiros e aumenta a transparência do ciclo de gestão de pagamentos. E o que é exatamente a ação da Provisão?

O provisionamento está focado na cobertura de um gasto que vai acontecer, cujo fornecedor processou o faturamento fora do período de emissão correspondente a prestação de serviço

Com isso é possível listarmos algumas desvantagens que as empresas podem ter por não possuir um provisionamento de faturas correto:

Dificuldade na Identificação da emissão do faturamento por parte do fornecedor:

só percebendo o buraco do faturamento quando o serviço é cortado e gera impacto ao negócio;

Preenchimento de diversas planilhas:

Para repassar a informação ao departamento financeiro

Provisionamento fechado:

onde a alocação de custos acontece integralmente a um único centro de custo por falta de informação de quem consumiu os serviços prestados

Falta de histórico de faturamento anteriores:

para geração das médias a serem aplicadas na elaboração da alocação de custos

Controle manual do fluxo de baixa de provisão e reprovisionamento de fatura e Desvio orçamentários que podem impactar no resultado da sua empresa

Quando falamos em gestão de fornecedores muitos pontos podem ser importantes e de certo modo prejudicial para sua empresa quando a gestão é feita de forma incorreta, com isso uma solução que foque em trazer melhorias e garante uma entrega objetiva e com resultados de longo prazo.

Muitos dos ajustes que citamos acima você faz com a gestão de fornecedores Navita, onde contamos com um amplo sistema que une gestão, todos os seus fornecedores e uma dashboard intuitiva.

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