Rateio de custos de telecom: como distribuir e controlar gastos por departamento?

Você sabe exatamente quanto cada departamento da sua empresa gasta em telecom por mês? 

Não o total da fatura, o gasto de cada área (por linha, por colaborador, por centro de custo.) 

Se a resposta for “teria que verificar” ou “mais ou menos”, então o problema não é o gasto, é a ausência de visibilidade e sem visibilidade, o rateio de custos de telecom é uma estimativa. 

O rateio de custos de telecom é o processo que distribui os gastos com telefonia corporativa pelos departamentos, filiais ou projetos que os geraram. Quando bem feito, ele revela qual área consome mais, onde há desperdício e onde o orçamento pode ser realocado. 

Este guia explica como estruturar o rateio de custos de telecom, quais métodos existem, onde a planilha falha e como o TEM automatiza o processo para que a distribuição de custos seja precisa todo mês.

O que é rateio de custos de telecom e por que importa 

Rateio de custos de telecom é a distribuição proporcional dos gastos com telefonia corporativa entre os diferentes centros de custo da empresa dividido por: departamentos, filiais, projetos ou unidades de negócio. 

Sem rateio, o custo de telecom aparece como uma linha única no orçamento de TI, sendo um número global que ninguém questiona porque ninguém sabe de onde vem. Já com o rateio de custos, cada área vê o que gerou e pode ser responsabilizada por isso. 

O rateio de custos de telecom revela: 

→ Qual departamento usa mais linhas do que precisa  

→ Quais centros de custo têm colaboradores desligados com linhas ainda ativas  

→ Onde o consumo de dados está acima da franquia contratada  

→ Quais áreas usam roaming com mais frequência e sem pacote contratado 

Sem essa visibilidade, o gestor de TI e o CFO tomam decisões sobre telecom baseados no número total e não na composição desse valor, e é na composição que estão os desperdícios. 

Saiba mais sobre como a auditoria de fatura de telecom revela o que está escondido na fatura.  

Os principais métodos de rateio de custos de telecom 

Os principais que podemos citar aqui são:

Rateio por linha (o mais preciso para telecom) 

Cada linha é associada a um colaborador, que pertence a um departamento ou centro de custo. O custo dessa linha é atribuído integralmente ao centro de custo correspondente. 

É o método mais preciso para telecom corporativo porque o gasto de cada linha é rastreável até o usuário que o gerou. A maior dificuldade está em manter o vínculo linha-colaborador-departamento atualizado quando há movimentações internas. 

Rateio por consumo 

O custo total de telecom é distribuído proporcionalmente ao consumo de cada área: volume de dados, minutos de voz ou número de linhas ativas por departamento. 

Funciona bem em empresas com perfis de consumo muito diferentes entre as áreas. O problema é que exige dados de consumo por linha, que só existem se a empresa tiver inventário organizado. 

Rateio por headcount 

O custo total de telecom é dividido pelo número de colaboradores de cada departamento, ou seja, cada área paga proporcionalmente ao seu tamanho. 

É o método mais simples, mas o menos preciso. Uma área com 10 colaboradores que viajam internacionalmente frequentemente paga o mesmo por colaborador que uma área com 10 colaboradores que raramente usam o celular corporativo. 

Rateio por faturamento 

O custo de telecom é distribuído proporcionalmente à participação de cada área no faturamento da empresa, esse metódo é mais usado em consultoras e empresas de serviços, onde o telecom está diretamente ligado à geração de receita por projeto ou cliente. 

Por que o rateio manual de telecom falha 

O rateio de custos de telecom feito em planilha funciona enquanto: 

→ O responsável pela planilha não sai de férias  

→ Nenhum colaborador muda de departamento sem avisar o TI  

→ Nenhuma linha nova é contratada fora do processo padrão  

→ Alguém lembra de cancelar a linha quando o colaborador sai 

Na prática, nenhuma das quatro condições é sustentável em empresas com dezenas ou centenas de linhas e movimento interno constante de colaboradores. 

O resultado é um rateio desatualizado, que distribui custos de linhas que não existem mais para departamentos que não têm mais aqueles colaboradores. 

Como fazer rateio de custos de telecom na prática 

Na prática o rateio funciona assim:

Inventário de linhas atualizado 

O rateio de telecom começa com o inventário: todas as linhas ativas, com o colaborador associado, o departamento e o centro de custo, sem ter esse inventário atualizado, o rateio distribui custo para as áreas erradas. 

Importação da fatura em formato eletrônico 

A fatura precisa ser processada linha por linha. A operadora envia a fatura em formato eletrônico editável, e com o TEM, a importação desse documento é automática. 

Vinculação de cada linha ao centro de custo 

Cada item da fatura é vinculado à linha correspondente, que está vinculada ao colaborador e ao departamento. O custo é alocado automaticamente para o centro de custo correto. 

Tratamento de custos compartilhados 

Alguns custos de telecom são difíceis de atribuir a um departamento específico, como: links de dados compartilhados, ramais de recepção, serviços corporativos. Esses custos precisam de critério de rateio específico: por headcount, por faturamento ou por uso estimado. 

Validação e aprovação 

Antes de fechar o rateio, cada gestor de área deve poder revisar os custos atribuídos ao seu departamento, para que as discrepâncias sejam identificadas e corrigidas antes do fechamento contábil. 

Integração com ERP 

O rateio finalizado é exportado para o ERP da empresa, com os lançamentos por centro de custo prontos para contabilização. Sem integração, essa etapa é manual e sujeita a erro. 

Sua empresa faz o rateio de custos de telecom em planilha? Veja como o TEM automatiza esse processo. Saiba como o TEM Navita Connect faz rateio automático de telecom por departamento.

Como o TEM automatiza o rateio de custos de telecom 

O Navita Connect, TEM da Enghouse Navita, automatiza o rateio de custos de telecom em todas as etapas: do inventário à integração com ERP. 

Inventário em tempo real

Todas as linhas, colaboradores e centros de custo centralizados em um único painel, atualizado em tempo real, como por exemplo: quando um colaborador muda de departamento, a linha é transferida para o novo centro de custo, ou quando um colaborador sai, a linha aparece como ociosa e é sinalizada para cancelamento. 

Importação automática de faturas

A fatura é importada diretamente da operadora em formato eletrônico e o sistema reconhece automaticamente o formato de faturas das principais operadoras brasileiras, sem precisar de digitação manual.

Rateio automático por centro de custo

Cada item da fatura é distribuído automaticamente pelo centro de custo correspondente, conforme o vínculo linha-colaborador-departamento do inventário, já os custos compartilhados seguem o critério de rateio configurado pela empresa.

Configurador de modelos de rateio

Para empresas com modelos de rateio complexos, com: múltiplos critérios, centros de custo aninhados, projetos com alocação parcial, o Navita Connect permite configurar modelos personalizados que se aplicam automaticamente a cada fatura.

Integração com ERP

O rateio finalizado é exportado diretamente para o ERP da empresa com os lançamentos por centro de custo prontos para contabilização, sem etapa manual de transcrição.

Dashboard de custos por departamento

Gestores de cada área têm acesso ao painel de custos do seu departamento: com histórico, comparativo por período e detalhamento por linha, assim o TI e o Financeiro têm a visão consolidada de toda a empresa. 

Saiba mais sobre como a gestão de custos de telecom funciona do inventário à contestação automática pela Anatel. 

Quer ver como o rateio de telecom funciona com os dados reais da sua operação? Quero um diagnóstico gratuito de gestão de telecom.

Perguntas frequentes sobre rateio de custos de telecom 

Se fez sentido pra você, fala com a gente. Quero entender como o TEM Navita Connect automatiza o rateio de telecom da minha empresa.