Gestão de contratos: O que é, importância e como fazer? Com a necessidade crescente de entregar trabalho com prazos mais curtos, ou serviços que podem ser muito longos, é imprescindível ter informações do que está sendo entregue e se está de acordo com o contrato, por isso a gestão de contratos entra nesse aspecto. Além disso, as empresas estão valorizando a segurança jurídica de serviços contratados ou prestados, para que os riscos envolvidos sejam reduzidos ou eliminados. Por esses e outros motivos, se faz cada vez mais indispensável ter uma gestão de contratos eficiente, que além de mitigar os riscos, gere valor agregado para a empresa. Ficou interessado? Então, siga com a gente e veja a importância da gestão de contratos, quais benefícios para sua empresa e o que ela pode estar perdendo com a falta da gestão de contratos. Índice1 Mas, afinal, o que é Gestão de contratos?2 E qual a importância da Gestão de Contrato?3 Como é feita a gestão de contratos?4 O que sua empresa pode estar perdendo5 O que minha empresa pode ganhar ao gerenciar contratos?6 Então, como fazer a gestão de contrato?7 Conclusão Mas, afinal, o que é Gestão de contratos? Ao contrário do que você pode estar pensando, a gestão de contratos vai muito além de gerar um contrato, assiná-lo e saber quando ele encerra. O contrato é um documento que consta tudo o que cada parte envolvida pode fazer de forma legal, com segurança jurídica, além de conter prazos de entrega e informações importantes. Então, a gestão de contrato envolve um processo global, que inicia na criação do contrato e só termina após o encerramento. Cabe à empresa, inclusive, a tarefa de monitorar todas as atividades relativas ao serviço/produto negociado em contrato. Desde padronizar termos, atividades e procedimentos, além documentos correlatos estão englobados na gestão de contratos. E qual a importância da Gestão de Contrato? Você já teve algum prejuízo por cair em uma armadilha administrativa ou mesmo por deixar de fora uma regra de mercado para o setor que está atendendo? A gestão de contrato evita prejuízos de curto e longo prazo, garantindo a padronização de processos em todos os setores da empresa envolvidos na entrega. Além disso, o método de gerenciamento também permite alinhar procedimentos às regras de mercado, com o maior grau de segurança jurídica possível, com informações precisas e adequadas ao acordo entre as partes implicadas. Outro ponto importante da gestão de contrato é acordar formas claras de cobranças de valores devidos e penalidades claras em caso de desvios das cláusulas estabelecidas. Além disso, com a gestão de contrato, as relações de negócio ficam mais transparentes, tanto internamente quanto na interação com seus fornecedores e clientes. Como é feita a gestão de contratos? A gestão de contratos é mais complexa do que pode parecer. Afinal, essa abordagem não consiste apenas em arquivar documentos, vai muito além disso, uma vez que envolve todos os setores da empresa. Veja, a seguir, as principais etapas para fazer o gerenciamento de contratos. Setores e serviços envolvidos O primeiro passo é levantar quais áreas da empresa estarão envolvidas no serviço que vai ser prestado ou contratado, bem como as atividades que devem ser realizadas. Com essa informação é possível estabelecer procedimentos, que irão nortear os processos internos e os recursos necessários, como tempo e recursos envolvidos. Essa etapa deve ser feita por profissionais qualificados e que compreendam e dominem os métodos da empresa. A correta realização reduz ao máximo os riscos envolvidos, viabilizando a conformidade com aspectos internos de processos, bem como a segurança jurídica exigida pelo mercado. Elaboração do contrato Aqui, com as informações em mãos, é hora de elaborar o contrato. Nessa etapa, é importante ter a orientação do departamento jurídico interno ou contratar uma empresa terceirizada. A parte de elaboração deve ser feita com cuidado, pois envolve detalhar, de forma segura, o serviço envolvido no contrato, incluindo prazos, valores e até meios de reparação da parte prejudicada em caso de descumprimento de uma das cláusulas do serviço. Por ser um documento com validade jurídica, é importante revisar a gramática, a descrição dos processos realizados e a conformidade com leis e normas vigentes. Negociação Aqui, as partes envolvidas avaliam todas as cláusulas do contrato, para dar o parecer relativo aos termos contidos. Essa etapa costuma ser mais longa, já que ambos os envolvidos na negociação devem avaliar atentamente todas as cláusulas, para não ter prejuízos decorrentes do próprio contrato. Nessa etapa, em caso de modificações, a parte contrária deve ser avisada e ter o direito de se manifestar sobre. Revisão e aprovação Após a negociação, é necessário revisar e adequar o contrato, se preciso, para que seja aprovado. Essa etapa garante que todos os envolvidos tenham ciência de tudo o que envolve o contrato, desde processos à prazos de execução e valores. Assinatura e armazenamento Com o contrato aprovado, é hora de assinar, formalizando plenamente o acordado entre as partes envolvidas. Nessa etapa, você pode usar um sistema de assinatura com validade jurídica, coletando as assinaturas digitais. Além de facilitar a formalização do documento, essas ferramentas permitem manter o contrato guardado e acessível. Portanto, é necessário armazenar o documento para que se tenha um controle das revisões. Além disso, com o arquivo guardado é possível realizar consultas dos termos com facilidade de forma simples e ágil. Execução e monitoramento Com o documento devidamente assinado, é necessário iniciar a execução das atividades envolvidas no contrato. Nesta etapa, é muito importante que os processos sejam monitorados, garantindo que tudo esteja de acordo com o contrato, mantendo prazos e qualidade de entrega estipulados. Não descuide desta etapa, pois normalmente é aqui que você pode ter prejuízos de curto, médio e longo prazo. Gestão do contrato Aqui, com as informações provenientes do monitoramento da execução, é necessário fazer correr tudo de acordo com o contrato. Caso seja necessário, faça revisões em prazos, valores e processos, para que as obrigações contratuais sejam atendidas e tudo mantido dentro da segurança jurídica. Se for necessário, aditivos contratuais podem