Tem problemas com gestão de faturas? Realizar o controle das contas telefônicas da empresa não é uma tarefa fácil! 

O problema é um dos mais comuns no mundo corporativo. São muitos os negócios que acabam sendo muito prejudicados por essa deficiência na administração.

E engana-se quem acredita que o prejuízo refere-se apenas aos juros e multas. Esquecer completamente as contas pode acabar negativando o nome da empresa e danificar sua credibilidade perante o mercado. 

Este é, justamente, o cenário de mais de 6,1 milhões de empresas no Brasil segundo a Serasa Experian. 

Não quer fazer parte desse número? Então acompanhe o artigo até o final para saber tudo sobre o controle de faturas, desde o que é, sua importância, os riscos para quem não o faz e também como fazer o gerenciamento.

O que é o controle de faturas?

O controle de faturas tem como objetivo principal garantir que o pagamento das contas da empresa seja feito sempre respeitando a data de vencimento das mesmas, evitando assim, os juros e multa em caso de atrasos.

Essa gestão auxilia a contabilidade a realizar o fechamento do caixa no final do mês e avaliar de forma mais clara quais foram os gastos e compará-los em relação ao lucro obtido no período. 

Além disso, é possível visualizar qual é o estado da saúde financeira do negócio e também comparar o histórico de consumo da organização durante os meses, tornando viável uma renegociação ou upgrade de contrato, ou ainda, identificar as causas do aumento nas despesas. 

A importância da gestão de faturas

Como mencionado no tópico anterior, a gestão de faturas é fundamental na redução de custos nas empresas. No entanto, não se trata apenas disso. 

Com uma gestão eficiente, a empresa passa a ter um controle maior sobre os recursos financeiros que possui e suas despesas, reduzindo assim os riscos de rombos no caixa. 

Além disso, o controle de faturas também permite a identificação de serviços que são pagos, mas que não são utilizados, como:

• Pacotes de dados não consumidos;
• Linhas completamente esquecidas;
• Pacotes que podem ser cancelados.

Dessa forma, a empresa pode reinvestir esse dinheiro em outras áreas, por exemplo, no seu crescimento.

Riscos de não se ter uma gestão de faturas

Juros e multas por atraso, rombo de caixa, nenhum controle sobre a saúde financeira da empresa, queda na produtividade e falta de acompanhamento de gastos. Provavelmente, neste ponto, já deu para perceber que o controle de fraturas é essencial para o crescimento e estabilidade do negócio.

Mas, caso você ainda não tenha se convencido, ainda existem mais riscos em não gerenciar o pagamento corporativo. Confira a seguir. 

Pagamentos duplicados

Quando a empresa não tem uma gestão de faturas, tudo é feito de forma manual, o que aumenta as chances de ocorrerem pagamentos duplicados, principalmente se não há apenas um responsável pela quitação das contas.

Contratação incorreta de pacote de dados

Sem um gerenciamento de contas, também não há um acompanhamento eficiente referente ao histórico de consumo, o que pode ocasionar na má contratação de pacotes de dados superiores ou inferiores às necessidades da empresa.

Empresa negativada

Como mencionamos, o principal objetivo do controle de faturas é garantir que as contas sejam pagas nos dias corretos. E quando há um atraso, juros e multas não são as únicas consequências. Nesse sentido, a empresa também pode ser negativada. 

Com o nome sujo, o negócio passa a sofrer limitações, que não apenas afetam sua credibilidade e nome no mercado, como também seus resultados e, como consequência, seu crescimento. 

Os principais problemas que surgem a partir da negativação são:

• Nome incluso nos cadastros restritivos dos serviços de proteção ao crédito e no banco de dados de inadimplentes;
• Restrições de crédito, dificultando compras a longo prazo e empréstimos;
• Dificuldades em fechar negócios e negociar preços;
• A possibilidade de ter ações judiciais movidas pelos credores e contra o CNPJ e a pessoa física;
• Bloqueio de contas pessoais para a quitação dos débitos pendentes.

Ou seja, além de não saber como diminuir custos corporativos, a empresa aumenta as despesas e os problemas. 

Como fazer o controle de faturas para pagamentos da empresa?

Realize um inventário

O primeiro passo para que a gestão de faturas seja de fato eficiente é realizar um inventário de todos os dispositivos, quantidade de usuários e linhas ativas que a empresa faz uso. 

Também é importante ter todos os últimos contratos, negociações, solicitações e cancelamentos feitos com as operadoras, assim como relatórios de consumo. Dessa forma, é mais fácil reduzir os custos e alocar recursos.

Unifique as datas de vencimento

Se possível, coloque a data de vencimento das faturas sempre no mesmo dia. E, para não esquecer nenhuma, elabore uma lista ou planilha de conferência para se certificar que todas foram pagas.

Automatize a gestão de faturas

Poderíamos muito bem falar para você organizar e mapear todas as contas – pagas e ainda em débito – assim como criar vários métodos de categorização para que seja possível ter um maior controle.

No entanto, tudo continuaria a ser manual e, como mencionamos, haveria maior risco de erros e falhas humanas.

Por isso, a melhor opção é contar com um software que automatize todos os processos. Além de contar com um serviço de nuvem para que tudo seja guardado num lugar seguro e que os documentos nunca serão perdidos.

Com o sistema, não há perigo algum das contas atrasarem, pois é possível criar alertas. Além disso, você conta como uma base de dados inteligente que permite uma melhor visualização do consumo da sua empresa.

Ou seja, use a tecnologia a favor e reduza os seus custos!