Gerenciamento de licenças de software: importância e benefícios

Você sabia que as organizações que adotam estratégias para gestão de licenças de software podem otimizar custos relevantes em até 40%? É o que diz o relatório da KPMG, referência internacional em serviços de auditoria.

E apesar de ser uma das principais vantagens do gerenciamento de licenças de uso de software, não é a única. Para saber quais são os outros benefícios, o que é e como funciona essa gestão, acompanhe!

O que é o gerenciamento de licenças de software?

O gerenciamento de licenças de software envolve o processo de redução, documentação e controle dos custos totais de TI. De forma resumida, é uma ferramenta que vai ajudar na organização e no monitoramento de todas as licenças de software da sua organização.

Ou seja, esse único console vai centralizar tudo, para que se torne mais fácil tanto a visualização como a administração de todos esses documentos.

Como funciona gerenciamento de licenças de software?

Um sistema de gerenciamento de licenças de software envolve o rastreamento de licenças de software, a documentação e o controle de como e onde o software é usado em sua organização. 

Essa ferramenta auxiliará a empresa a cumprir os contratos de licença, como também irá notificar sobre as datas de expiração, uso excessivo ou insuficiente de licenças usando um recurso de medição de software.

Com esse recurso, o software de gestão identifica os sistemas instalados na rede e coletam detalhes do arquivo do programa, como título, ID do produto, tamanho, data, última atualização e frequência de uso, entre outras informações. 

Além disso, é possível também coletar dados para analisar se os usuários utilizam a ferramenta de forma adequada, ou seja, dentro dos termos do contrato de uso de software.

Portanto, para ficar mais claro, um software de gestão de licenças de software geralmente oferece as seguintes funcionalidades:

Rastreie

Rastreie o tempo de uso, localização, permissão dos usuários, identifique se a utilização está dentro ou abaixo dos parâmetros definidos no contrato.

Detecte o uso não autorizado

Atualmente, muitas empresas estimulam o BYOD (Traga o seu próprio dispositivo em português) onde os colaboradores, trabalham a distância ou no local da empresa utilizando seus próprios notebooks e dispositivos móveis.

Essa iniciativa pode resultar em uma perda de controle da organização sobre sua mobilidade corporativa, resultando em usos de softwares piratas, não autorizados e até desprotegidos.

O gerenciamento de licenças de software inclui justamente o monitoramento do uso desses programas em qualquer dispositivo e independente de onde ele esteja. 

Seja lembrado da renovação

Com tantas licenças de software para gerenciar, o gestor pode acabar não dando conta de monitorar a renovação de todas, o que pode acarretar em contratos mais caros, aumentando as despesas da organização.

De forma geral, os sistemas de gestão que existem atualmente no mercado notificam quando a licença está para acabar e necessita ser renovada.

Auxilia a educar os funcionários

Ter em mente todas as limitações de todos os softwares usados no dia-a-dia no trabalho pode ser uma tarefa complicada. Nesse sentido, o gerenciamento de licenças de software auxilia a educar os colaboradores sobre o que é ou não permitido e as consequências legais das ações. 

Dessa forma, os usuários não apenas ficam conscientes, como também são avisados sobre ações prejudiciais.

Ajuda na tomada de decisões

Como mencionado, o software de gestão de licenças coleta dados sobre todos os programas que estão em uso atualmente na sua organização.

Essa coleta de informações permite que ele gere, de forma automatizada, relatórios relacionados ao uso, custos e segurança das aplicações, facilitando assim a tomada de decisão. 

Quais os benefícios de ter uma plataforma de gerenciamento de licenças de software?

O software de gerenciamento de licenças é uma ferramenta que fornece uma ampla visão de todas as licenças de software que uma empresa possui. Com maior visibilidade sobre os recursos utilizados, inúmeras vantagens são concebidas. Confira as principais a seguir.

Reduz os custos

A maioria das empresas tem uma ampla gama de sistemas e licenças em uso. Mas, você realmente sabe o que é usado, quando, por que e por quem? 

Um sistema de gerenciamento de licenças permite ter uma visão e compreensão claras das licenças e direitos que possuem e como são usados ​​dentro da empresa.

Com esse software de gestão também é possível entender onde os recursos estão sendo desperdiçados, ou seja, quais licenças não são usadas.

Dessa forma, é possível realocar esses recursos e reavaliar os contratos ativos para que eles não sejam renovados, reduzindo assim os custos referentes ao pagamento de licenças de uso de software.

Além disso, ao implementar um software de gestão de licença, os custos com os programas tornam-se mais previsíveis. Assim, será possível obter novos insights sobre como suas necessidades de licenciamento se alinham com os objetivos gerais do seu negócio.

Maior transparência e proteção de auditoria

O gerenciamento de licenças de software ajuda as empresas estar em conformidade com os contratos de licença. 

Com tantos softwares usados ​​em grandes empresas, é fundamental garantir que todos os usuários usem o software conforme pretendido e permitido pelo fornecedor do software. No caso de uma auditoria, essas informações podem manter as empresas protegidas de multas e despesas adicionais. 

Melhora a segurança cibernética

Software pirata e versões de software mais antigas com recursos de segurança desatualizados são pontos de entrada para ransomware e outros malwares. 

Um gerenciamento de software eficaz pode melhorar a segurança cibernética identificando, reduzindo ou mesmo eliminando o software não autorizado e desprotegido de sua organização.

Previne a interrupção do fluxo de trabalho

Se o contrato de licença de uso de software não é renovado na data prevista, isso pode resultar na interrupção e até paralisação do fluxo de trabalho, afetando negativamente a produtividade da empresa, que perderá horas de trabalho de seus colaboradores.

E avisar sobre a renovação e atualização dos softwares dentro do período determinado é uma das funcionalidades dos programas de gestão de software. 

Aumenta a produtividade

Adotar uma abordagem manual para o monitoramento de licenças de software não é apenas um processo demorado, mas também caro e propenso a erros. Automatizar esse método por meio de um software de gestão elimina atividades administrativas repetitivas e trabalhosas, liberando assim seus recursos e equipes de TI para se concentrarem em tarefas de maior valor.

Ferramentas que gerenciam licenças de software

Atualmente, existe uma variedade de software de gestão de licenças. No entanto, o ITEM da Navita além de ser o mais completo é o que fornece o melhor suporte para a empresa contratante. 

Nesse sentido, mesmo que a sua organização possua 100 licenças, cada uma com sua especialidade, nós ajudamos o gestor a gerenciar essas licenças e fornecemos a visibilidade necessária para que seja possível avaliar:

• Os custos com os softwares;
• Se ainda está é usado o que realmente é pago;
• Se faz sentido manter uma licença que não é mais usada.

Além disso, o gestor consegue acompanhar se a licença está prestes a expirar por meio da gestão de faturas, para que ele não sofra multas ou renovações automáticas com valores maiores, o que pode afetar o orçamento da empresa.

E não é só isso. O ITEM da Navita ainda oferece outras vantagens, como:

Análise de dados

Extraia valor dos dados do seu negócio e ganhe informações mais precisas sobre as tecnologias e ferramentas usadas. 

Com uma maior visibilidade dos recursos, é possível avaliar formas de torná-los mais eficazes, como também propor meios de reduzir ainda mais os custos relacionados à área de TI.

Tomada de decisão

Com dados mais precisos a tomada de decisões é facilitada. Nesse sentido, o ITEM gera relatórios que ajudam a ter mais clareza sobre os custos, segurança dos recursos e investimento feito em cada processo e departamento.

Dessa forma, é possível avaliar não apenas se as licenças de software atuais concedem um bom ROI (retorno Sobre Investimento), como também se as tecnologias implementadas estão apresentando o resultado esperado.

Gestão de uso e recomendações

Você pode gerir o uso de licenças e contratos com validade mensal ou anual. O sistema identifica os padrões de utilização para fornecer as melhores recomendações para economia de recursos.

Nesse contexto, o gerenciamento de contratos e a apresentação de relatórios com eficiência também são facilitados.

Como vimos, a falta de gerenciamento de licenças de uso de software pode impactar não só o financeiro, mas a produtividade e a segurança cibernética da empresa. 

Portanto, contar com um software de gestão que auxilia no gerenciamento das licenças, dispositivos móveis, telefonia, cloud, dentre outros, é fundamental para otimização dos recursos, reduzir os custos e assim estimular o crescimento da empresa.

Por isso, a ferramenta ITEM da Navita é o que a sua empresa precisa para obter os resultados sonhados. Solicite agora um orçamento.