Sua empresa está pronta para trabalhar com Orçamento Base Zero?

Você já ouviu falar em Orçamento Base Zero (OBZ)? Diferente do modelo tradicional de se fazer um planejamento, este tipo de conceito parte do princípio de, literalmente, começar do zero.

Quando o gestor opta por fazer o planejamento orçamentário de uma empresa ou de uma unidade de negócio utilizando o Orçamento Base Zero, ele começa o processo completamente a partir de uma base zerada, sem levar em consideração o histórico financeiro da organização: as receitas, os custos, as despesas e os investimentos dos anos anteriores.

No modelo tradicional, o orçamento é baseado nas informações financeiras do ano anterior. São olhados e analisados todos os custos, a receita e é retrabalhado esses dados com incrementos.

Ao olhar a planilha de custos do ano anterior, o responsável pelo financeiro usa a mesma base para formar uma nova planilha.

Já no modelo do orçamento base zero, não é assim que funciona. O gestor financeiro começa mesmo do zero, como se a empresa fosse nova e não tivesse nenhum planejamento anterior, ou seja, os gastos do ano anterior são totalmente desconsiderados e são reavaliados as reais necessidades com base no plano estratégico do negócio. Todo o orçamento das receitas e custos partem do zero e, com isso, algumas questões são repensadas.

O Orçamento Base Zero permite revisitar os processos da sua empresa e criar cenários

Com o orçamento base zero, os gestores conseguem refletir se é preciso ter determinada despesa ou não, e qual custo pode ser modificado ou não.

Minha empresa precisa ter carro? Será que não seria mais favorável termos um convênio com táxi no lugar de motorista particular ou mesmo carro corporativo para os executivos?

Além disso, é possível também pensar em novas formas de gerir o seu negócio.

O que você faria se abrisse uma empresa hoje? O que precisaria para o negócio funcionar? Quais os investimentos? E meus colaboradores? O orçamento base zero parte destes pressupostos para planejar o ano, investimentos e diretrizes do negócio. Essa forma de gestão está sempre revendo estratégia, objetivos e metas.

Planejamento orçamentário baseado no OBZ

É muito importante estar ligado ao plano estratégico da empresa e criar o tático em cima do que será gasto.

Também é necessário considerar o cenário externo. Para onde está apontando o mercado? E os concorrentes o que estão fazendo? É hora de fazer investimentos mais agressivos ou o momento pede cautela e redução de gastos?

Avaliar em que nível de amadurecimento está o negócio também é importante considerar neste momento de planejamento orçamentário.

É preciso que o gestor vá além e pense onde precisa usar os recursos com mais eficiência, quais investimentos demandam mais atenção.

Além disso, é possível também ter um orçamento base zero para receitas: neste caso, a palavra-chave é PLANEJAMENTO!  É essencial entender quais são os métodos mais eficientes para ampliar as vendas com menor custo.

Quais são as principais vantagens ao optar pelo Orçamento Base Zero?

Apesar de ser muito utilizado em grandes corporações, a lógica do orçamento base zero também pode ser aplicada à realidade de negócio de pequenas e médias empresas. O formato de planejamento é o mesmo, o que muda é a complexidade, conforme o tamanho da organização.

O Orçamento Base Zero é uma forma mais complexa de fazer um planejamento financeiro, porém, esse método está atrelado à estratégia de negócio de uma empresa.

Este tipo de planejamento pode ser muito importante para empresas de serviços, por exemplo, levando em consideração que nesse tipo de empresa as variáveis são grandes e mudam a todo momento e com grande velocidade.

Conheça os benefícios do Orçamento Base Zero

  • O Orçamento Base Zero permite uma locação mais eficiente dos seus recursos, já que considera diversas premissas e tem um olhar macro para investimentos e custos;
  • O OBZ também propicia ao gestor uma busca de melhorias operacionais, pois facilita o olhar para pontos que merecem maior atenção ou não estão performando conforme o esperado;
  • Este formato de planejamento permite que as empresas identifiquem orçamentos inflacionados, tornando o negócio ainda mais eficiente;
  • O Orçamento Base Zero pode aumentar a motivação das pessoas dentro da corporação, pois incentiva a iniciativa e envolvimento de diversas áreas da empresa, para a realização do planejamento e tomada de decisão;
  • Produtividade: Com o OBZ, processos que não agregam valor podem ser eliminados, trazendo assertividade e agilidade para as entregas;
  • Ao utilizar um planejamento com base no OBZ os gestores são encorajados a olhar o negócio de maneira mais estratégica e inovadora, desafiando-os a sair do que já é conhecido;
  • Corresponsabilidade: Neste formato os diferentes centros de custos são obrigados a gerir melhor seus gastos, já que todas as decisões podem impactar em corte ou incremento de verbas para seus projetos;
  • Por fim, um orçamento quando desenvolvido do zero pode melhorar a relação gestor e colaborador, pois permite melhor colaboração entre todo o time.

Mas, atenção! Para que o orçamento seja aprovado, o processo exige que cada gestor apresente as atividades que estão sob sua responsabilidade.

É isso que faz com que a equipe esteja mais atenta e engajada com as estratégias da empresa. Desta forma, todo o time está direcionado para a concretização do mesmo propósito, facilitando o entendimento de quais projetos demandam mais investimentos ou em quais as reduções de gastos se fazem mais necessárias.

Para que tudo caminhe é importante que o gestor trabalhe com clareza dos dados, além de listar os recursos necessários para que elas sejam desempenhadas e defenda a importância deles para a estratégia da empresa.

Principais desafios do Orçamento Base Zero (OBZ)

Ao implementar este tipo de orçamento em uma organização, também há alguns desafios a serem vencidos para que este planejamento obtenha o sucesso esperado.

Quando falamos de uma empresa muito grande, o OBZ consome muito mais tempo para fazer um orçamento do que uma base incremental.

Outro ponto a ser considerado é que para cada item planejado e orçado é necessário justificar o porquê deste orçamento, o que em alguns momentos pode desengajar alguns profissionais.

E, quando falamos de uma empresa de software, orçamento base zero também pode interferir no orçamento de pesquisa e desenvolvimento, porque nesta área muitas vezes a análise de retorno não é tão clara e isto pode impactar na aprovação.

Neste caso, é importante lembrar da estratégia e dos riscos inerentes ao negócio.

Além de atenção, é importante ter estratégia

Também é importante pontuar que, ao optar pelo orçamento base zero, é preciso levar em consideração que a elaboração demanda tempo. Por isso, é necessário que o gestor tenha dedicação, trabalhe com antecedência, atenção aos detalhes, além de controle financeiro.

Sim, este tipo de orçamento dá trabalho!

É indispensável também ter uma equipe treinada, colaborativa e engajada para conseguir levantar todas as informações necessárias durante o processo de elaboração dentro do tempo destinado para a sua concretização.

E, para conseguir reduzir custos, é preciso estabelecer metas e buscar engajamento da equipe.  Este método requer o envolvimento e a participação de toda a direção da empresa.

Pontos fundamentais para implementar o Orçamento Base Zero

O conceito de Orçamento Base Zero também conta com dois pontos fundamentais.

1 – Para conseguir elaborar um bom orçamento é preciso assegurar a sobrevivência da empresa pensando no pior cenário e ser capaz de aproveitar oportunidades que podem surgir pensando nos melhores cenários.

2 – Além disso, o total de gastos fixos deve se situar próximo da margem de contribuição da empresa no pior cenário possível. Para isso, é importante que a empresa defina qual seria este cenário negativo.

 A análise garante eficiência

Apesar de começar do zero, é importante analisar de forma clara e transparente cada gasto. Para conseguir essa visibilidade dos dados é possível contar com a tecnologia.

E como fazer isso?

Por meio da visibilidade, da análise e do acompanhamento dos dados. Aliás, saber analisar os dados é fundamental para um bom trabalho.

Na hora de organizar as faturas e fazer as análises é possível contar com uma ferramenta baseada na Gestão dos Custos de Tecnologia da Informação.

Este modelo de ferramenta possibilita uma maior visibilidade dos custos e das despesas, ajudando na organização e permitindo uma análise crítica.

Quando falamos neste tipo de plataforma, é possível também ter visibilidade e fazer o gerenciamento de licenças, equipamentos e de todo os demais custos envolvidos.

Ao renegociar um contrato, adiantar uma receita, mudar uma condição, a gestão permite facilitar estes processos, tornando-os mais eficientes.

A análise destes dados garante maior controle e acompanhamento. O sistema atualizado é o que mantém a organização financeira e foco na estratégia do negócio para reduzir os custos.

Ou seja, visibilidade, controle, gestão e planejamento são a base para que o negócio se mantenha competitivo, inovador e estratégico mesmo em cenários desafiadores e em constante mudança. Pode não ser fácil, mas o resultado tende a ser satisfatório.

E sua empresa, segue qual modelo de orçamento? Já pensou ou implementou o modelo de Orçamento Base Zero? Qual foi a sua experiência, resultados e desafios?

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