Home office no orçamento da empresa: Como reduzir os custos de TI?

Mesmo antes da pandemia, a Tecnologia da Informação como um todo já vinha se tornando um departamento estratégico dentro das empresas. Com a urgência de acelerar os projetos de transformação digital, os profissionais da área ganharam ainda mais notoriedade e importância, ao mesmo tempo em que surgiam os desafios: como manter a performance da empresa em home office

Assim como acontece diante de outras mudanças, foi preciso adaptação, tanto dos profissionais de TI, como também do restante dos colaboradores. E não apenas isso, sem uma gestão de orçamentos eficiente, os custos poderiam ir às alturas.

Dados móveis, Telecom, segurança da informação, estes gastos sempre existiram, mas com o trabalho a distância, as demandas sofreram muitas alterações. Como se adaptar às mudanças de TI? Como tornar a função do gestor um pouco mais simples? 

Neste post, abordaremos estas e outras questões para tornar a gestão de orçamentos de TI, principalmente durante o home office, mais precisa e eficiente. Continue a leitura!

O que é home office?

Home office… Quem diria que estas palavras ganhariam tamanha relevância como nos últimos meses, não é mesmo?

 Para quem ainda não sabe, home office é um termo em inglês que significa “escritório em casa”. Em outras palavras, quem adere ao home office desempenha as mesmas funções e rotinas que executaria dentro do ambiente corporativo, porém a partir de suas próprias casas.

No entanto, para empresas e profissionais que já atuam ou pensam em implementar o home office nos próximos meses, este modelo de trabalho alcançou novas possibilidades muito interessantes.

A GeekHunter, uma startup especializada em consultoria e recrutamento de profissionais de Tecnologia da Informação afirmou, recentemente, que houve um aumento de 310% de vagas abertas no setor de TI apenas em 2020. E até 2024, a expectativa é de que abram mais 420 mil cargos na área.

esta publicação da revista digital Exame aponta mais de 2 mil vagas abertas nos primeiros meses de 2021 que buscam contratar profissionais para atuar em trabalho remoto. As vagas abrangem um grande leque de profissões, que vão desde Marketing, Logística, RH e Vendas, entre outros.

Esta ampla demanda por novos profissionais somada ao home office têm aberto, para líderes corporativos e recrutadores, a possibilidade de contratar colaboradores de localidades distantes ou até mesmo de outros países. 

Ou seja, se antes isso era impossível, já que o colaborador teria que se mudar para estar perto da empresa, e a própria empresa teria que arcar com muitos custos, hoje em dia se tornou uma estratégia muito plausível e bastante vantajosa para ambos.

Mas a popularização do home office não foi a única modalidade a estar em evidência nos últimos tempos, outros termos também surgiram, mas diferem uns dos outros em algumas questões. Vamos abordá-las agora:   

Home office vs trabalho remoto: qual a diferença?

Enquanto o home office, como diz o próprio nome, deve ser executado a partir da casa dos colaboradores, o trabalho remoto é feito a partir de qualquer local, como um escritório compartilhado, outra sede da empresa, durante uma viagem de negócios, entre outros. Ou seja, podemos chamar o home office de trabalho remoto, mas o oposto não é verdadeiro. 

Outra diferença entre as modalidades de trabalho é que o home office, quando instituído de uma hora para outra, como aconteceu durante a pandemia, obriga os colaboradores a seguirem a mesma carga horária da empresa. 

Contudo, quando um funcionário é contratado num formato de trabalho remoto, como acontece com os freelancers, por exemplo, não existe a mesma rigidez de controle de jornada e produtividade desde que os objetivos sejam desenvolvidos dentro dos prazos e na qualidade esperada. 

Agora que as diferenças entre home office e trabalho remoto já estão mais claras, vamos mostrar onde entra o coworking neste assunto.  

Home office e coworking: qual a diferença?  

Nos últimos tempos, mas principalmente durante o ano de 2020, o trabalho remoto mostrou que a possibilidade de trabalhar num formato diferente do tradicional poderia ser benéfica para empresas e colaboradores também a longo prazo. E este movimento tem sido tão intenso que até se criou um termo para descrever profissionais que atuam nestes novos formatos de trabalho: officeless.

Muitas empresas decidiram reduzir o número de sedes ou até mesmo fechar as portas por tempo indeterminado. O número de colaboradores continua o mesmo, porém podem optar por trabalhar de quaisquer outros lugares, inclusive de casa ou em escritórios compartilhados, os famosos coworkings. Estes funcionários, ligados a uma corporação, porém sem ambiente físico para recorrer, são chamados officeless, ou “sem escritório”. 

Outros profissionais também podem receber a nova nomenclatura de trabalho, como os autônomos ou MEIs, por exemplo, que não precisam necessariamente ter um formato físico de empresa. 

Os coworkings aparecem como importante alternativa para os officeless. Sempre que for necessário fazer uma reunião ou conversa formal ou até mesmo ter acesso a outras ferramentas tecnológicas, é possível ir até um ambiente compartilhado para fazê-lo. 

Além disso, para as empresas que reduziram sedes sem diminuir a força de trabalho, existe uma flexibilização de escritórios. Nesta estratégia, há um revezamento do espaço físico e da infraestrutura, e os funcionários podem ter acesso sempre que necessário.

Ou seja, não existe relação entre home office e coworking, já que o home office é executado da casa do colaborador. No entanto, para o trabalho remoto, o coworking aparece como alternativa quando o ambiente corporativo é exigido para qualquer finalidade ou para ter acesso a tecnologias, equipamentos e dispositivos diferentes.     

Como implementar o home office?

Para determinados setores, implementar o home office é uma estratégia rápida e barata, basta que o profissional tenha acesso à internet, à nuvem e um computador que suporte as ferramentas de trabalho e de colaboração. Para o departamento de TI, aderir ao home office de uma hora para a outra é um pouco mais complicado e exige uma boa gestão de orçamentos

Acompanhe algumas dicas necessárias para implementar o home office de maneira mais eficiente. 

Aquisição de infraestrutura de tecnologia

Para alguns profissionais, como os da área de TI, por exemplo, um simples notebook não conseguirá dar conta das necessidades que a profissão demanda. Ou seja, antes que os colaboradores sejam mandados para casa, e principalmente se o home office for uma necessidade urgente como aconteceu durante a pandemia, muitas tomadas de decisão são importantes.

A primeira ação é a gestão de orçamentos de tecnologia. É necessário que os profissionais tenham em casa os softwares e hardwares adequados e configurados de acordo com suas funções, que podem ser comprados ou alugados. Em relação aos dispositivos móveis, a estratégia BYOD pode reduzir os custos da compra de novas ferramentas

Além disso, para que o acesso às informações da empresa sejam feitos com segurança a partir de uma conexão pública, o uso da VPN (rede privada virtual) é uma excelente alternativa. 

Mas, apesar do trabalho ser feito de forma remota, o cotidiano de uma empresa exige trocas de informações em tempo real. Ou seja, a empresa precisa investir em salas virtuais e ferramentas de colaboração que ofereçam funcionalidades que estejam de acordo com as necessidades das equipes.    

E, por último, as assinaturas digitais. Principalmente durante as assinaturas de contrato, mas também em outros processos, elas são fundamentais para garantir a integridade, autenticidade e validade jurídica de documentos digitais.    

Definição de políticas de home office

O home office por si só já demonstra uma maior flexibilidade em relação à rigidez que o trabalho presencial exige. Mas isso não quer dizer que ele deva ser levado com menos seriedade. 

Neste caso, vale a pena definir uma política de horário de expediente, horas extras, condutas on-line, entre outras iniciativas. Por exemplo, se um dos colaboradores preferir trabalhar durante as madrugadas, acabará interferindo na produtividade do restante do departamento? Se a resposta for sim, é necessário manter uma jornada de trabalho durante o horário comercial. 

E quanto às horas extras? Até antes da pandemia, profissionais em home office não podiam fazer horas extras. Porém, o Ministério Público do Trabalho, após a intensa adesão ao trabalho remoto por conta da pandemia, publicou novas orientações (nota técnica nº17/2020) que regulamentam algumas questões do home office, como privacidade, ergonomia, jornada de trabalho e horas extras. 

Para o monitoramento de jornada de trabalho, já existem softwares de controle de ponto que podem ser implementados na equipe. Se apenas a análise de produtividade e desenvolvimento de projetos é suficiente, os gestores e líderes podem utilizar ferramentas prontas disponíveis no mercado ou adquirir um software de gestão mais específico e personalizado.  

Quanto custa implementar o Home Office?

A gestão de orçamentos e os custos relacionados à implementação do home office podem ser muito variados e a análise deve ser feita de acordo com as características da equipe. 

Com certeza os profissionais precisarão de softwares e hardwares adequados. Neste caso, a corporação vai aderir ao BYOD ou concederá ferramentas exclusivas para o trabalho? E estas ferramentas serão adquiridas ou alugadas? 

O investimento da aquisição dos equipamentos é pontual, porém os processos de manutenção devem ser responsabilidade da empresa. Já durante o aluguel, o pagamento é mensal, mas quaisquer problemas que aparecerem são resolvidos pelo fornecedor.   

Para os dispositivos móveis surgem outras questões envolvidas na gestão de orçamentos, como manutenção dos equipamentos, segurança móvel, gestão de dados móveis, telecom e telefonia, entre outros. Será que apenas a equipe consegue fazer um monitoramento eficiente ou a empresa acaba pagando valores elevados e imprecisos? 

Outra questão relacionada à gestão de orçamentos é o ambiente de trabalho e a ergonomia dos profissionais. Algumas empresas têm investido em infraestrutura física de trabalho, como compra de cadeiras e escrivaninhas e até mesmo ajuda de custo com internet e luz como forma de garantir a produtividade e o conforto da equipe em home office

Todos estes custos devem ser pensados e balanceados para que o home office da equipe de TI possa trazer vantagens tanto para a empresa quanto para os profissionais.

Confira algumas dicas que podem ser bastante úteis no controle de custos do home office.   

Como reduzir custos durante o home office

Neste ponto, já deve ter ficado claro o que é o home office assim como as principais diferenças entre os novos modelos de trabalho remoto e como implementá-los com sucesso. Porém, um fator muito importante ainda não foi detalhado: como manter a gestão de orçamentos sob controle? 

Como abordamos acima, alguns custos, se não forem monitorados com cautela, podem aumentar bastante durante o home office. A boa notícia é que já existem empresas especializadas em gestão de mobilidade, custos de TI e Telecom para negócios de todos os tamanhos, como é o caso da Navita

Sua plataforma Connect ITEM, por exemplo, oferece um conjunto de módulos para que os clientes possam fazer uma gestão de orçamentos e custos por conta própria ou contratar um serviço gerenciado profissional, Navita Consulting

Entenda quais módulos da Connect ITEM pode ajudá-lo no controle de custos:

Dados móveis

É importante garantir que os dados dos pacotes corporativos não sejam desperdiçados. Neste momento, entender e moderar este custo é essencial. Com a plataforma Connect ITEM, é possível rastrear os custos dos dados móveis, ter uma visibilidade inteligente dos gastos e ter certeza de que não está pagando por pacotes de dados sem utilização.

Contratação de links

Garanta sua operação mesmo que remotamente! Não deixe que seus links fiquem indisponíveis por falta de pagamento. Pela plataforma da Navita é possível fazer a gestão do inventário de links, evitar indisponibilidade por falta de pagamentos e ter mais visibilidade sobre seus contratos e faturas.

Ativos de TI

Até pouco tempo, nem toda operação contava com notebooks, tablets e headsets. Agora, é essencial que cada colaborador tenha o seu próprio gadget. Mas como controlar o inventário com precisão? A Connect ITEM oferece uma função de inventário completo dos equipamentos, dessa forma é possível saber com exatidão com quem está cada ativo e não correr o risco de contratar mais itens do que você precisa. Ou seja, a plataforma da Navita garante uma gestão de custos de licença e locação de equipamentos muito mais eficiente.

Telecom e telefonia

As despesas com comunicação podem virar uma bola de neve quando as tarifas saem do controle. O Navita ITEM coloca o controle destes custos na ponta dos seus dedos. Por meio da solução, gerencie contratos e faturas das novas linhas, audite as faturas para não gastar mais do que precisa e identifique linhas sem consumo. Corte custos desnecessários!

Quanto custa a segurança?

Oferecer segurança para sua empresa sempre foi essencial. Com o home office, esta necessidade tornou-se ainda mais urgente! É preciso ter certeza de que os dados corporativos estejam protegidos. Mas quanto custa a contração de novas licenças, VPN, firewall, entre outros? O Navita ITEM pode te ajudar nessa tarefa! Tenha a visibilidade de todos os gastos envolvidos, evite multas e indisponibilidades por falta de pagamento e ainda identifique excessos e oportunidades de redução de custos!

Qual é o futuro do trabalho?

A pandemia do COVID-19 transformou a forma com que os profissionais e empresas sempre trabalharam e, aos poucos, tem mostrado que o ‘novo normal’ dos modelos de trabalho pode ser mantido a longo prazo. 

Home office, coworking, officeless, formato híbrido: todos estes novos modelos podem trazer vantagens e desvantagens que precisam ser analisadas com cautela antes que a decisão seja tomada. 

Mas o futuro do trabalho vai muito além do trabalho remoto. Com o passar dos anos, os profissionais já vinham exercendo um papel mais ativo na escolha das empresas, que ficou mais evidente no pós-pandemia. Agora as pessoas valorizam muito mais do que o status financeiro e querem mais qualidade de vida e tempo para desenvolver projetos pessoais. 

Para que estas necessidades sejam consideradas, o mercado corporativo está começando a aderir aos projetos temporários, flexibilização de contratos entre outras iniciativas menos rígidas. 

Outra tendência, que foi potencializada e facilitada pela forte adesão ao home office é a globalização de talentos, já que não é mais necessário estar presente fisicamente num ambiente para exercer sua profissão.

Agora vamos mostrar quais ferramentas tecnológicas estão permitindo que os profissionais tenham a mesma qualidade e produtividade em seus projetos durante estes novos formatos de trabalho. 

Quais ferramentas são necessárias para o home office?

Durante este post, nós já abordamos superficialmente quais ferramentas eram necessárias para implementar um home office. Agora, vamos mostrar que tecnologias são essas e discutir um pouco mais sobre cada uma delas.

Ferramentas de comunicação e videoconferência

A única forma de manter a qualidade nas entregas de projetos em home office é por meio da comunicação constante, mesmo que ela seja feita virtualmente. 

Qual foi a última vez que você recebeu uma ligação telefônica para resolver um problema? Com certeza você não se recorda. Isso porque este aspecto dos modelos de trabalho também sofreu mudanças. 

A comunicação é muito mais eficiente se for feita por meio de ferramentas desenvolvidas especificamente para isso, que permitem interações por vídeo, mensagens e apenas áudio, além de consultas e trocas de arquivos em tempo real.

Entre as ferramentas de comunicação mais escolhidas nos últimos tempos, podemos citar: 

Microsoft Teams

Para as equipes que utilizam tecnologias e sistemas operacionais da Microsoft, o Microsoft Teams é uma excelente ferramenta de comunicação porque permite integração a outras ferramentas da Microsoft, a usabilidade é gratuita para até 300 usuários e 10GB de armazenamento e oferece todos os tipos de comunicação, desde as simples mensagens de texto e voz até videoconferências e transmissões ao vivo.  

Slack

Esta ferramenta tem sido uma escolha popular para as empresas que implementaram o home office. Por meio do Slack, é possível criar salas diferentes para grupos e equipes, o que torna toda a comunicação muito mais otimizada do que quando feita por e-mail, por exemplo. Assim como o Teams, também oferece comunicação por chat, áudio ou videoconferências e pode ser integrada a outras ferramentas como o Google Drive, por exemplo.  

Google Meet

O Google Meet foi criado para substituir o Google Hangouts e dividir a ferramenta em duas partes, Google Chat, software de conversação e Google Meet, exclusivo para videoconferências. As vantagens do Google Meet é que a ferramenta pode ser usada por todos os sistemas operacionais e pode ser integrada nas outras ferramentas Google, como o Drive e o Agenda, por exemplo. Depois da mudança, as chamadas de vídeo, que só permitia até 30 usuários ao mesmo tempo, agora tem capacidade para até 250 pessoas. 

Ferramentas de gerenciamento de projetos

Como mensurar a produtividade e o desenvolvimento dos projetos dos integrantes do time se cada um está trabalhando de dentro das suas próprias casas e em aplicações diferentes? As ferramentas de gerenciamento de projetos surgem como estratégia fundamental para garantir a visualização e monitoramento das atividades e projetos em que os colaboradores estejam trabalhando no momento. 

Entre os principais modelos disponíveis no mercado, podemos citar:

Trello

O Trello é destinado para os times que trabalham usando a metodologia Kanban. Ela oferece cartões intuitivos, nos quais cada um deles representa um projeto e apresenta listas de tarefas, comentários, arquivos anexados, entre outras funcionalidades capazes de facilitar a gestão e visualização das atividades que estão sendo desenvolvidas.  

Jira

O Jira pode ser utilizado pelas equipes que trabalham sob a metodologia Kanban e Scrum. Dentro da plataforma é possível gerenciar diferentes projetos e atividades ao mesmo tempo, atribuir cada uma delas ao colaborador que ficará responsável por sua execução e ainda criar tarefas vinculadas.  

O Jira ainda tem um importante diferencial, principalmente para as equipes ágeis, que são os relatórios de desempenho de cada colaborador e de percentual de desenvolvimento de cada projeto.

Asana

A Asana pode ser integrada a várias outras ferramentas necessárias para desenvolver os projetos de TI, como DropBox, Google Drive, etc. Além disso, a plataforma possui mais um diferencial que é a visualização dos projetos e cartões em linha do tempo. Isso garante uma facilidade enorme na hora de avaliar os status dos projetos em desenvolvimento.

Apesar desse diferencial e por também poder ser usada na metodologia Kanban, ela não oferece relatórios gerenciais como o Jira, o que pode dificultar um pouco mais o trabalho dos gestores.  

Soluções para colaboração simultânea

Imprescindíveis para a troca de informações entre equipes e colaboradoras, estas soluções são públicas e estão disponíveis para serem utilizadas por quaisquer pessoas. Mas o armazenamento de documentos não é a única função, como são ferramentas em nuvem, garantem a segurança contra extravios e ataques cibernéticos e ainda podem ser acessados de forma colaborativa e em tempo real. 

Google Drive e One Drive

O Google Drive é uma das soluções mais conhecidas que existem porque está disponível para qualquer usuário Google e pode ser integrada a todas as demais ferramentas da marca, como Google Agenda, por exemplo. Além disso, oferece funcionalidades de criação de documentos, planilhas, apresentações, formulários, etc. exatamente iguais às do Microsoft Office com o diferencial de que podem ser editadas em tempo real por outros usuários que tenham acesso aos arquivos. 

Já o OneDrive é a ferramenta de colaboração da Microsoft e, assim como o Google Drive, também é integrada às funcionalidades do pacote Office e permite colaboração em tempo real. A diferença é que a ferramenta da Google dá 15 GBs de armazenamento grátis, enquanto o OneDrive garante apenas 5 GBs.  

WeTransfer

O WeTransfer é utilizado por profissionais que precisam transferir arquivos pesados de diversos formatos, já que eles não são suportados por ferramentas comuns, como e-mails, por exemplo.

Estas foram algumas das informações necessárias para quem quer entender melhor sobre trabalho remoto, como implementar um home office eficiente e ainda manter uma gestão de orçamentos de TI reduzida.

 

06/08/20210

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