Time Fence: Definindo e cumprindo o horário de trabalho

Você sabe o que é Time Fence ou Time Fencing? Essa funcionalidade está disponível em ferramentas de EMM (Enterprise Mobility Management) ajuda a criar limites periódicos para os dispositivos móveis (tablets ou smartphones) funcionarem ou se comportarem de uma determinada maneira, na verdade, para os aplicativos instalados nestes aparelhos.

Na teoria, o Time Fence significa um período de congelamento, ou seja, é determinado um limite de horário para à utilização de aplicativos de trabalho ou pessoais. Esse limite de horário, é delimitado pela área de TI, conforme determinação do gestor ou da empresa e não pode ser modificado pelo usuário.

E na prática? O que isso significa? Que é possível limitar a utilização de aplicativos direcionados para o trabalho e definir o horário em que eles podem ser acessados pelo colaborador, evitando sobrecarga de trabalho e até mesmo processos trabalhistas para a empresa.

E o melhor, é possível estabelecer critérios por cargo, área, projeto ou qualquer outro requisito adequado a cada empresa.

Qual seria um exemplo de utilização do Time Fence?

Imagine um profissional cuja jornada de trabalho em um escritório é das 9 horas às 18 horas, de segunda a sexta-feira. Ele não trabalha nos finais de semana e não é indicado pela empresa para fazer hora extra.

Para realizar sua função, esse colaborador precisa utilizar alguns aplicativos específicos como: transporte corporativo, pastas, planilhas, e-mail da empresa, agenda, calculadora, entre outros programas.

Porém, é um costume comum desta pessoa levar trabalho para casa à noite e, às vezes, também aos finais de semana, acumulando muitas horas extras de trabalho.

Com essa situação, a área de recursos humanos resolveu determinar um limite para horas extras para que isso não aconteça mais. Contudo, ele ainda costuma trabalhar fora do ambiente de trabalho.

E agora? Como resolver? Existe algum método para ajudar a definir de maneira mais eficiente o horário de trabalho?

Com a funcionalidade do Time Fence, essa questão é resolvida facilmente e sem grandes problemas.

O gestor de TI pode efetuar uma programação para cada aplicativo, conforme a necessidade da empresa e do colaborador para que estejam disponíveis somente no horário do contrato de trabalho, ou seja:

Às 9 horas todos os aplicativos corporativos aparecem e a partir das 18 horas e um minuto, todos os aplicativos corporativos ficam indisponíveis de forma automática. Desta forma, ele não consegue trabalhar fora do horário utilizando essas aplicações que são necessárias para realizar sua função.

Isso garante que ele trabalhará somente no período indicado pela organização e acertado com o colaborador. Ou pelo menos, a empresa está legalmente protegida de eventuais queixas trabalhistas.

A prática de definição de horário é muito simples, não tem complexidade. Para fazer a programação o gestor não tem nenhum trabalho e nem precisa de habilidade. É uma solução prática e com boa aderência, se ajusta a diferentes perfis e necessidades e pode ser ativada sempre que necessária.

E, caso, o profissional necessite usar os recursos profissionais fora da hora do expediente? Ele pode solicitar ao suporte do TI com aprovação do responsável a alteração da programação ou suspensão temporária.

O Time Fence é uma solução eficiente de gerenciamento de dispositivos móveis. O recurso está disponível para apoiar as empresas e não para dificultar as atividades.

Conheça outros benefícios com a utilização do Time Fence

Time Fence e Produtividade

Como os aplicativos são distribuídos apenas durante o horário de trabalho, o colaborador utiliza essas ferramentas da melhor forma possível, melhorando sua produtividade.

Além disso, também é possível deixar o dispositivo no Modo Quiosque, “bloqueado” com dois ou três aplicativos, que serão utilizados no ambiente de trabalho. Dessa forma, os colaboradores são incentivados a utilizarem suas horas de trabalho para produzir, evitando as distrações comuns de profissionais que deixam as tarefas para depois do expediente.

Time Fence e Segurança jurídica

Esse tipo de gerenciamento não possibilita hora extra, já que os aplicativos são desabilitados automaticamente fora do horário comercial ou do combinado em contrato.

Essa prática resguarda os direitos do colaborador, evita processos trabalhistas e garante a integridade da empresa. Este é mais um recurso para apoiar gestores de departamentos e do RH no controle de horas das duas equipes.

Time Fence e Segurança da informação

Os dados das empresas ficam seguros com esse tipo de gerenciamento e as informações pessoais do colaborador também não são acessadas, ou seja, não é uma prática invasiva, respeitando a Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD.

Time Fence e o universo corporativo

A utilização de dispositivos móveis dentro do ambiente corporativo é uma realidade. Os smartphones e tablets se tornaram ferramentas essenciais para desenvolver determinadas funções e auxiliar no ambiente comercial.

Empresas de todos os portes utilizam os dispositivos móveis para desenvolver uma força de trabalho mais eficiente e produtiva. E o Time Fence surge para organizar a adoção desses recursos tecnológicos.

Porém, com a adoção de dispositivos móveis, novos desafios de segurança e gerenciamento surgiram e, felizmente, novas ferramentas para facilitar a relação empresa e colaborador também.

É possível manter a eficiência do colaborador garantindo que ele utilize seu horário de trabalho de forma mais produtiva e não trabalhe fora do horário comercial?

Sim, é possível, e os dispositivos móveis podem ser bons aliados.

Como fazer para o colaborador ser mais produtivo e não trabalhar fora do horário comercial

É possível utilizar o Time Fence tanto em um dispositivo corporativo dedicado (utilizado exclusivamente para o trabalho) ou até mesmo na prática de BYOD – Bring your own device, ou traga seu próprio dispositivo, em português, no qual o colaborador usa o seu dispositivo móvel para suas necessidades pessoais e para o trabalho.

No caso do BYOD é possível contar com o Work Profile ou perfil de trabalho, em português.

A solução separa o ambiente corporativo do pessoal e a empresa faz a gestão somente do ambiente profissional, não controla o dispositivo como um todo, não atrapalha a experiência do usuário, respeitando as informações pessoais e evitando o vazamento de dados.

A funcionalidade também pode ser utilizada de maneira personalizada, conforme a necessidade e a dinâmica de cada projeto e corporação.

Dentro de uma mesma empresa, é possível definir perfis diferentes para o time fence, de acordo com as necessidades do time de trabalho.

A gestão é essencial para manter o controle e a organização da empresa

Utilizar o Time Fence em um ambiente corporativo é essencial, pois a funcionalidade vem ao encontro de necessidade quanto às questões trabalhistas.

Nem todo mundo sabe, mas o uso dos celulares e aplicações durante as férias, por exemplo, pode gerar em implicações de horas extras ou, até mesmo processos em um futuro desligamento.

Além disso, existe um controle maior quando falamos sobre acesso à internet nos dispositivos móveis.

Um exemplo é a permissão de que tipo de conteúdo os usuários acessam, a empresa pode disponibilizar o acesso somente em sua intranet e sites corporativos, e bloquear a utilização de outros tipos de sites e redes sociais.

Mas, nenhuma ferramenta basta se não pensarmos também na gestão!

Como ocorre a gestão? Ela é feita em tempo integral?

Os horários de trabalho são pré-definidos e cumpridos, porém a gestão destes aplicativos pode ser feita a qualquer hora, e o melhor: Remotamente.

Como? Com uma ferramenta baseada no EMM – Enterprise Mobility Management ou Gestão da Mobilidade Corporativa, em português.

O aplicativo de gerenciamento precisa estar instalado no dispositivo, ele quem faz a gestão e atualizações necessárias, garantindo a privacidade e produtividade do usuário.

Além do Time Fence, o que mais a plataforma de EMM fornece?

Um dos benefícios do EMM é o inventário. Com ele, o gestor possui informações relevantes como:

  • Com quem está o dispositivo móvel fornecido?
  • Desde quando?
  • Quais aplicativos foram instalados?

É a automatização da gestão de inventário dos dispositivos móveis que permite saber quem está com o aparelho, modelo, sistema operacional, nível de bateria e outras informações que facilitam o controle.

A partir das ferramentas de EMM é possível definir políticas corporativas para o uso de dispositivos móveis, aplicações, controle das informações e ter a visibilidade de todo o parque.

Com base na definição desta política, a empresa pode estabelecer determinados critérios, por exemplo, de cargos ou mesmo profissionais que terão acesso total ao telefone corporativo em tempo integral e os demais critérios de perfis, utilizando melhor este recurso.

Definir uma política clara é fundamental para a compreensão e adesão das regras estabelecidas, e o melhor, delimitando o horário para uso dos recursos profissionais, faz com que o colaborador saiba separar sua vida profissional da pessoal, trazendo mais qualidade de vida e criando a percepção de que muitas vezes não é necessário fazer hora extra.

Para muitas corporações e profissionais, essa é uma grande mudança de paradigma: Ter mais tempo para outras atividades e ainda sim, trazer resultados.

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