Tudo o que você precisa saber sobre mobilidade corporativa!

As pessoas estão cada vez mais adotando os dispositivos móveis no uso cotidiano. Os acessos de internet em smartphones e tablets já ultrapassam os notebooks e desktops.

Presente na vida da maior parte dos brasileiros, a tecnologia móvel ganha gradativamente mais espaço no mundo empresarial. Por esse motivo, as organizações precisam acompanhar essa tendência realizando forte investimento em mobilidade corporativa.

Neste post, vamos tratar deste assunto com foco em empresas para que você saiba como praticar essa inovação de maneira mais intensa e tornar o seu negócio mais competitivo. Acompanhe o texto e boa leitura!

O que é mobilidade corporativa?

Trata-se de um conceito revolucionário, uma das grandes tendências de um novo estilo de trabalho e que está em franco crescimento no Brasil. Consiste na possibilidade de desempenhar as atividades corporativas — que são realizadas dentro das companhias — em qualquer outro local e horário.

Em outras palavras, é a capacidade que a instituição desenvolve para estar em vários lugares ao mesmo tempo, por meio da aplicação de recursos em nuvem que possibilitam o trabalho de dados empresariais em dispositivos móveis com diversas funções e infinitas combinações de tecnologias de acesso remoto.

É evidente que a tecnologia tem uma função central na mobilidade corporativa. Afinal, essa alta taxa de acessibilidade, independentemente do ambiente físico, só é possível devido a inovações como:

  • smartphones e tablets;
  • aplicativos corporativos;
  • computação em nuvem;
  • sistemas informatizados de gestão.

Além disso, com a mobilidade os profissionais se desprendem do trabalho fixo — e isso tem tudo a ver com os anseios das novas gerações, que são muito dinâmicas e buscam mais flexibilidade.

Qual a sua importância para as empresas?

Todo investimento ou solução implementados em uma organização tem como objetivo a geração de resultados. Por isso, mais do que informatizar um negócio, é fundamental buscar alternativas que promovam, de fato, a otimização da gestão de produtividade, melhoria dos processos e, por consequência, o aumento dos lucros.

A mobilidade corporativa tem se mostrado ser uma grande aliada para o alcance das metas estabelecidas, para o crescimento e estabilidade de qualquer empresa — além de promover a redução de custos e uma maior qualidade de vida para os colaboradores.

As companhias conectadas alcançam, rapidamente, um público amplo e podem praticar a inovação de forma mais intensa, ampliando sua rede de relacionamentos e conquistando apoio, influência e credibilidade.

Quais os seus benefícios?

Ao adotar a mobilidade corporativa em seu negócio, obtêm-se diversos benefícios estratégicos que vão muito além da economia de despesas com tempo, locomoção e infraestrutura física.

Com custos operacionais mais baixos, a companhia pode oferecer preços mais competitivos para produtos e serviços, que se traduzem em valores mais justos para os consumidores.

Esse conceito está mudando de forma radical como as pessoas trabalham e como os clientes são atendidos. Munidos com poderosas ferramentas de apoio, os profissionais tornam-se mais produtivos, trabalhando de qualquer lugar e horário.

A seguir, confira as principais vantagens dessa ferramenta.

Aumento da produtividade

A mobilidade corporativa eleva os níveis de produtividade dos colaboradores. Eles são auxiliados por interfaces amigáveis que demandam pouco ou nenhum treinamento, economizam tempo com tarefas rotineiras e passam a se dedicar em áreas estratégicas do negócio que recebia pouca atenção.

Essa tecnologia ainda torna as operações mais rápidas, contribuindo para evitar erros manuais e facilitando a atualização de dados, dentro e fora do escritório. Isso resulta em tarefas bem executadas e informações mais precisas.

Redução de custos

Como um grande volume de informações passam a ser trocadas por meio de dispositivos móveis, ocorre uma significativa redução de custos.

Sem a necessidade de realizar altos investimentos em infraestrutura fixa, aquisição de servidores ou equipamentos de ponta para garantir à continuidade do trabalho dos colaboradores, por exemplo, as despesas com tecnologia são reduzidas.

Há também a economia com eletricidade, água, aluguel de salas ou imóveis inteiros, equipamentos de escritórios, contratação de mão de obra especializada para manutenção e operação de máquinas, entre outros.

A Cloud Computing (computação em nuvem), também reduz os gastos com a aquisição de licenças de sistemas, por meio dos modelos Platform as a Service (PaaS), Software as a Service (SaaS) e Infrastructure as a Service (IaaS).

Além disso, com a agilidade na localização de informações, a distribuição inteligente da equipe e a redução de deslocamento, cada funcionário pode trabalhar da sua própria casa (home office) ou do local que preferir. Graças à mobilidade, muitos negócios já operam, exclusivamente, de maneira remota.

Melhoria na comunicação

Quando o seu time utiliza chats e redes sociais em aparelhos corporativos para se comunicar, ele está operando as plataformas e meios mais familiares — pois dispositivos móveis já fazem parte do seu dia a dia. Isso diminui as taxas de falhas de comunicação e gera um impacto positivo na qualidade dos contatos.

Dessa forma, sempre que necessário, seus colaboradores podem oferecer um atendimento mais eficiente e personalizado aos clientes, uma vez que as informações podem ser acessadas a qualquer momento.

A mobilidade corporativa promove melhorias na comunicação, facilitando as reuniões, conversas e treinamentos mesmo quando feitos à distância, por meio de recursos de texto, voz e/ou vídeo.

Precisão na tomada de decisão

Todo o conjunto de informações produzido com agilidade e segurança é utilizado na geração de relatórios inteligentes que garantem ao gestor uma visão mais estratégica do funcionamento da organização, bem como das necessidades e demandas manifestadas pelos clientes.

Desse modo, é possível avaliar o desempenho das equipes, analisar indicadores e dados gerenciais e a partir daí tomar decisões mais precisas e identificar oportunidades de negócio.

Aperfeiçoamento da gestão

Com processos mais ágeis e todo esse combo de informações, a companhia consegue encontrar recursos para resolver suas próprias demandas.

Todo o processo de aperfeiçoamento gerado pela mobilidade corporativa fornece o conhecimento do histórico e dá a oportunidade de identificar rapidamente as necessidades de uma área.

Nesse sentido, a mobilidade corporativa é um verdadeiro progresso na qualidade do serviço prestado, quer seja para agilizar o atendimento, realizar entregas mais ágeis, garantir a satisfação do cliente ou aperfeiçoar os processos internos.

Otimização do tempo

Em um primeiro momento, a mobilidade pode dar a impressão de que compromete o foco e a produtividade dos profissionais, uma vez que não estão mais presos a um modelo tradicional de trabalho. Contudo, a prática comprova o contrário.

Isso porque as soluções desenvolvidas para essa finalidade garantem um controle muito eficiente da jornada de trabalho, facilitando o monitoramento das tarefas executadas por funcionário e possibilitando uma visão mais ampla sobre o progresso do pessoal ao longo do dia.

Quais ferramentas podem ser utilizadas?

Além de ter o e-mail corporativo e o smartphone como um dos principais aliados da mobilidade corporativa, a empresa pode fazer uso de várias outras ferramentas. Confira a seguir.

Videoconferência

Antes da popularização dos dispositivos móveis, agendar uma reunião com parceiros, fornecedores ou clientes implicava em uma série de atividades onerosas, como longas ligações telefônicas, reserva de espaço físico, deslocamento até o local, entre outras tarefas.

Hoje, com as ferramentas de mobilidade a situação é bem diferente. Com um aparelho conectado à internet pode-se participar de uma reunião em tempo real a partir de qualquer lugar do mundo por meio de videoconferência.

Soluções como o Skype for Business permitem que reuniões corporativas para até 250 participantes sejam realizadas via chats e chamadas em áudio ou vídeo. Muito mais simples, não acha?

Assinatura eletrônica

Além de contribuir para uma significativa redução do uso do papel, a assinatura eletrônica de documentos fornece grandes vantagens para instituições que querem atuar com o conceito de mobilidade. Algumas delas são:

  • flexibilidade na assinatura de contratos com validade jurídica, agilidade e segurança em qualquer lugar do mundo;
  • correção rápida de eventuais erros em documentos;
  • redução de gastos com documentos físicos (impressão, cópia, autenticação, envio e armazenamento);
  • integração de dados com softwares de Enterprise Resource Planning (ERP).

Armazenamento na nuvem

Os serviços de armazenamento na nuvem permitem o acesso simultâneo a documentos por diversas pessoas a qualquer hora e lugar, tudo de forma segura e ágil. Também é possível salvar os arquivos no seu dispositivo móvel para poder acessá-los posteriormente.

Outros benefícios desse tipo de ferramenta são:

  • compartilhamento facilitado de documentos;
  • gerenciamento de acesso e edição de arquivos;
  • sincronização automática de arquivos em todos os dispositivos, evitando cópias duplicadas ou mais de um arquivo de um mesmo documento;
  • flexibilidade no modelo de trabalho — ou seja, já não é mais requisito primordial ter um escritório físico para manter uma equipe trabalhando.

Gestão de projetos

Ferramentas voltadas para a gestão de projetos permitem criar esquemas para organizar as tarefas e categorizá-las para poder acompanhar o andamento dos trabalhos, além de atribuir os responsáveis por cada uma.

Esse tipo de software também possibilita a criação de um deadline para as atividades em aberto e a inclusão de comentários para os responsáveis. Outras possibilidades são:

  • implementação simples de uma gestão de projetos;
  • otimização do trabalho em equipe, já que todos os integrantes conseguem visualizar e entender o andamento de projetos simultâneos;
  • melhoria na comunicação, reduzindo as ocorrências de erros ou ruídos.

Comprovação de e-mail

Uma das mais recentes e importantes mudanças implementadas no corporativismo é a integração da internet aos trâmites jurídicos, conferindo agilidade a processos que antes eram demasiadamente burocráticos.

É o caso do Email Comprova, solução que concede a um e-mail comum caráter de documento formal com valor jurídico, incorporando alguns elementos tecnológicos e legais, além de confirmar o envio e o recebimento das mensagens e autenticar seu conteúdo.

Autenticação de identidade

Os sistemas de autenticação de identidade servem para garantir a proteção dos dados corporativos, reconhecendo quem são as pessoas que acessam os arquivos e documentos.

Isso é muito importante, pois, apesar das grandes vantagens proporcionadas pelos serviços de armazenamento em nuvem, a barreira de segurança física de um sistema restrito ao acesso local não existe mais.

Em função disso, a empresa precisa intensificar as medidas de segurança do seu maior patrimônio e adotar sistemas eficazes como a autenticação em duas etapas, bem como outras tecnologias capazes de garantir a proteção das credenciais de acesso de cada funcionário.

O que é um plano de mobilidade corporativa?

Para estar no ambiente móvel e democratizar o acesso às informações é preciso ter planejamento. O mercado está repleto de tecnologias disponíveis, mas é preciso saber implementá-las sem colocar em risco a segurança dos dados da companhia.

O ideal é virtualizar os ambientes de trabalho para torná-los acessíveis de qualquer lugar e a qualquer hora, mas sem deixá-los suscetíveis ao longo do processo.

Uma boa política de mobilidade corporativa deve conter mecanismos capazes de criar barreiras contra agentes mal intencionados e, principalmente, facilitar o trabalho dos profissionais. Tudo de maneira descomplicada e, se possível, imperceptível para o usuário.

Por isso, é tão importante a criação de um plano para que a instituição possa implementar a estratégia de mobilidade, percorrendo o melhor caminho para chegar ao resultado desejado.

O planejamento estabelece metas e prazos, permitindo o aprimoramento necessário e a eliminação de riscos, o que é essencial para realizar as mudanças. Além disso, trata-se de um documento que pode ser usado para treinar e alinhar o time em relação à nova maneira como a organização vai lidar com os colaboradores em trânsito.

Como montar um plano de mobilidade corporativa?

A mobilidade corporativa não é só uma questão de oportunidade, mas uma necessidade de adaptação às novas exigências do mercado e comportamento dos consumidores.

Isso é tão forte que ela já se tornou um serviço — Mobility As A Service (MaaS). Nesse modelo, dá para contratar uma empresa especializada para elaborar um plano de mobilidade que corresponda às necessidades do seu negócio.

Dessa forma, o planejamento é estruturado pensando nas particularidades da empresa e levando em conta os recursos tecnológicos utilizados no seu dia a dia. Contudo, talvez sua decisão seja a de desenvolver o seu próprio plano. A seguir, elencamos os principais passos para uma elaboração eficiente e eficaz.

Defina os objetivos

O primeiro passo para começar a montar uma estratégia é definir quais são os objetivos que a organização deseja alcançar com mobilidade corporativa.

Muitas empresas implementam planos de mobilidade sem sequer avaliar os investimentos necessários, resultando em perdas e prejuízos para o negócio. Por essa razão, antes de partir para a ação é preciso considerar como seu time trabalha e o que pode ser feito para melhorar os processos e aumentar a produtividade.

Também é necessário entender se existe, de fato, a capacidade de trabalho e consumo por parte dos seus colaboradores e clientes por meio de dispositivos móveis.

Avalie se haverá a necessidade serem desenvolvidos novos aplicativos ou interfaces e se os processos atuais precisam ser repensados ou a infraestrutura otimizada para que a instituição possa proporcionar uma ótima experiência aos usuários.

Essa etapa é importante para que o plano seja desenvolvido e implementado sem se transformar em uma fonte de gastos sem retorno.

Verifique as operações que podem migrar para nuvem

Aqui deve-se verificar quais operações — internas e externas — trariam melhores resultados se fossem realizadas no ambiente virtual e de forma remota.

Faça a seguinte pergunta: adicionar mobilidade às tarefas tornará os processos mais ágeis e eficientes, diminuindo ou eliminando por completo o desperdício de recursos, enquanto melhora os níveis de produtividade?

Ateste a viabilidade do projeto

Assim que for possível ter uma ideia de como ficará a estrutura, considerando todos os aspectos, avalie a viabilidade do projeto. Para tanto, pode-se contatar uma empresa especializada e pesquisar os custos de implementação e a projeção do retorno médio.

A estrutura também deve ser testada antes de ser liberada para uso, simulando diversos tipos de situações e verificando se a mobilidade agregada às atividades realmente será positiva. Dessa forma, dá para ter uma ideia melhor da relação custo-benefício do projeto.

Busque parceiros especializados

O planejamento de mobilidade corporativa abrange processos que podem ser complexos e demorados, e que exigem determinados conhecimentos, habilidades e experiências. Ao contrário, pode gerar desvios e pôr em cheque todo potencial do plano.

O ideal é contar com o auxílio e suporte de parceiros confiáveis para a utilização de softwares e aplicativos que disponham de forte segurança, ferramentas e recursos adequados as suas necessidades.

Normalmente, são especialistas em serviços de infraestrutura e gerenciamento de aplicações e são altamente preparados para evitar a ocorrência das vulnerabilidades mais comuns em projetos de mobilidade malsucedidos:

  • ataques externos;
  • vazamentos de dados por imperícia dos usuários;
  • vazamentos a partir dos equipamentos;
  • interceptações na comunicação entre sistemas e dispositivos.

Existem inúmeros fornecedores para as soluções de mobilidade corporativa e cada um deles têm suas próprias características. Portanto, pesquise bastante, para não ter de ficar trocando.

Determine os níveis de acesso

As informações da empresa devem estar no centro de qualquer estratégia. Diante disso, é imprescindível saber quem, quando e por quais dispositivos vai acessá-las. Para determinar os níveis de acesso, algumas perguntas devem ser feitas.

  • Quais informações cada colaborador precisa acessar?
  • O que farão com essas informações?
  • Quais profissionais terão liberdade para incluir, editar e excluir dados e quem poderá somente visualizá-los?
  • Quais políticas de segurança serão adotadas para promover um acesso seguro?
  • Quais medidas serão utilizadas para proteger os dados (criptografias, firewalls etc.)?
  • Dados precisarão ser armazenados nos dispositivos móveis?

Esses cuidados são necessários para garantir que cada profissional acesse as informações certas, no momento exato para que executem suas atividades sem interrupções e riscos na operação.

Proteja-se contra possíveis ameaças

A segurança deve ser fator primordial quando o objetivo é implementar uma estratégia de mobilidade corporativa. No entanto, isso não pode se transformar em uma barreira para a sua realização.

Muitas organizações acreditam que essa segurança se resume apenas nos dispositivos móveis e nos aplicativos que estão instalados neles, porém, é necessário ter uma visão mais abrangente.

A empresa tem de determinar meios para que os profissionais respeitem a política de segurança adotada, como evitar o acesso por meio de rede de internet sem proteção, sigilo quanto ao login e senha etc. Além disso, deve garantir uma integração segura de back-end com o ERP.

Sem uma política de segurança bem definida é um grande risco expor suas atividades de forma remota. Isso pode abrir brechas para as inúmeras ameaças que circulam a web. Um exemplo é a injeção de SQL — um tipo de ataque virtual que se aproveita de inconsistências em sistemas para roubar informações.

A instituição também pode investir em criptografia para evitar que informações sensíveis fiquem vulneráveis com vários dispositivos acessando sua rede. Por meio da transmissão de dados criptografados, os profissionais têm total liberdade para enviar e receber dados sem se preocupar com possíveis invasões de terceiros.

Além disso, é preciso incentivar uma cultura de cibersegurança com comportamentos seguros em relação aos dispositivos utilizados entre os colaboradores, já que a maior parte dos ataques e interceptações a redes corporativas ocorrem por falha humana.

Defina o processo de implementação

Depois de trilhar os passos anteriores é o momento de, efetivamente, montar o plano de mobilidade corporativa, definindo como será o processo de implementação.

É nessa hora que a organização formalizará tudo o que foi levantado e pensado para a estratégia escolhida:

  • quem terá acesso ao que;
  • quais são as regras (a política);
  • com que frequência os resultados serão avaliados;
  • como a empresa se posicionará, caso haja abusos na utilização dos recursos, dispositivos etc.

Após detalhar e documentar tudo isso, a companhia pode passar à execução. Essas ações facilitam a implementação e ajuda a responder os principais questionamentos que surgirão ao longo desse processo. Isso porque, enquanto as informações básicas são formalizadas, as dúvidas e inconsistências vão ficando mais claras.

Essa é a melhor forma de perceber todos os possíveis obstáculos e ir refinando o seu plano antes de, efetivamente, colocá-lo em prática.

Apresente os recursos à equipe

Com o plano de mobilidade corporativa bem definido chegou o momento de envolver todos os profissionais e apresentá-los às suas novas ferramentas e soluções de trabalho.

Aqui é preciso promover a conscientização e o engajamento quanto ao uso do telefone móvel na empresa e todas as vantagens e riscos aos quais estarão expostos.

Para que a estratégia traga ganhos reais para a organização, é fundamental investir em treinamento, suporte e padronização de processos.

Em suma, é verdade que a mobilidade corporativa enfrenta muitas barreiras. Entretanto, esse é um processo importante e necessário para as companhias que desejam se modernizar, mantendo-se competitivas no mercado.

O potencial que essa tendência oferece para as diversas áreas do negócio, atuando em conjunto por sistemas acessados a partir de dispositivos móveis e estabelecendo conexões é gigantesco.

Chegamos ao final deste post e esperamos que este conteúdo tenha ajudado a sanar as suas principais dúvidas sobre mobilidade corporativa. Para ter acesso a mais materiais como este, assine nossa newsletter e receba em seu e-mail as nossas principais atualizações.

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