Gestão de despesas de TI – Guia Definitivo

Conforme o setor de TI foi crescendo e ganhando importância dentro das empresas digitais, a gestão de orçamentos e a gestão de despesas de TI tornaram-se muito mais complicadas.  

Alguns anos atrás, quando nós pensávamos na equipe de TI (Tecnologia da Informação), logo vinham à mente aqueles colaboradores que eram chamados sempre que algum problema de infraestrutura tecnológica acontecia. Impressora parou de funcionar? Notebook não acessa a internet? Funcionário precisa fazer visita externa e não tem celular? 

O tempo foi passando e a necessidade crescente de investir em tecnologia para manter a empresa competitiva no mercado acabou transformando a área de TI em um dos setores mais estratégicos da empresa. 

Enquanto antigamente este setor era um centro de custos que pagava por todos os serviços de tecnologia da empresa, agora ele se tornou muito mais abrangente e envolve contratação e manutenção de diversos fornecedores e inúmeros serviços diferentes, desde telefonia e dispositivos móveis à IoT e computação em nuvem.

Mas a boa notícia é que já existem empresas que oferecem soluções e serviços criados exclusivamente para auxiliar parceiros no gerenciamento de gastos de TI. Se esta é uma das dores da sua organização, continue lendo este post! 

A trajetória da gestão de orçamentos: a história do TEM

Há alguns anos todas as necessidades relacionadas à telecomunicação das empresas eram bastante simples. Só existia uma empresa fornecedora do serviço, a norte-americana AT&T, os gastos com serviços telefônicos não eram exorbitantes e podiam ser auditados manualmente por algum funcionário disposto.

No Brasil, a primeira empresa de telecomunicações foi criada por Dom Pedro II em 1879 e se chamava Telephone Company of Brazil. Por muitos anos, a telefonia era privada e era necessário pedir para um terceiro conectar duas ligações para que as pessoas pudessem conversar.  

Apenas em 1972 os orelhões públicos se popularizaram, aumentando a procura por este tipo de serviço. 

Mas o tempo passou e as telecomunicações também foram se aprimorando. Os primeiros provedores de internet surgiram no Brasil em 1995 e logo depois os celulares, computadores, as redes móveis, entre outros.

E se antes os cálculos podiam ser feitos manualmente e por qualquer funcionário, conforme o tempo passava a imprecisão destes processos começou a se mostrar cara. Além disso, o aumento da concorrência entre empresas de Telecom acabou criando mais planos, novos serviços e diversos benefícios diferentes. 

Era necessário entender melhor o que cada fornecedora de telecomunicações oferecia para saber quais serviços entregariam a mesma qualidade, mas com um menor custo.   

Foi nesta época que surgiu uma nova necessidade: empresas especializadas em telecomunicações que terceirizavam seus conhecimentos e soluções para ajudar outras a fazerem uma gestão mais eficiente. 

O setor de TEM, ou Telecom Expense Management, surgiu nos Estados Unidos e logo se popularizou para os demais países.  

Qual a diferença entre TEM e a gestão de despesas de TI?

A modernização da área de Tecnologia da Informação se desenvolveu quase da mesma forma que as telecomunicações.  

Como dissemos na introdução deste post, a área de TI não era nada parecida com a que conhecemos hoje. Nos anos 60, começou a ser empregada nas empresas para processar dados em mainframes e, assim, alimentar os sistemas operacionais da época. Entre os dados processados estavam faturamento, estoque e contabilidade, entre outros.

Com a modernização da informática e da internet, esta área das empresas se desenvolveu também, passando pela criação de pacotes de software capazes de processar inúmeras tarefas para vários usuários ao mesmo tempo.

Apenas a partir da década de 1990 é que a TI se tornou realmente uma área de conhecimento, capaz de auxiliar líderes a analisar dados e criar oportunidades a partir deles. Sem contar com a capacidade de criar soluções, integrar diferentes tecnologias e facilitar a comunicação como forma de aumentar a eficiência e ampliar resultados.

Da mesma forma que aconteceu com as telecomunicações, conforme a Tecnologia da Informação foi ganhando importância e notoriedade, começou a aumentar também as dificuldades em relação à gestão de orçamentos. E foi então que um novo mercado foi criado e se tornou muito importante nas empresas: a IT Expense Management ou, em português, gestão de despesas de TI.

Que tipos de empresas podem se beneficiar da gestão de despesas de TI? 

Apesar da importância das empresas utilizarem os diferentes tipos de tecnologia presentes no mercado para se tornarem digitais, nem todas elas lidam com IoT, inteligência artificial ou outros tipos de tecnologias muitas vezes complexas. 

Contudo, se você faz parte deste grupo de companhias e está se perguntando se, então, a gestão de despesas de TI é destinada às suas necessidades, a resposta é sim. 

Muitas fornecedoras de soluções de ITEM dividem sua prestação de serviços em módulos, que podem ser destinados a todos os tamanhos de empresas. Existem módulos restritos apenas à gestão de orçamentos de Telecom, outros para a gestão de licenças e assim por diante. 

Ao escolher esta forma de gestão, as pequenas e médias empresas acabam fazendo um controle de investimentos mais eficiente. Sem contar que uma gestão de despesas de TI mais simples reduz a sobrecarga relacionada ao gerenciamento destas questões, permitindo uma melhor otimização operacional e adequação de recursos. 

Agora, para as grandes corporações, que lidam com sistemas e softwares robustos, o ITEM acaba sendo mais do que uma escolha, tornando-se uma tomada de decisão estratégica. 

A gestão de despesas de TI mais eficiente permite um melhor gerenciamento de uso de cada licença, ferramenta e dispositivo. Essa visualização mais precisa acaba contribuindo para uma melhor realocação dos recursos, controle mais preciso dos gastos e licenças, mais assertividade nas tomadas de decisão relacionadas a troca de fornecedores ou suspensão de contratos, entre tantas outras vantagens. 

Qual o papel da gestão de despesas de TI no pós-pandemia? 

Para termos uma ideia, há uma enorme expectativa em relação aos gastos mundiais com TI. A projeção já estima US$ 3,9 trilhões em 2021, um aumento de 6,2% em relação ao ano anterior. 

No início da pandemia do novo coronavírus, as empresas que ainda não eram digitais tiveram que correr atrás de tecnologia para poderem manter seus negócios ativos durante o lockdown. E mesmo as que já haviam passado pela transformação digital ou estavam com projetos em andamento tiveram que investir em ambientes de trabalho remotos, ferramentas de proteção de dados, nuvem, automação, entre outros.

Estes gastos extras acabaram gerando novas preocupações também. A primeira delas está relacionada com as equipes de TI, que de uma hora para outra tiveram que lidar com novas demandas de todos os lados, impactando não apenas nos processos operacionais como também nos custos. 

E a segunda preocupação é sobre a gestão de orçamentos. Segundo a pesquisa Pulso Empresa: Impacto da Covid-19 nas empresas, do IBGE, 33,5% dos negócios brasileiros encararam efeitos negativos nos negócios após o início da pandemia. Então como conciliar os gastos extras com tecnologia ao mesmo tempo em que os resultados das empresas estão sofrendo quedas?

O ITEM aparece com uma solução muito positiva no período de retomada pós-pandemia. As empresas que optaram por soluções de gestão de despesas de TI acabaram tendo vantagens como:

  • Melhor alocação de custos da operação voltada para as variáveis do modelo híbrido; 
  • Maior entendimento de todos os custos de TI, munindo a empresa de informações que possibilitam a criação de projeções mais precisas; 
  • Relatórios executivos que auxiliam nas tomadas de decisão sobre a real necessidade de cada investimento e melhor visualização do ROI;
  • Maior clareza na gestão de custos relacionados aos contratos e licenças, principalmente daqueles fornecedores contratados ‘às pressas’ durante os primeiros dias da pandemia;
  • Alertas antes do vencimento de faturas e renovação de contratos.

Como é feita a adoção da gestão de despesas de TI?

Quando uma empresa compreende suas dores relacionadas à tecnologia da informação e pesquisa os tipos de soluções e serviços que podem ajudá-la, encontra diversas opções disponíveis no mercado. A tarefa mais difícil, neste ponto, é encontrar o melhor fornecedor de tecnologia, aquele que realmente será capaz de transformar todo o seu processo de gestão de despesas de TI.

Mas o que uma plataforma de ITEM robusta e completa deve oferecer e qual o passo a passo para migrar seus processos atuais à tecnologia escolhida? Vamos detalhar:

1º. Faça um mapeamento de todos os custos relevantes da TI 

É necessário entender todos os custos de cada área para identificar o que de fato pode fazer diferença na gestão de orçamento. A ideia é dividir todas as despesas de TI por diferentes centros de custo, de forma que este mapeamento facilite a análise do próximo passo. 

Vale lembrar que, se a empresa tem mais de uma filial e todos os custos de TI são enviados para a mesma área de gestão, então o mapeamento deve englobar também os gastos de cada filial.     

2º. Faça um levantamento de informações

Nesta segunda etapa é preciso analisar todos os contratos, licenças e faturas ativos relacionados aos custos mapeados durante a primeira etapa. É este levantamento que permitirá que os gestores de TI consigam identificar as reais necessidades de cada despesa relacionada ao uso de tecnologia. 

Vamos dar um exemplo para deixar esta etapa mais fácil:

Considere uma empresa que enfrentou redução do quadro de funcionários durante a pandemia. Será que não é possível reduzir o número de linhas pós-pagas de celular já que existem menos pessoas usando-o no momento? Este é um tipo de tomada de decisão que poderá ser facilitada com o levantamento de informações e que poderá ajudar na redução de custos. 

3º. Escolha o sistema informatizado que se adeque às necessidades da empresa

Como dissemos acima, existem diversas opções de tecnologia sendo oferecidas atualmente. Faça uma pesquisa minuciosa para entender cada diferencial antes de tomar a decisão. Não se esqueça de incluir no orçamento os gastos extras como necessidade de personalização para adequar a plataforma ao seu modelo de negócios, ou custos relacionados à criação de relatórios e métricas específicas, entre outros.   

Se necessário, entre em contato com quem já utiliza cada ferramenta e colha o máximo possível de feedbacks antes de tomar sua decisão. 

4º. Parametrize os direitos de acesso e o responsável pela gestão de despesas de TI

Nem todos os funcionários devem ter acesso à gestão de orçamentos e despesas de TI, não é mesmo? Nesta etapa, nomeie as pessoas que ficarão responsáveis por este trabalho e defina as regras de acesso e de rateio.

5º. Alimente o ITEM

Esta etapa é muito importante e deve ser feita com o máximo de atenção e dedicação. Quanto mais detalhes forem parametrizados e configurados na plataforma, mais fáceis e precisas serão as futuras análises. 

É nesta etapa que as necessidades específicas da empresa deverão aparecer, e apenas a tecnologia certa para o seu negócio será capaz de se adequar a elas.

As faturas são um ótimo exemplo. Existem centenas de tipos e formatos diferentes, e o sistema deve se adequar a cada um deles. E, caso apareça uma fatura que ainda não havia sido configurada, a plataforma deve ser capaz de incluí-la e criar uma nova parametrização entre as demais.

Não esqueça de alimentar sua ferramenta com todos os dados levantados durante a primeira e segunda etapas desta lista. 

6º. Defina as métricas e indicadores para gestão de despesas de TI

Esta etapa é muito importante, porque é a partir da definição destes parâmetros que os líderes e gestores TI poderão ter uma ideia clara e precisa do que realmente pode estar impactando nas despesas de TI. Ou seja, que áreas, fornecedores, contratos, orçamentos, entre outros, estão com valores acima dos considerados ‘normais’ e que podem ser revistos ou realocados para uma gestão de TI mais eficiente.

É claro que apenas investir numa plataforma de ITEM e parametrizar suas funcionalidades de forma que as análises curem as dores da empresa não é suficiente. Existe uma série de boas práticas que podem ser seguidas para que todo este processo de gestão continue eficiente a longo prazo. 

Quais são as boas práticas da gestão de despesas de TI?

Os passos a seguir são fundamentais para que toda a gestão de TI continue sendo eficiente mesmo algum tempo depois da primeira parametrização da plataforma de ITEM. São elas:

Empresas mudam, processos mudam

Apesar de muitas empresas terem encarado prejuízos financeiros durante a pandemia, 28,6% das entrevistadas na pesquisa do IBGE reportaram um efeito positivo sobre seus resultados durante 2020. É bem provável que estas empresas tenham feito maiores investimentos em TI, ou aumentado o quadro de funcionários e, consequentemente, suas necessidades relacionadas à tecnologia e telecom.

O contrário também é válido:8,1% das empresas em funcionamento reduziram seu quadro de funcionários. Isso quer dizer que muitas licenças e contratos que eram necessários até o início da pandemia agora se tornaram excessivos.

A primeira boa prática da gestão eficiente de TI é exatamente essa, revisitar de tempos em tempos todas as faturas e respectivos contratos e centro de custos para poder identificar quais gastos não são mais necessários e onde este valor pode ser melhor realocado. 

Tenha um acesso fácil à lista de contratos e renovações

Lembra do mapeamento, primeira etapa na busca pela eficiência na gestão de despesas de TI? A listagem de faturas e contratos deve estar sempre fácil de ser acessada, além de estar em constante manutenção. 

Muitas vezes alguns contratos acabam sendo renovados sem a devida atenção e aumentos exorbitantes passam despercebidos. Outras vezes o prazo de vigência termina e a empresa acaba pagando multa sobre a renovação. 

Esta maior visibilidade em relação às faturas e contratos é uma maneira fácil de evitar surpresas e dores de cabeça relacionados aos fornecimentos de tecnologia.

Priorize a atualização e estruturação de processos 

Quando todos os processos e rotinas de gestão de TI estão estruturados e atualizados constantemente, fica muito mais fácil dos gestores ou responsáveis seguirem cada atividade e identificarem cada necessidade de mudança.   

Contrate mão de obra especializada

Quanto mais a empresa cresce e se apoia em diversos tipos de sistemas e ferramentas tecnológicas para manter a qualidade e produtividade das equipes, cresce também a dificuldade em relação à gestão de TI. É necessário muita experiência e dedicação para gerenciar todas as licenças, custos e equipamentos, e muitas vezes acaba sendo necessário contratar alguém de fora para isso. 

A boa notícia é que, assim como você fez uma longa pesquisa e identificou um fornecedor de tecnologia que oferecesse a plataforma de gestão de TI adequada às suas necessidades, é possível terceirizar tudo isso. 

A Navita é um exemplo de empresa que presta estes dois tipos de serviços. Líder em Gestão de Mobilidade Corporativa, Redução de Custos de TI & Telecom entre os países da América Latina, a empresa oferece uma plataforma de gestão que engloba todos os tipos de custos. 

Além de oferecer duas possibilidades diferentes de prestação de serviços para gestão de ITEM: software de gestão e terceirização da gestão de despesas de TI.

Vamos falar um pouco mais sobre cada um deles:

Navita Connect ITEM

O Navita ITEM é um conjunto de módulos do Navita Connect usados para gerenciar os gastos corporativos de TI e Telecom. Por meio destes módulos, o cliente pode visualizar todas as áreas que lidam com fornecimento de tecnologia e fazer uma gestão de custos de contratos e faturas mais eficiente. 

Entre os módulos oferecidos pelo Navita ITEM, temos telefonia, dispositivos móveis e computadores, impressão, licenças de softwares, Cloud, IoT e Procurement Portal. 

Além disso, a plataforma oferece funcionalidades como inventário ou dashboard de gastos de TI, por exemplo, que detalha e compara os gastos dentro do período de tempo determinado. Sem contar com o processo de importação de rateios, que pode ser padrão ou customizado, feito para se adequar a qualquer necessidade específica.  

Serviços gerenciados 

Para as empresas que preferem manter toda a gestão de despesas de TI e Telecom por especialistas no assunto, mas sem a dor de cabeça que envolve a contratação ou treinamento de algum colaborador para isso, os Serviços Gerenciados Navita são a escolha certa

A terceirização do ITEM envolve toda a gestão de TI, telecom e mobilidade corporativa, incluindo serviços como auditoria e contestação, logística de dispositivos móveis, gestão de produtividade, impressão, licenças e cloud e consultoria. 

Seja por meio da contratação dos módulos do ITEM, seja por meio dos serviços de consultoria e terceirização de processos de gestão de despesas de TI, a Navita é a melhor parceira para quem quer atingir o mais alto nível de Maturidade em Mobilidade Corporativa. Toda a equipe da Navita passa por capacitação contínua, estando aptos a mapear todos os processos dos clientes para entregar uma melhor gestão e redução de custos.

Conheça a Navita e entenda como a empresa pode ajudá-lo!

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